La scadenza RSVP,
e cosa fare quando passa.

Tutto dipende da una data: quando il catering ha bisogno del numero definitivo. Di solito sono sette-dieci giorni prima dell'evento, ed è scritto nel contratto. Mettete la scadenza RSVP sette-dieci giorni prima di quella, così c'è una settimana per sollecitare e un paio di giorni di margine. Per un matrimonio in zona la scadenza cade tre-quattro settimane prima del giorno, e gli inviti dovrebbero partire sei-otto settimane prima, così gli invitati hanno un mese per rispondere. Per un evento all'estero o qualsiasi cosa richieda un volo, anticipate ogni passaggio di un mese.

Scrivete la scadenza come data, mai «il prima possibile», che le persone leggono come «quando capita». Mettetela nella stessa frase del modo per rispondere, così non c'è nulla da cercare. Se volete le risposte prima della data, indicate la data che volete, non quella a cui sopravvivete; chi fissa una scadenza che non intende sul serio finisce per sollecitare due volte.

Lo schema è lo stesso a ogni matrimonio. Una raffica di risposte nella prima settimana da chi è organizzato o entusiasta; una lunga parte centrale silenziosa in cui non arriva nulla; poi un terzo di tutte le risposte nelle ultime settantadue ore prima della scadenza, perché è la scadenza a far muovere le persone. Circa un invitato su sette sarà ancora in silenzio la mattina dopo. Nulla di questo è un giudizio sui vostri invitati o sul vostro invito; le scadenze funzionano così. Preparatevi alla corsa dell'ultimo minuto non avendo bisogno dei numeri il giorno dopo, e preparatevi al settimo silenzioso avendo il promemoria già scritto.

Sollecitate una volta, con calore, e poi decidete. La sequenza qui sotto fa arrivare quasi tutti entro una settimana e non lascia nessuno con la sensazione di essere stato rimproverato.

Se la location ha un limite rigido, decidete prima che partano gli inviti cosa succede quando i sì lo raggiungono. Le opzioni: chi prima arriva prima si siede, semplice e onesto; una lista d'attesa che riempie i posti man mano che arrivano le rinunce, gentile e un po' più laboriosa; oppure sovraprenotare sperando che un decimo rinunci, che a volte funziona e a volte finisce con le sedie in corridoio. Qualunque scelta facciate, ditela sull'invito se può riguardare qualcuno.

In Vowly Event la scadenza è un'impostazione dell'evento. Quando passa, il modulo di risposta si chiude da solo e mostra agli invitati un messaggio; decidete voi se riaprirlo per una risposta tardiva. Anche la capienza è un'impostazione: quando i sì la raggiungono, il modulo smette di accettarne altri. Le risposte arrivano nella lista degli invitati nel momento in cui vengono inviate, così la mattina dopo la scadenza avete già l'elenco di chi non ha risposto, e il promemoria va esattamente a loro anziché a tutti. Gli invitati che cambiano piani modificano da soli la propria risposta dall'e-mail di conferma, e il conteggio segue senza che vi arrivi un messaggio.