- É o público que define o registo, e não o seu gosto. A mesma empresa escreve formalmente aos clientes e com simplicidade à sua própria equipa, na mesma semana.
- Um convite de empresa leva quatro coisas que um particular não leva: um programa, para quem é, se se pode levar acompanhante, e um prazo.
- Diga quem está a enviar. Uma empresa, um diretor com nome e 'a equipa' leem-se como três níveis de obrigação diferentes.
- Marque a data-limite de resposta com duas a três semanas de antecedência. O catering, as listas de entrada e o acesso ao edifício fecham todos antes de si.
- Pergunte pelas restrições alimentares e pelas necessidades de acesso dentro do convite, uma linha neutra para cada — nunca como um favor, nunca por e-mail privado.
O que um convite de empresa tem de dizer e um particular não
Um convite particular deixa coisas subentendidas entre pessoas que se conhecem. Um convite de trabalho é lido por pessoas que não lhe devem nada: um cliente a decidir se um serão compensa o comboio, um colega a decidir se aquilo é facultativo, um fornecedor a decidir se manda um diretor ou um assistente. Cada omissão é preenchida pelo leitor, e o palpite por defeito é que aquilo não era para ele.
- Que tipo de evento é este, na primeira linha: um jantar, uma sessão de informação, um lançamento, uma festa. E não um nome que você inventou para aquilo.
- Para quem é: 'os nossos clientes dos escritórios do Benelux', 'as equipas de produto e de design', 'todos os colaboradores e um acompanhante cada'.
- O programa, ou pelo menos a espinha dele. As pessoas marcam comboios pela hora de fim, e não pela de início.
- Se a presença é esperada ou facultativa, em qualquer coisa interna. Os colaboradores leem o silêncio como obrigatório.
- Se se pode levar acompanhante, e quantos. Dê o número.
- O local com a morada completa, o andar e que entrada usar, e ainda a estação mais próxima.
- Uma data-limite de inscrição escrita como data, e o que acontece quando ela passa.
- Uma pessoa com nome a quem responder. Um endereço de não-responder no fim de um convite é uma pequena falta de respeito.
Quem envia: a empresa, um diretor, ou a equipa
Todos os convites têm um remetente e, no trabalho, o remetente é uma decisão e não um facto. O mesmo serão pode sair da empresa, de um diretor com nome, ou de uma equipa, e os leitores tomam as três coisas como três níveis de obrigação diferentes.
Uma empresa assinala uma instituição. Uma pessoa com nome assinala que vai lá estar e que gostava que você lá estivesse, e é por isso que o jantar de um diretor é respondido mais depressa do que o mesmo jantar vindo de um departamento. Uma equipa assinala informalidade. Use o remetente mais forte que possa usar com honestidade — se o nome do diretor-geral está lá, o diretor-geral tem de aparecer.
A Marques & Teixeira convida-o para o seu serão anual de clientes.
Os sócios da Marques & Teixeira têm o prazer de convidar V. Ex.ª para jantar.
Inês Veiga, diretora-geral da Norlyn, S.A., convida-o para uma sessão sobre o ano que aí vem.
Em nome do conselho de administração, Henrique Alves convida-o para a inauguração da nossa nova oficina.
A equipa de design da Vidal & Costa gostava de o ter connosco numa tarde de demonstrações e perguntas.
Os seus colegas do grupo de eventos vão dar a festa de verão, e estão todos convidados.
É o público que define o registo
Na vida particular escolhe-se um registo porque soa a nós. No trabalho escolhe-se pelo leitor: um serão de clientes e uma festa de equipa podem ser feitos pelas mesmas três pessoas na mesma semana e continuar a precisar de frases completamente diferentes.
Quanto mais longe o leitor estiver da sua folha de salários, mais formal é o texto, e mais claramente ele tem de dizer o que aquele serão vale para essa pessoa. Dentro da empresa, a formalidade lê-se como distância, e a distância lê-se como obrigatório.
| Evento | Registo | A linha que mais importa |
|---|---|---|
| Serão de clientes | Formal a neutro | Por que vale a pena o serão deles: o orador, o tema, ou a sala |
| Conferência ou cimeira | Neutro | O programa, com horas a sério ao lado |
| Lançamento de produto | Neutro, um pouco mais caloroso | O que o convidado vai ver, e se lhe pode tocar |
| Dia de equipa fora do escritório | Simples e interno | Se é facultativo, e a hora a que acaba |
| Festa de equipa ou de verão | Caloroso | Se os acompanhantes estão convidados, e a hora de fim |
| Jantar de gala | Formal | O dress code e as mesas — planeia-se à volta dos dois |
| Inauguração ou aniversário | Neutro | As horas de porta aberta, para ninguém chegar a um discurso que acabou às duas |
| Webinar | Simples | O fuso horário, a duração, e se fica gravado |
Serões de clientes e hospitalidade
Um convite a um cliente concorre com o serão do próprio cliente. Parta do princípio de que há uma pergunta — vale o tempo? — e responda-lhe na segunda frase, nomeando o orador, o tema, ou as pessoas que vão estar na sala.
Mantenha a linguagem da hospitalidade modesta. 'Bebidas e jantar' é mais convincente do que 'um serão inesquecível', porque a primeira é uma promessa que se pode cumprir.
A Marques & Teixeira convida-o para bebidas e jantar na Quinta do Sol, na quinta-feira, 14 de outubro, a partir das sete.
Vamos dar um jantar para doze clientes a 14 de outubro, com a Professora Clara Bastos sobre as novas regras da contratação pública. Gostávamos que fosse um dos doze.
Bebidas, uma conversa curta e sem slides, na Rua do Alecrim, 88, das 18h30 às 21h00.
O nosso serão de clientes de outono é a 14 de outubro. Dois oradores, uma hora entre os dois, e jantar a seguir para quem puder ficar.
Temos um camarote no Coliseu a 9 de maio e gostaríamos muito da sua companhia. Portas às sete, concerto às oito.
Pode trazer um acompanhante — acrescente o nome quando responder.
Conferências, cimeiras e lançamentos de produto
Um convite para uma conferência é sobretudo um programa com umas boas-vindas por cima. Dê a data, o local, as horas, a forma do dia e o prazo; a persuasão vive no programa. Se os lugares são limitados, dê o número — a frase sozinha lê-se como técnica de venda.
Um lançamento tem o problema contrário: há notícia a sério, e a tentação é escrever à volta dela. Diga o que é a coisa e o que o convidado vai ver, depois a parte prática, e depois pare.
Norlyn Summit 2027: quarta-feira, 12 de maio, das 09h00 às 17h00, Centro de Congressos de Lisboa. Seis sessões, dois workshops, almoço e uma receção de encerramento.
Portas às 08h30, primeira sessão às 09h00, encerramento às 16h30. O programa está na página do convite, e é lá que se inscreve.
O primeiro dia é de estratégia e o segundo é técnico. Pode vir a um ou aos dois.
Há 120 lugares, atribuídos pela ordem em que as respostas chegam. As inscrições fecham a 20 de abril.
Vamos lançar o Halloran M2 a 3 de junho e gostávamos que o visse antes de toda a gente.
Lançamento de produto, quinta-feira, 3 de junho, das 18h00 às 21h00, no nosso estúdio da Rua da Boavista, 12. Vinte minutos de conversa, e depois o serão é seu.
Vai estar uma máquina a funcionar na sala, e está convidado a tentar parti-la.
Eventos internos: dias fora do escritório, festas de equipa e jantares de gala
Os convites internos falham de uma maneira própria: leem-se como circulares, e ninguém percebe se está a ser convidado ou instruído. Diga qual dos dois é, em palavras simples. Um dia de equipa dentro da semana de trabalho deve dizer que é isso, e uma festa que é mesmo facultativa também o deve dizer, senão metade da equipa vai tratá-la como um serão não pago a que não pode faltar.
A outra questão interna são os acompanhantes. Decida antes de escrever, dê o número, e não deixe que se adivinhe pelo tamanho da sala.
Dia de equipa fora do escritório, quinta-feira, 9 de abril, das 09h30 às 16h30, na Quinta da Serra. Os autocarros saem do escritório às 09h00 e trazem-vos de volta às cinco.
Isto é um dia de trabalho fora do escritório e não um dia de folga, por isso conta-se com a sua presença. Se não puder vir, diga à Sofia Lemos até 20 de março.
Sem portáteis. Tragam um casaco e sapatos com que consigam andar.
A festa de verão é na sexta-feira, 27 de junho, das seis à meia-noite, no Clube Naval. Estão todos convidados e cada um pode trazer um acompanhante.
Jantar de Natal, quinta-feira, 18 de dezembro, às 19h00, no Restaurante Belavista. Acompanhantes bem-vindos. Responda até 28 de novembro com as restrições alimentares.
O Grupo Linhares tem o prazer de convidar V. Ex.ª para o jantar anual de entrega de prémios, no sábado, dia oito de novembro, pelas sete horas.
Receção às 19h00, jantar às 20h00, prémios às 21h30, e a noite termina à meia-noite.
Black tie. Mesas de dez — diga-nos com quem gostaria de se sentar quando responder.
Inaugurações, aniversários e webinars
Uma inauguração ou um aniversário é normalmente de porta aberta, e as portas abertas vivem ou morrem pelas suas horas. Dê a janela na primeira linha e, se houver uma fita a cortar, um discurso ou um brinde, dê essa hora em separado, para ninguém chegar às quatro a uma coisa que aconteceu às duas.
Um convite para um webinar leva três factos que um convite presencial não leva: o fuso horário, a duração, e se vai ficar gravado. Deixe qualquer um deles de fora e vai responder a isso por e-mail trinta vezes.
A nossa nova oficina da Rua de Santa Catarina abre no sábado, 6 de setembro. Apareça entre as onze e as quatro — café, uma visita, e qualquer coisa para levar para casa.
Vinte e cinco anos de Construções Vidal. Casa aberta no estaleiro a 6 de setembro, a partir do meio-dia, com um discurso curto às três.
O presidente da câmara corta a fita ao meio-dia e o bar fica aberto até às quatro.
Webinar: as novas regras de reporte, terça-feira, 4 de março, das 14h00 às 15h00, hora de Lisboa. Uma hora, e metade dela são perguntas.
Junte-se a nós online a 4 de março, às 14h00, hora de Lisboa. Responda para se inscrever e o link de acesso vai-lhe ter.
A sessão é gravada, e toda a gente que se inscrever recebe a gravação, quer assista quer não.
Dress code, restrições alimentares e acessibilidade
Os dress codes de trabalho correm mal porque as palavras se descolaram do sentido. 'Business casual' quer dizer quatro coisas diferentes em escritórios de Lisboa, Milão e Manchester, e 'smart casual' quer dizer aquilo em que o leitor errou da última vez à frente de um cliente. Diga o código, e depois traduza-o para uma coisa que uma pessoa consiga vestir.
As restrições alimentares e a acessibilidade não são extras, e não se pedem como favores. Ponha as duas no convite como perguntas neutras a que toda a gente responde no mesmo sítio, para que ninguém tenha de mandar um e-mail privado a explicar-se. Num convite digital o formulário de resposta já leva a linha das restrições alimentares, e tudo o resto — um percurso sem degraus, um lugar à frente, um intérprete — pode ser pedido no mesmo fôlego. Depois use o que vier de volta.
Dress code: traje profissional. Casaco, sem black tie.
Dress code: black tie. Se isso for complicado, um fato escuro serve perfeitamente.
Venha como está do escritório. Não há dress code e ninguém está a olhar.
Smart casual, o que aqui quer dizer sem calças de ganga e sem gravata.
Diga-nos das restrições alimentares quando responder e nós passamos tudo à cozinha.
Se tiver necessidades de acessibilidade — um percurso sem degraus, um lugar sentado, um intérprete — diga-o quando responder e fica tratado antes do dia, e não no próprio dia.
O espaço é todo sem degraus, com elevador a partir do estacionamento e uma sala tranquila no primeiro andar.
A data-limite de resposta, e o lembrete que vem a seguir
Uma data-limite de resposta de empresa cai mais cedo do que uma particular, por razões que nada têm a ver com etiqueta. Os caterings querem números com dias de antecedência, um edifício com receção quer uma lista de nomes, as salas mudam de tamanho, as viagens marcam-se e cancelam-se à custa de alguém. Duas semanas é o mínimo para o que quer que tenha comida, três ou quatro para uma reserva de sala cujo preço muda.
Escreva-a como data e não como 'o mais depressa possível', e depois decida o que acontece quando ela passa e diga isso também. Um prazo sem consequência é uma sugestão, e no trabalho vai ser tratado como tal.
Num convite digital a data-limite de resposta pode fechar o formulário sozinha, e uma lotação opcional pode fazer com que a página deixe de aceitar 'sins' quando a sala estiver cheia, o que transforma 'os lugares são limitados' num facto em vez de numa frase. Continua a ser uma resposta e não um bilhete: não se vende nada, não se cobra nada, e ninguém é lido à porta.
As inscrições fecham a 20 de abril, quando confirmamos os números com o espaço.
Há 120 lugares e o formulário fecha quando acabarem.
Agradecemos resposta até 20 de abril, quer possa vir quer não. Um não é-nos tão útil como um sim.
Se não tivermos notícias suas até 20 de abril, partimos do princípio de que não pode vir e libertamos o lugar.
Responda até 20 de abril. Um link, sem conta, trinta segundos.
Um lembrete: o nosso serão de clientes é na próxima quinta-feira e a lista fecha na sexta.
Disse que sim à cimeira de 12 de maio. Aqui ficam as horas, a morada e a entrada a usar.
Sobram dois lugares no workshop de 9 de abril, e o formulário fecha na segunda-feira.
Formal, neutro e caloroso: um serão, três maneiras
O mesmo jantar, escrito três vezes, para se ouvir onde vive a distância. Os três levam factos idênticos; só muda a relação.
O teste é o mesmo que usaria em qualquer outro sítio: leia em voz alta na voz de quem envia. Uma empresa que começa todas as outras mensagens com 'olá equipa' e depois tem a honra de convidar V. Ex.ª lê-se como uma piada.
Os sócios da Marques & Teixeira têm o prazer de convidar V. Ex.ª para um jantar na quinta-feira, dia catorze de outubro, pelas sete horas, na Quinta do Sol.
Agradecemos a sua resposta até ao dia vinte de setembro.
Traje: black tie. A noite termina à meia-noite.
A Marques & Teixeira convida-o para bebidas e jantar na quinta-feira, 14 de outubro, a partir das 19h00, na Quinta do Sol.
Agradecemos confirmação até 20 de setembro, e que nos diga das restrições alimentares.
Traje profissional. O serão acaba à meia-noite.
Vamos jantar a 14 de outubro e gostávamos de o ter à mesa.
Quinta do Sol, sete horas, e fora dali à meia-noite. Diga-nos até 20 de setembro.
Vista o que vestiria para o escritório. Isto é um jantar, não uma inspeção.
Erros de texto nos eventos de trabalho
- Um nome de evento inventado na primeira linha, e assim ninguém percebe se aquilo é uma festa, uma sessão de informação ou um dia de formação.
- Sem hora de fim, num convite enviado a pessoas que têm de marcar comboio de volta.
- 'Mais pormenores em breve', a frase que faz o leitor fechar a mensagem e nunca mais a abrir.
- Um remetente de não-responder, e assim a única maneira de fazer uma pergunta é ir à caça do endereço direto de alguém.
- Silêncio sobre os acompanhantes, que os colaboradores leem como não e os clientes leem como sim.
- 'A presença é vivamente encorajada', que não quer dizer nada e é mal recebida por toda a gente que a descodifica.
- Um dress code copiado do site de um hotel: 'elegante business chic'.
- Restrições alimentares recolhidas por resposta a e-mail, e assim caem em quatro caixas de correio e duas delas perdem o recado.
- Um prazo escrito como 'com urgência', seguido uma semana depois de uma mensagem a insistir que marca um prazo a sério.
- Uma data-limite de resposta que cai depois do prazo do próprio catering.
FAQ
- Como se escreve um convite para um evento de empresa?
- Abra com o que é o evento, depois para quem é, depois a data, as horas e a morada completa. Dê o programa numa linha, diga se se pode levar acompanhante, indique uma pessoa com nome a quem responder, e marque uma data para responder. Tire o registo do público, e não do gosto.
- O convite de empresa deve vir da empresa ou de uma pessoa?
- Do remetente mais forte que vá mesmo estar na sala. O nome da empresa serve para uma ocasião institucional; um diretor com nome serve para um jantar pequeno e é respondido mais depressa, porque o leitor sabe com quem se vai sentar; 'a equipa' serve para tudo o que for interno.
- Com quanta antecedência se envia um convite de empresa?
- Quatro a seis semanas para um serão de clientes ou uma conferência, duas a três semanas para um evento interno, e mais para tudo o que exija viagem marcada. A data-limite de resposta fica duas a três semanas antes do evento, mais cedo do que na norma particular, porque o catering, as listas de entrada e o acesso ao edifício fecham antes de si.
- Como se escreve o dress code de um evento de trabalho?
- Diga o código e depois traduza-o: 'Traje profissional — casaco, sem black tie', ou 'Smart casual, o que aqui quer dizer sem calças de ganga e sem gravata'. Um código sem tradução é lido de maneira diferente em cada escritório, e quem adivinha mal lembra-se disso durante anos.
- Como se pergunta por restrições alimentares e necessidades de acesso de forma profissional?
- Como perguntas neutras dentro da resposta, feitas a toda a gente: 'Diga-nos das restrições alimentares quando responder', e 'Se tiver necessidades de acessibilidade, diga-o e nós tratamos disso antes do dia'. Nunca como um favor, e nunca num e-mail à parte que ponha alguém em evidência.
- Como se escreve o convite quando os lugares são limitados?
- Dê o número e diga o que fecha: 'Há 120 lugares e o formulário fecha quando acabarem'. Num convite digital, uma lotação opcional pode fazer com que a página deixe de aceitar 'sins' quando a sala estiver cheia, e assim a frase descreve o que acontece mesmo.
- Como se escreve um lembrete para um evento de empresa?
- Curto e factual. Repita a data, a hora e a entrada a usar, e depois o prazo que está prestes a passar. Envie-o a quem não respondeu, e uma confirmação separada a quem já respondeu.
- Um convite de empresa pode ser enviado em várias línguas?
- Pode. Um convite digital pode ser lido em nove línguas, cada convidado na sua, com um único formulário de resposta por trás de todas — o que conta quando o mesmo serão vai para escritórios em três países.