- Remontez depuis la date du décompte final du traiteur ; la date limite se place sept à dix jours avant.
- Écrivez la date limite comme une date sur l'invitation, et donnez un seul moyen de réponse.
- Attendez-vous à un tiers des réponses dans les trois derniers jours et à un invité sur sept qui aura besoin d'un rappel.
- Un rappel chaleureux le lendemain, 48 heures, des appels aux quelques personnes qui comptent, puis une décision.
Le calcul
Tout tient à une date : celle à laquelle le traiteur a besoin du nombre définitif. C'est en général sept à dix jours avant l'événement, et c'est écrit dans le contrat. Placez la date limite RSVP sept à dix jours avant, pour avoir une semaine pour relancer et deux jours de marge. Cela met la date limite trois à quatre semaines avant le jour pour un mariage local, et les invitations devraient partir six à huit semaines avant, pour que les invités aient un mois pour répondre. Pour un événement à l'étranger ou tout ce qui demande un vol, avancez chaque étape d'un mois.
| Étape | Mariage local | Avec voyage |
|---|---|---|
| Save the date | 6 à 9 mois avant | 9 à 12 mois avant |
| Envoi des invitations | 6 à 8 semaines avant | 3 à 4 mois avant |
| Date limite RSVP | 3 à 4 semaines avant | 6 à 8 semaines avant |
| Rappel | Lendemain de la date limite | Lendemain de la date limite |
| Décompte final au traiteur | 7 à 10 jours avant | 2 à 3 semaines avant |
| Plan de table et cartes | 1 semaine avant | 2 semaines avant |
Comment la dire
Écrivez la date limite comme une date, jamais « dès que possible », que les gens lisent comme « quand ça vous arrange ». Mettez-la dans la même phrase que le moyen de réponse, pour qu'il n'y ait rien à chercher. Si vous voulez les réponses plus tôt, indiquez la date que vous voulez, pas celle que vous pouvez supporter ; les hôtes qui fixent une date limite qu'ils ne pensent pas finissent par relancer deux fois.
Merci de répondre avant le 12 mai via le lien ci-dessous.
Réponse souhaitée avant le 12 mai ; le traiteur a besoin de nos chiffres cette semaine-là.
Date de réponse : le 12 mai. Passé ce jour, nous considérerons que vous ne pouvez pas vous joindre à nous, et vous nous manquerez.
Ce qui se passe vraiment
Le schéma est le même à chaque mariage. Une vague de réponses la première semaine, de la part des organisés ou des enthousiastes ; un long milieu silencieux où rien n'arrive ; puis un tiers de toutes les réponses dans les soixante-douze dernières heures avant la date limite, parce que c'est la date limite qui fait agir les gens. Environ un invité sur sept sera encore silencieux le lendemain matin. Rien de tout cela n'est un jugement sur vos invités ou sur votre invitation ; c'est ainsi que fonctionnent les dates limites. Prévoyez la ruée de dernière minute en n'ayant pas besoin des chiffres dès le lendemain, et prévoyez le septième silencieux en ayant le rappel rédigé avant d'en avoir besoin.
La séquence de relance
Relancez une fois, chaleureusement, puis décidez. La séquence ci-dessous fait rentrer presque tout le monde en une semaine et ne laisse personne avec l'impression d'avoir été réprimandé.
- Lendemain de la date limite : un rappel à tous ceux qui n'ont pas répondu, le même message pour tous, avec le lien à nouveau et une nouvelle date 48 heures plus tard.
- Deux jours plus tard : un message personnel ou un appel aux personnes dont la réponse change vraiment le plan, famille proche, cortège, toute personne avec une réservation de voyage.
- Ensuite : comptez les autres comme non, prévenez le traiteur, et gardez une chaise ou deux pour l'invité qui refait surface la semaine d'avant.
- Jamais : une publication publique nommant les silencieux, un deuxième et un troisième rappel à tout le monde, ou une place attribuée sur la foi d'une absence de réponse.
Capacité et liste d'attente
Si la salle a une limite stricte, décidez avant l'envoi des invitations ce qui se passe quand les oui l'atteignent. Les options : premier arrivé, premier placé, simple et honnête ; une liste d'attente qui remplit les places au fil des désistements, gentille et un peu plus de travail ; ou la surréservation en espérant qu'un dixième se désiste, qui marche parfois et finit parfois avec des chaises dans le couloir. Quel que soit votre choix, dites-le sur l'invitation si cela peut concerner quelqu'un.
Ce qu'un outil de réponse fait tout seul
Dans Vowly Event, la date limite est un réglage de l'événement. Quand elle passe, le formulaire de réponse se ferme tout seul et affiche un message aux invités ; c'est vous qui décidez de le rouvrir pour une réponse tardive. La capacité est un réglage aussi : quand les oui l'atteignent, le formulaire n'en accepte plus. Les réponses arrivent dans la liste d'invités au moment où elles sont envoyées, si bien qu'au lendemain de la date limite vous avez déjà la liste de ceux qui n'ont pas répondu, et le rappel part exactement vers eux plutôt que vers tout le monde. Les invités qui changent de plans modifient leur propre réponse depuis l'e-mail de confirmation, et le compte suit sans message pour vous.
FAQ
- Combien de temps avant le mariage fixer la date limite RSVP ?
- Trois à quatre semaines pour un mariage local, en remontant depuis la date du décompte final du traiteur, en général sept à dix jours avant. Six à huit semaines pour un événement qui demande un voyage.
- Que faire quand des invités ratent la date limite RSVP ?
- Envoyez un rappel chaleureux le lendemain à tous ceux qui n'ont pas répondu, avec 48 heures pour le faire. Appelez ensuite les quelques personnes dont la réponse compte, comptez les autres comme non, et gardez une chaise ou deux en réserve.
- Combien d'invités ne répondent pas ?
- Environ un sur sept est encore silencieux le lendemain de la date limite, et un tiers de toutes les réponses arrive dans les trois derniers jours avant. Prévoyez les deux.
- Faut-il écrire « RSVP avant le » ou « réponse avant le » ?
- L'un ou l'autre, du moment qu'une date et un moyen suivent. « Merci de répondre avant le 12 mai via le lien ci-dessous » fait tout le travail en une ligne.