A data que decide tudo,
não é a do vosso casamento.

O dia do casamento é a data que sabem de cor, e é por isso que todos os calendários se escrevem a partir dela. Só que quase nada no vosso calendário de convites depende dela. A data que vos custa dinheiro se falharem está no contrato do catering: quase todas as quintas e empresas de catering pedem um número final e faturável algures entre duas semanas e poucos dias antes do dia. Passado esse ponto, um convidado que responde tarde ou é um favor que alguém vos faz ou é uma pessoa que pagam à mesma. Descubram essa data antes de decidirem seja o que for; costuma ser uma linha num contrato e não uma coisa que alguém diga em voz alta.

Escrevam-na e tratem-na como o ponto fixo. Tudo o resto se constrói para trás: o prazo de resposta fica umas semanas antes dela, os convites saem com antecedência suficiente para as pessoas responderem, e a impressão e o correio acontecem antes disso. Se trabalharem no sentido contrário, escolhendo uma data simpática para enviar e ficando à espera, descobrem na última quinzena que há onze pessoas por responder e que têm dois dias para lhes chegar.

Há outras duas ou três datas vizinhas no mesmo contrato que se comportam da mesma maneira: a planta de mesas que a quinta quer, as escolhas de ementa que a cozinha quer, às vezes uma lista separada de restrições alimentares. Raramente são o mesmo dia. Ponham-nas todas num calendário só, em vez de as deixar em três emails antigos, e os choques aparecem enquanto ainda dá para mexer em alguma coisa.

Num casamento em que a maior parte dos convidados vive a uma ou duas horas, os convites saem em regra seis a oito semanas antes do dia. É tempo que chega para as pessoas arranjarem com quem deixar os filhos e responderem, e é curto o suficiente para a data ainda parecer uma decisão. Se enviarem com oito meses de antecedência, recebem uma mensagem simpática a dizer que claro que vão, e nenhuma resposta a sério até voltarem a perguntar.

Há quatro coisas que empurram a janela para trás. Convidados que têm de viajar estão a marcar transporte e uma ou duas noites de dormida, por isso três meses é um mínimo mais justo e quatro é mais generoso. Uma data colada a um feriado, ou dentro das férias escolares dos países onde os vossos convidados vivem, compete com planos que se fazem cedo, e com a família emigrada isso decide-se em janeiro. Um casamento nas ilhas ou no estrangeiro é umas férias para toda a gente que vai: três a quatro meses no mínimo dos mínimos, e pede um save the date muito antes disso. E um noivado curto deita tudo abaixo: se casam daqui a dez semanas, o convite sai esta semana e o texto assume-o.

O que não mexe na janela é o grau de formalidade do casamento. Enviar com um ano de antecedência não se lê como elegância, lê-se como uma data em que ainda ninguém tem de pensar. Se querem que as pessoas guardem o dia cedo, é para isso que serve um save the date.

Ponham o prazo de confirmação de presença duas a três semanas antes de terem de entregar o número final. Não na véspera, nem na mesma semana. Essas semanas não são folga, são tempo de trabalho: insistir com as doze pessoas que não disseram nada, esperar que respondam, acertar a lista e mandar as escolhas de ementa para a cozinha. Toda a gente que marcou um prazo três dias antes dos números finais já passou uma noite ao telefone.

Do outro lado também há um limite. Um prazo marcado para daqui a meses é ignorado, porque não está preso a nada. Um convidado que lê que deve responder até 3 de março, para um casamento em setembro, arruma aquilo em mais tarde, e está a falar a sério. Apontem para uma data mais ou menos quatro a seis semanas antes do casamento: perto o suficiente para parecer real, longe o suficiente para vos deixar espaço. Se isso ficar demasiado colado ao envio, os convites estão a sair tarde de mais, e o prazo não é a peça a mexer.

Digam a data com todas as letras no convite, e repitam-na no sítio onde o convidado responde de facto. Agradecemos a confirmação até 12 de abril é melhor do que um RSVP solto, que descreve um mecanismo que já ninguém usa. O nosso guia sobre o prazo de confirmação de presença trata de escolher a data e de a escrever.

Um save the date muda aquilo para que o convite serve. A novidade já foi dada, a data já está nos calendários e ninguém está a saber pela primeira vez. O convite passa a levar o detalhe: horas, sítio, como se lá chega, o que se veste, como se responde. Por isso pode chegar mais tarde do que chegaria de outra maneira, porque a função dele é confirmar e não surpreender. Seis semanas é confortável quando o save the date saiu oito meses antes.

A armadilha é o intervalo. Um save the date seguido de nove meses de silêncio deixa as pessoas caladamente na dúvida sobre se ainda estão convidadas, sobretudo quem foi avisado numa conversa e nunca recebeu nada escrito. Se o intervalo for longo, uma mensagem curta pelo meio mantém aquilo vivo sem fingir que é o convite: os quartos que reservaram no hotel, ou a hora da cerimónia agora que já está fechada.

E uma regra para o próprio save the date, que o nosso guia trata como deve ser: não deve levar nada que possa mudar. Uma data e uma terra. A partir do momento em que leva uma hora de início, uma quinta que ainda não assinaram ou um hotel que talvez não usem, imprimiram uma coisa que vão ter de corrigir em público.

É comum haver pessoas convidadas para o dia inteiro e pessoas convidadas só para a cerimónia: vizinhos, colegas, gente da terra que vai à igreja e não ao copo-d'água. Onde isso acontece, o convite para a igreja tem de se ler como um convite àquela cerimónia, e não como uma versão reduzida do cartão de outra pessoa. O mesmo desenho, o mesmo texto, o mesmo calor, e nada lá dentro que dê a entender que há um dia mais comprido a acontecer ali ao lado.

A segunda ronda, as pessoas que convidam à medida que vão chegando as recusas, é mais difícil, e o que a denuncia é sempre o calendário. Se a primeira leva saiu em março e uma segunda chega em junho, alguém faz a conta em voz alta num almoço de família. Duas coisas a mantêm invisível: mandar a segunda leva poucas semanas depois da primeira, e nunca imprimir uma data no próprio convite. Decidam de antemão quantas substituições conseguem absorver, porque uma leva que sai depois do prazo de resposta já não é uma segunda ronda, é um pedido de desculpa.

Se o vosso dia tiver mesmo partes, uma cerimónia a que vão muitos, um jantar para menos, uma festa para quem aguentar, é mais limpo perguntar por partes do que gerir duas listas de convidados. Na Vowly Event pode pedir-se a cada convidado que responda em separado para cada parte do programa, e uma parte pode ficar invisível para quem não foi convidado para ela, para que ninguém leia sobre um jantar em que não está.

A etapa que ninguém planeia é a que come mais tempo: não têm a morada de toda a gente. Juntar quarenta moradas leva quinze dias de mensagens, e acontece depois de os cartões estarem impressos e antes de poderem ir para o correio. Se vão enviar pelos CTT, comecem a juntá-las no dia em que encomendarem a impressão. Se vão mandar um link, um número de telemóvel ou um email chegam, e isso a maior parte das pessoas junta numa tarde.

Um convite vai para uma casa, mas a conta é de pessoas e não de envelopes. É aí que as listas se estragam: um envelope endereçado a dois pais e a três adolescentes é um convite e cinco pessoas, e cinco é o que o catering fatura. Sejam explícitos no cartão sobre quem está convidado, nomeando ou não as crianças, porque a alternativa é uma conversa incómoda mais tarde sobre um convidado que nunca contaram. O formulário de resposta pergunta quantas pessoas vêm e os nomes de quem acompanha, por isso o que volta é um nome por lugar e não um número que alguém tem de interpretar. Se a vossa lista já vive numa folha de cálculo, importa-se a partir de .xlsx ou .csv com mapeamento de colunas e deteção de duplicados, e as casas sobrevivem à mudança.

Há convidados que precisam de papel e vão precisar sempre. A esses, mandem cartão. Um cartão impresso pode levar um código QR que abre a mesma página de convite que o link de toda a gente, por isso uma tia com telemóvel fica com as direções e as sugestões de dormida, e uma avó sem telemóvel fica com um cartão e um número para onde ligar. Os dois contam para a mesma lista, e não ficam com uma segunda folha de cálculo para as pessoas que não estão na internet.

O correio custa dias que têm de pagar adiantados. O desenho e as provas levam uma ou duas semanas se nada correr mal, a impressão mais uma ou duas, endereçar e fechar envelopes é uma noite de que não vão gostar, e depois o correio leva uns dias cá dentro e pode levar duas semanas para fora. Para os cartões chegarem oito semanas antes do dia, a encomenda entra por volta das doze. Isto não é um argumento contra o papel, é só a aritmética, e é por isso que tratamos dos convites na primavera se transforma sempre numa correria.

Um link não custa dias nenhuns. Acabam-no e nessa noite já está com toda a gente, o que faz dele a resposta a um noivado curto ou a uma lista de convidados que cresceu. A diferença maior é que um link se corrige depois de ter saído: adiem a cerimónia meia hora, troquem a sugestão de hotel, corrijam um apelido mal escrito, e todos os convidados que abrirem a página, incluindo os que a abriram no mês passado, veem a versão atual. Um cartão que já foi para o correio está terminado. O único remédio é um segundo cartão, e metade das pessoas vai lembrar-se do primeiro.

A maior parte das pessoas acaba por fazer as duas coisas, e não há problema nenhum nisso desde que as duas digam o mesmo. Mandem o link a quem o vai usar, mandem cartão a quem não o vai usar, mantenham a mesma informação nos dois, e ponham o código QR no cartão para que quem tem papel também chegue à página viva. O que não funciona é enviar cartões e tratar a página como decoração: no momento em que as duas se contradizem, os convidados acreditam no papel. A nossa página de convites de casamento mostra como é a versão viva do lado de quem a recebe.

Uma parte da vossa lista não vai responder, e nunca são as pessoas que estão à espera. Raramente é falta de educação: o convite chegou a uma terça-feira, a pessoa tencionava responder no fim de semana e aquilo saiu-lhe da cabeça. Insistir é normal e resulta, sobretudo quando é cedo e individual: uma mensagem a uma pessoa, pelo nome, com a data lá dentro. O nosso artigo sobre como lembrar a confirmação de presença trata das alturas e das palavras, incluindo o que mandar aos últimos que continuam calados.

Guardem uma data de reserva que só vocês conhecem: o vosso próprio limite, uns dias depois do prazo publicado, a partir do qual não responder passa a ser um não. Digam isso com clareza aos últimos e quase todas as respostas que faltam chegam num dia. Depois entreguem o número à cozinha e parem de contar. Um convidado que aparece depois dos números finais é um problema simpático e muitas vezes com solução; um número entregue tarde não é nem uma coisa nem outra.