- Vom Datum der endgültigen Zahl beim Caterer zurückrechnen; die Frist liegt sieben bis zehn Tage davor.
- Die Frist als Datum auf die Einladung schreiben und einen Antwortweg nennen.
- Mit einem Drittel der Antworten in den letzten drei Tagen rechnen und mit jedem siebten Gast, der einen Stups braucht.
- Eine herzliche Erinnerung am Tag danach, 48 Stunden, Anrufe bei den Wenigen, die zählen, dann entscheiden.
Die Rechnung
Alles hängt an einem Datum: wann der Caterer die endgültige Zahl braucht. Meist sind das sieben bis zehn Tage vor der Feier, und es steht im Vertrag. Legen Sie die RSVP-Frist sieben bis zehn Tage davor, sodass eine Woche zum Nachhaken und ein paar Tage Puffer bleiben. Für eine Hochzeit vor Ort liegt die Frist damit drei bis vier Wochen vor dem Tag, und die Einladungen sollten sechs bis acht Wochen vorher rausgehen, damit Gäste einen Monat Zeit haben. Für eine Feier im Ausland oder alles, was Flüge braucht, jeden Schritt einen Monat früher.
| Meilenstein | Hochzeit vor Ort | Mit Anreise |
|---|---|---|
| Save the Date | 6 bis 9 Monate vorher | 9 bis 12 Monate vorher |
| Einladungen raus | 6 bis 8 Wochen vorher | 3 bis 4 Monate vorher |
| RSVP-Frist | 3 bis 4 Wochen vorher | 6 bis 8 Wochen vorher |
| Erinnerung | Tag nach der Frist | Tag nach der Frist |
| Endgültige Zahl an den Caterer | 7 bis 10 Tage vorher | 2 bis 3 Wochen vorher |
| Sitzplan und Karten | 1 Woche vorher | 2 Wochen vorher |
Wie man sie formuliert
Schreiben Sie die Frist als Datum, nie als „so bald wie möglich“, was Menschen als „irgendwann“ lesen. Setzen Sie sie in denselben Satz wie den Antwortweg, damit nichts gesucht werden muss. Wollen Sie Antworten früher als das Datum, nennen Sie das Datum, das Sie wollen, nicht das, das Sie überleben; Gastgeber, die eine Frist setzen, die sie nicht meinen, haken am Ende zweimal nach.
Bitte antwortet bis 12. Mai über den Link unten.
Um Antwort bis 12. Mai wird gebeten; der Caterer braucht in dieser Woche unsere Zahlen.
Antwortdatum: 12. Mai. Danach gehen wir davon aus, dass ihr nicht könnt, und wir werden euch vermissen.
Was tatsächlich passiert
Das Muster ist bei jeder Hochzeit dasselbe. Ein Schwung Antworten in der ersten Woche von den Organisierten oder Begeisterten; eine lange stille Mitte, in der nichts kommt; und dann ein Drittel aller Antworten in den letzten zweiundsiebzig Stunden vor der Frist, weil die Frist das ist, was Menschen handeln lässt. Etwa jeder siebte Gast schweigt am Morgen danach noch. Nichts davon ist ein Urteil über Ihre Gäste oder Ihre Einladung; so funktionieren Fristen. Planen Sie den Endspurt ein, indem Sie die Zahlen nicht am Tag danach brauchen, und planen Sie das stille Siebtel ein, indem Sie die Erinnerung schreiben, bevor Sie sie brauchen.
Die Nachhak-Folge
Einmal nachhaken, herzlich, dann entscheiden. Die Folge unten holt innerhalb einer Woche fast alle ein und lässt niemanden gemaßregelt zurück.
- Tag nach der Frist: eine Erinnerung an alle ohne Antwort, dieselbe Nachricht für alle, mit dem Link noch einmal und einem neuen Datum 48 Stunden später.
- Zwei Tage später: eine persönliche Nachricht oder ein Anruf bei den Menschen, deren Antwort den Plan wirklich ändert, enge Familie, Trauzeugen, alle mit Reisebuchung.
- Danach: den Rest als Nein zählen, dem Caterer Bescheid geben und ein, zwei Stühle für den Gast freihalten, der in der Woche davor auftaucht.
- Niemals: ein öffentlicher Beitrag, der die Schweigenden nennt, eine zweite und dritte Erinnerung an alle oder ein Sitzplatz aufgrund von keiner Antwort.
Kapazität und Warteliste
Hat die Location eine harte Grenze, entscheiden Sie vor dem Versand, was passiert, wenn die Zusagen sie erreichen. Die Möglichkeiten: Wer zuerst kommt, sitzt zuerst, einfach und ehrlich; eine Warteliste, die Plätze füllt, wenn Absagen kommen, freundlich und etwas mehr Arbeit; oder Überbuchen in der Hoffnung, dass ein Zehntel absagt, was manchmal klappt und manchmal mit Stühlen im Flur endet. Was immer Sie wählen: Sagen Sie es auf der Einladung, wenn es jemanden betreffen könnte.
Was ein Antwort-Tool von allein erledigt
In Vowly Event ist die Frist eine Einstellung der Feier. Verstreicht sie, schließt sich das Antwortformular von selbst und zeigt Gästen stattdessen eine Nachricht; Sie entscheiden, ob Sie es für eine späte Antwort wieder öffnen. Die Kapazität ist ebenfalls eine Einstellung: Erreichen die Zusagen sie, nimmt das Formular keine weiteren an. Antworten landen in der Gästeliste, sobald sie abgeschickt werden, sodass Sie am Morgen nach der Frist bereits die Liste derer haben, die nicht geantwortet haben, und die Erinnerung genau an sie geht statt an alle. Gäste, die umplanen, ändern ihre Antwort selbst über die Bestätigungs-E-Mail, und die Zählung folgt ohne Nachricht an Sie.
FAQ
- Wie lange vor der Hochzeit sollte die RSVP-Frist liegen?
- Drei bis vier Wochen für eine Hochzeit vor Ort, zurückgerechnet vom Datum der endgültigen Zahl beim Caterer, meist sieben bis zehn Tage vorher. Sechs bis acht Wochen für eine Feier mit Anreise.
- Was tue ich, wenn Gäste die RSVP-Frist verpassen?
- Schicken Sie am Tag danach eine herzliche Erinnerung an alle ohne Antwort, mit 48 Stunden Zeit. Rufen Sie dann die wenigen an, deren Antwort zählt, zählen Sie den Rest als Nein und halten Sie ein, zwei Stühle frei.
- Wie viele Gäste antworten nicht?
- Etwa jeder siebte schweigt am Morgen nach der Frist noch, und ein Drittel aller Antworten kommt in den letzten drei Tagen davor. Planen Sie beides ein.
- Soll auf der Einladung „RSVP bis“ oder „Antwort bis“ stehen?
- Beides, solange Datum und Antwortweg folgen. „Bitte antwortet bis 12. Mai über den Link unten“ erledigt alles in einer Zeile.