- Cuenta hacia atrás desde la fecha del recuento final del catering; la fecha límite va siete a diez días antes.
- Escribe la fecha límite como fecha en la invitación y da un solo método de respuesta.
- Espera un tercio de las respuestas en los tres últimos días y que uno de cada siete invitados necesite un empujón.
- Un recordatorio cálido al día siguiente, 48 horas, llamadas a los pocos que importan, y a decidir.
La aritmética
Todo cuelga de una fecha: cuándo necesita el catering la cifra final. Suele ser siete a diez días antes del evento, y está escrito en el contrato. Pon la fecha límite de RSVP siete a diez días antes de esa, para tener una semana de recordatorios y un par de días de margen. Eso deja la fecha límite tres o cuatro semanas antes del día en una boda local, y las invitaciones deberían salir seis u ocho semanas antes, para que los invitados tengan un mes para responder. Para un evento en el extranjero o cualquier cosa que requiera vuelos, adelanta cada paso un mes.
| Hito | Boda local | Con viaje |
|---|---|---|
| Save the date | 6 a 9 meses antes | 9 a 12 meses antes |
| Invitaciones enviadas | 6 a 8 semanas antes | 3 a 4 meses antes |
| Fecha límite de RSVP | 3 a 4 semanas antes | 6 a 8 semanas antes |
| Recordatorio | Día siguiente a la fecha límite | Día siguiente a la fecha límite |
| Recuento final al catering | 7 a 10 días antes | 2 a 3 semanas antes |
| Plano de mesas y tarjetas | 1 semana antes | 2 semanas antes |
Cómo decirla
Escribe la fecha límite como fecha, nunca «cuanto antes», que la gente lee como «cuando sea». Ponla en la misma frase que el método de respuesta, para que no haya nada que buscar. Si quieres respuestas antes de la fecha, di la fecha que quieres, no la que puedes aguantar; los anfitriones que ponen una fecha límite que no van en serio acaban recordando dos veces.
Responded antes del 12 de mayo en el enlace de abajo.
Se ruega confirmación antes del 12 de mayo; el catering necesita nuestros números esa semana.
Fecha de respuesta: 12 de mayo. Después entenderemos que no podéis venir, y os echaremos de menos.
Lo que pasa en realidad
El patrón es el mismo en todas las bodas. Una ráfaga de respuestas la primera semana de la gente organizada o ilusionada; un largo silencio en medio en el que no llega nada; y luego un tercio de todas las respuestas en las últimas setenta y dos horas antes de la fecha límite, porque la fecha límite es lo que hace actuar a la gente. Alrededor de uno de cada siete invitados seguirá callado a la mañana siguiente. Nada de esto juzga a tus invitados ni a tu invitación; así funcionan las fechas límite. Prepárate para el aluvión final no necesitando los números al día siguiente, y prepárate para el séptimo silencioso teniendo el recordatorio escrito antes de necesitarlo.
La secuencia de recordatorios
Recuerda una vez, con calidez, y luego decide. La secuencia de abajo consigue a casi todo el mundo en una semana y no deja a nadie con la sensación de haber sido regañado.
- Día siguiente a la fecha límite: un recordatorio a todos los que no han respondido, el mismo mensaje para todos, con el enlace otra vez y una nueva fecha a 48 horas.
- Dos días después: un mensaje personal o una llamada a las personas cuya respuesta cambia de verdad el plan: familia cercana, el cortejo, quien tenga reserva de viaje.
- Después: cuenta al resto como no, avisa al catering y guarda una silla o dos para el invitado que reaparece la semana antes.
- Nunca: una publicación pública nombrando a los callados, un segundo y tercer recordatorio a todos, o un asiento asignado a fuerza de no responder.
Aforo y lista de espera
Si el lugar tiene un límite estricto, decide antes de que salgan las invitaciones qué pasa cuando los síes lo alcancen. Las opciones son: orden de llegada, simple y honesto; una lista de espera que rellena asientos según llegan las cancelaciones, amable y algo más de trabajo; o sobrevender con la esperanza de que una décima parte se caiga, que a veces funciona y a veces acaba con sillas en el pasillo. Elijas lo que elijas, dilo en la invitación si puede afectar a alguien.
Lo que una herramienta de respuestas hace sola
En Vowly Event la fecha límite es un ajuste del evento. Cuando pasa, el formulario de respuesta se cierra solo y muestra un mensaje a los invitados; tú decides si lo reabres para una respuesta tardía. El aforo es otro ajuste: cuando los síes lo alcanzan, el formulario deja de aceptar más. Las respuestas llegan a la lista de invitados según se envían, así que la mañana siguiente a la fecha límite ya tienes la lista de quién no ha contestado, y el recordatorio va exactamente a esas personas y no a todo el mundo. Los invitados que cambian de planes editan su propia respuesta desde el correo de confirmación, y el recuento le sigue sin un mensaje para ti.
FAQ
- ¿Con cuánta antelación a la boda debe ir la fecha límite de RSVP?
- Tres o cuatro semanas en una boda local, contando hacia atrás desde la fecha del recuento final del catering, normalmente siete a diez días antes. Seis u ocho semanas en un evento que requiera viajar.
- ¿Qué hago cuando los invitados incumplen la fecha límite?
- Envía un recordatorio cálido al día siguiente a todos los que no hayan respondido, con 48 horas para hacerlo. Luego llama a los pocos cuya respuesta importa, cuenta al resto como no y guarda una silla o dos.
- ¿Cuántos invitados no responden?
- Alrededor de uno de cada siete sigue callado la mañana siguiente a la fecha límite, y un tercio de todas las respuestas llega en los tres últimos días antes. Cuenta con las dos cosas.
- ¿Pongo «SRC antes del» o «responder antes del» en la invitación?
- Cualquiera, siempre que vaya seguido de una fecha y un método. «Responded antes del 12 de mayo en el enlace de abajo» hace todo el trabajo en una línea.