- Conte de trás para a frente a partir da data em que o catering quer o número final; o prazo fica sete a dez dias antes disso.
- Escreva o prazo no convite como uma data e dê uma única forma de responder.
- Conte com um terço das respostas nos últimos três dias e um em cada sete convidados a precisar de um empurrão.
- Um lembrete caloroso no dia seguinte, 48 horas, telefonemas aos poucos que importam, depois uma decisão.
As contas
Tudo depende de uma data: quando o catering precisa do número final. Normalmente são sete a dez dias antes do evento, e está no contrato. Marque o prazo de RSVP sete a dez dias antes disso, para haver uma semana para lembrar e alguns dias de folga. Isso coloca o prazo três a quatro semanas antes do dia num casamento local, e os convites têm de sair seis a oito semanas antes, para os convidados terem um mês para responder. Para um casamento no estrangeiro ou qualquer coisa que exija um voo, avance cada passo um mês.
| Marco | Casamento local | Com viagem |
|---|---|---|
| Save the date | 6 a 9 meses antes | 9 a 12 meses antes |
| Convites enviados | 6 a 8 semanas antes | 3 a 4 meses antes |
| Prazo de RSVP | 3 a 4 semanas antes | 6 a 8 semanas antes |
| Lembrete | Dia seguinte ao prazo | Dia seguinte ao prazo |
| Número final ao catering | 7 a 10 dias antes | 2 a 3 semanas antes |
| Plano de mesas e marcadores | 1 semana antes | 2 semanas antes |
Como o escrever
Escreva o prazo como uma data, nunca como 'o mais depressa possível', que as pessoas leem como 'quando der jeito'. Ponha-o na mesma frase que a forma de responder, para não haver nada a procurar. Se quer as respostas antes do prazo, indique a data que quer, não a que consegue aguentar; os anfitriões que marcam um prazo em que não acreditam acabam por lembrar duas vezes.
Respondam, por favor, até 12 de maio pelo link abaixo.
Agradecemos resposta até 12 de maio; o catering quer os nossos números nessa semana.
Prazo: 12 de maio. Depois disso assumimos que não podem, e vamos sentir a vossa falta.
O que acontece de verdade
O padrão é o mesmo em todos os casamentos. Uma vaga de respostas na primeira semana das pessoas organizadas ou entusiasmadas; um longo silêncio em que nada chega; e depois um terço de todas as respostas nas últimas setenta e duas horas antes do prazo, porque o prazo é o que faz as pessoas mexerem-se. Cerca de um em cada sete convidados continua em silêncio na manhã seguinte. Nada disto é um juízo sobre os seus convidados ou o seu convite; é assim que funcionam os prazos. Planeie para o sprint final não precisando dos números no dia seguinte, e planeie para o sétimo silencioso tendo o lembrete escrito antes de ser preciso.
A sequência de lembretes
Lembre uma vez, com calor, e depois decida. A sequência abaixo traz quase toda a gente numa semana e não deixa ninguém a sentir que levou um raspanete.
- Dia seguinte ao prazo: um lembrete a todos os que não responderam, a mesma mensagem para todos, com o link outra vez e uma nova data 48 horas depois.
- Dois dias depois: uma mensagem pessoal ou um telefonema às pessoas cuja resposta muda mesmo o plano, família próxima, padrinhos, quem tem viagem marcada.
- Depois: contar o resto como não, informar o catering e guardar uma ou duas cadeiras para o convidado que aparece na última semana.
- Nunca: uma publicação pública a nomear os silenciosos, um segundo e terceiro lembrete a todos, ou um lugar atribuído com base na ausência de resposta.
Lotação e lista de espera
Se o espaço tem um limite fixo, decida antes de os convites saírem o que acontece quando os 'sins' o atingirem. As opções são: por ordem de chegada, simples e justo; uma lista de espera que preenche cadeiras à medida que chegam cancelamentos, simpática e um pouco mais de trabalho; ou sobrelotar na esperança de que um décimo falhe, o que às vezes funciona e às vezes acaba com cadeiras no corredor. Seja qual for a escolha, ponha-a no convite se puder afetar alguém.
O que uma ferramenta de resposta faz sozinha
No Vowly Event, o prazo é uma definição do evento. Quando passa, o formulário de resposta fecha sozinho e o convidado vê uma mensagem em vez do formulário; você decide se o reabre para uma resposta tardia. A lotação também é uma definição: quando os 'sins' a atingem, o formulário deixa de aceitar. As respostas chegam à lista de convidados no momento em que são enviadas, por isso na manhã seguinte ao prazo já tem a lista de quem não respondeu, e o lembrete vai exatamente para essas pessoas em vez de para todos. Os convidados que mudam de ideias alteram a própria resposta a partir do e-mail de confirmação, e a contagem acompanha sem lhe enviar mensagem.
FAQ
- Com quanta antecedência deve ser o prazo de RSVP?
- Três a quatro semanas para um casamento local, contando de trás para a frente a partir da data em que o catering quer o número final, normalmente sete a dez dias antes. Seis a oito semanas para um evento que exige viagem.
- O que faço quando os convidados falham o prazo?
- Envie no dia seguinte um lembrete caloroso a todos os que não responderam, com 48 horas para responder. Depois telefone aos poucos cuja resposta importa, conte o resto como não e guarde uma ou duas cadeiras.
- Quantos convidados não respondem?
- Cerca de um em cada sete continua em silêncio na manhã seguinte ao prazo, e um terço de todas as respostas chega nos últimos três dias antes dele. Planeie para ambos.
- Escrevo 'RSVP até' ou 'respondam até' no convite?
- Qualquer um serve, desde que se siga uma data e uma via. 'Respondam, por favor, até 12 de maio pelo link abaixo' faz todo o trabalho numa linha.