- El registro lo marca el público, no tu gusto. La misma empresa escribe formal a sus clientes y llano a su propio equipo, en la misma semana.
- Una invitación de empresa lleva cuatro cosas que una privada no: un programa, para quién es, si se puede llevar acompañante y una fecha límite.
- Di quién la envía. Una empresa, un directivo con nombre y «el equipo» se leen como tres niveles distintos de obligación.
- Pon la fecha límite dos o tres semanas antes. El catering, las listas de la sala y el acceso al edificio se cierran antes que tú.
- Pregunta por las dietas y por la accesibilidad dentro de la invitación, con una línea neutra para cada una: nunca como un favor, nunca por correo privado.
Lo que una invitación de empresa tiene que decir y una privada no
Una invitación privada deja cosas sobreentendidas entre gente que se conoce. Una invitación de trabajo la lee gente que no te debe nada: un cliente decidiendo si la tarde vale el tren, un compañero decidiendo si es opcional, un proveedor decidiendo si manda a un director o a un ayudante. Cada omisión la rellena quien lee, y lo que se supone por defecto es que aquello no iba con él.
- Qué clase de evento es, en la primera línea: una cena, una sesión informativa, una presentación, una fiesta. No un nombre que te hayas inventado.
- Para quién es: «nuestros clientes de las oficinas del Benelux», «los equipos de producto y de diseño», «toda la plantilla, con un acompañante cada uno».
- El programa, o al menos su esqueleto. La gente saca los trenes en función de la hora de fin, no de la de inicio.
- Si se espera que vayas o es opcional, en cualquier cosa interna. La plantilla lee el silencio como obligatorio.
- Si se puede llevar acompañante, y cuántos. Da el número.
- El lugar con su dirección completa, la planta y por qué entrada se accede, más la estación más cercana.
- Una fecha límite de inscripción escrita como fecha, y qué pasa cuando pase.
- Una persona con nombre a la que responder. Una dirección de «no responder» al pie de una invitación es un pequeño desprecio.
La línea del remitente: la empresa, un directivo o el equipo
Toda invitación tiene un remitente, y en el trabajo el remitente es una decisión y no un hecho. La misma tarde puede salir de la empresa, de un directivo con nombre o de un equipo, y quien lee se toma las tres como tres niveles distintos de obligación.
Una empresa señala una institución. Una persona con nombre señala que va a estar allí y que le gustaría que estuvieras tú, y por eso la cena de un director se contesta más rápido que la misma cena firmada por un departamento. Un equipo señala informalidad. Usa el remitente más fuerte que puedas usar con honestidad: si va el nombre del director general, el director general tiene que aparecer.
Aldamar y Reyes tiene el gusto de invitarle a su cena anual con clientes.
Los socios de Aldamar y Reyes tienen el honor de invitarle a cenar.
Inés Bosch, directora general de Norlyn, le invita a una sesión sobre el año que viene.
En nombre del consejo, Enrique Alarcón te invita a la inauguración de nuestro nuevo taller.
Al equipo de diseño de Belvent le gustaría contar contigo en una tarde de demostraciones y preguntas.
Vuestros compañeros del grupo de eventos organizan la fiesta de verano, y estáis todos invitados.
El registro lo marca el público
En la vida privada eliges un registro porque suena a ti. En el trabajo lo eliges por quien lo lee: una cena con clientes y una fiesta de equipo pueden organizarlas las mismas tres personas en la misma semana y necesitar frases completamente distintas.
Cuanto más lejos está quien lee de tu nómina, más formal es el texto y con más claridad tiene que decir qué le aporta esa tarde. Dentro de la empresa, la formalidad se lee como distancia, y la distancia se lee como obligación.
| Evento | Registro | La línea que más importa |
|---|---|---|
| Cena con clientes | De formal a neutro | Por qué merece su tarde: el ponente, el tema o la gente que va a estar |
| Congreso o cumbre | Neutro | El programa, con horas de verdad al lado |
| Presentación de producto | Neutro, algo más cálido | Qué va a ver el invitado, y si lo puede tocar |
| Jornada de equipo fuera | Llano e interno | Si es opcional, y a qué hora termina |
| Fiesta de equipo o de verano | Cercano | Si hay acompañantes, y la hora de fin |
| Cena de entrega de premios | Formal | El código de vestimenta y las mesas: la gente se organiza en torno a los dos |
| Inauguración o aniversario | Neutro | El horario de puertas abiertas, para que nadie llegue a un discurso que acabó a las dos |
| Seminario web | Llano | La zona horaria, la duración y si se graba |
Cenas con clientes y hospitalidad
Una invitación a un cliente compite con la tarde del propio cliente. Da por hecha una sola pregunta —¿merece esto mi tiempo?— y contéstala en la segunda frase, nombrando al ponente, el tema o la gente que va a estar en la sala.
Mantén el lenguaje de la hospitalidad en su sitio. «Copas y cena» convence más que «una velada inolvidable», porque lo primero es una promesa que puedes cumplir.
Aldamar y Reyes le invita a unas copas y una cena en Villa Sonn el jueves 14 de octubre, a partir de las siete.
El 14 de octubre damos una cena para doce clientes, con la profesora Clara Bettini y las nuevas normas de contratación. Nos gustaría que fuera usted uno de los doce.
Copas, una charla breve y ninguna diapositiva, en la calle Serrano 88, de 18:30 a 21:00.
Nuestra cena de otoño con clientes es el 14 de octubre. Dos ponentes, una hora entre los dos y cena después para quien pueda quedarse.
Tenemos un palco en el Auditorio el 9 de mayo y nos encantaría contar con usted. Puertas a las siete, concierto a las ocho.
Puede traer a un acompañante: añada su nombre al responder.
Congresos, cumbres y presentaciones de producto
La invitación a un congreso es sobre todo un programa con una bienvenida encima. Da la fecha, el lugar, el horario, la forma del día y la fecha límite; la persuasión vive en el programa. Si las plazas son limitadas, da el número: la frase sola se lee como una técnica.
Una presentación tiene el problema contrario: hay una noticia de verdad, y la tentación es escribir alrededor. Di qué es la cosa y qué va a ver el invitado, luego lo práctico, y para.
Norlyn Summit 2027: miércoles 12 de mayo, de 09:00 a 17:00, Palacio de Congresos de Bilbao. Seis sesiones, dos talleres, comida y una recepción de cierre.
Puertas a las 08:30, primera sesión a las 09:00, cierre a las 16:30. El programa está en la página de la invitación, que es donde te inscribes.
El primer día es de estrategia y el segundo, técnico. Puedes venir a uno o a los dos.
Hay 120 plazas, que se asignan por orden de llegada de las respuestas. La inscripción se cierra el 20 de abril.
Presentamos el Halloran M2 el 3 de junio y nos gustaría que lo vieras antes que nadie.
Presentación de producto, jueves 3 de junio, de 18:00 a 21:00, en nuestro estudio de la calle Ferraz 12. Veinte minutos de charla y la tarde es tuya.
Habrá una máquina funcionando en la sala, y estás invitado a intentar romperla.
Eventos internos: jornadas fuera, fiestas de equipo y cenas de premios
Las invitaciones internas fallan de una forma muy concreta: se leen como circulares, y nadie sabe si le están invitando o dando una orden. Di cuál de las dos cosas es, con palabras llanas. Una jornada fuera dentro de la semana laboral debería decirlo, y una fiesta que de verdad es opcional también, o media plantilla la tratará como una tarde no pagada a la que no puede negarse.
La otra pregunta interna son las parejas. Decídelo antes de escribir, da el número y no lo dejes a que se deduzca del tamaño de la sala.
Jornada de equipo fuera, jueves 9 de abril, de 09:30 a 16:30, en la finca El Robledal. Los autobuses salen de la oficina a las 09:00 y os traen de vuelta a las cinco.
Es un día de trabajo fuera de la oficina y no un día libre, así que se espera que vengas. Si no puedes, díselo a Sofía Lamas antes del 20 de marzo.
Sin portátiles. Trae abrigo y zapatos con los que puedas andar.
La fiesta de verano es el viernes 27 de junio, de seis a doce, en el Náutico. Estáis todos invitados y podéis traer a un acompañante cada uno.
Cena de Navidad, jueves 18 de diciembre a las 19:00, restaurante Bellavista. Parejas bienvenidas. Responde antes del 28 de noviembre con cualquier necesidad alimentaria.
El Grupo Aldán tiene el honor de invitarle a la cena anual de entrega de premios, el sábado, ocho de noviembre, a las siete de la tarde.
Recepción a las 19:00, cena a las 20:00, premios a las 21:30 y fin de fiesta a medianoche.
Etiqueta. Mesas de diez: dinos al responder con quién te gustaría sentarte.
Inauguraciones, aniversarios y seminarios web
Una inauguración o un aniversario suelen ser de puertas abiertas, y las puertas abiertas viven o mueren por su horario. Da la franja en la primera línea, y si hay corte de cinta, discurso o brindis, da esa hora aparte, para que nadie llegue a las cuatro a algo que pasó a las dos.
La invitación a un seminario web lleva tres datos que una presencial no: la zona horaria, la duración y si se va a grabar. Deja fuera cualquiera de los tres y lo contestarás treinta veces por correo.
Nuestro nuevo taller de la calle Aragón abre el sábado 6 de septiembre. Vente entre las once y las cuatro: café, una visita y algo para llevarte a casa.
Veinticinco años de Construcciones Vera. Puertas abiertas en la nave el 6 de septiembre a partir de las doce, con un discurso breve a las tres.
El alcalde corta la cinta a mediodía y la barra sigue abierta hasta las cuatro.
Seminario web: las nuevas normas de información, martes 4 de marzo, de 14:00 a 15:00, hora peninsular. Una hora, y la mitad son preguntas.
Acompáñanos en línea el 4 de marzo a las 14:00, hora peninsular. Responde para inscribirte y te llega el enlace de acceso.
La sesión se graba, y todo el que se inscriba recibe la grabación, asista o no.
Código de vestimenta, dietas y accesibilidad
Los códigos de vestimenta de trabajo se tuercen porque las palabras se han ido moviendo. «Business casual» significa cuatro cosas distintas en oficinas de Múnich, Milán y Madrid, y «sport elegante» significa aquello en lo que quien lee se equivocó la última vez delante de un cliente. Nombra el código y luego tradúcelo a algo que una persona pueda ponerse.
Las dietas y la accesibilidad no son extras, y no se piden como favores. Pon las dos en la invitación como preguntas neutras que todo el mundo contesta en el mismo sitio, para que nadie tenga que mandar un correo privado dando explicaciones. En una invitación digital el formulario de respuesta ya lleva la línea de las dietas, y cualquier otra cosa —un recorrido sin escalones, un sitio cerca del escenario, un intérprete— se puede pedir en la misma frase. Y después, usa lo que te llegue.
Código de vestimenta: traje de trabajo. Chaqueta, sin etiqueta.
Código de vestimenta: etiqueta. Si eso es complicado, un traje oscuro está perfectamente bien.
Ven como estés de la oficina. No hay código de vestimenta y nadie está mirando.
Sport elegante, que aquí significa sin vaqueros y sin corbata.
Cuéntanos al responder cualquier necesidad alimentaria y se la pasamos a la cocina.
Si necesitas algo de accesibilidad —un recorrido sin escalones, un sitio, un intérprete—, dilo al responder y se organiza antes del día, no durante.
El local no tiene escalones en ningún punto, con ascensor desde el aparcamiento y una sala tranquila en la primera planta.
La fecha límite para responder, y el recordatorio que viene después
Una fecha límite de empresa cae antes que una privada, por motivos que no tienen nada que ver con la cortesía. El catering quiere cifras con días de antelación, un edificio con recepción quiere una lista de nombres, las salas se redimensionan, los viajes se reservan y se cancelan a costa de alguien. Dos semanas antes es el suelo para cualquier cosa con comida; tres o cuatro para una reserva de sala cuyo precio cambia.
Escríbela como fecha y no como «lo antes posible», luego decide qué pasa cuando pase y dilo también. Una fecha límite sin consecuencia es una sugerencia, y en el trabajo se tratará como tal.
En una invitación digital la fecha límite puede cerrar el formulario sola, y un aforo opcional puede hacer que la página deje de aceptar síes cuando la sala esté llena, lo que convierte el «las plazas son limitadas» en un hecho y no en una frase. Sigue siendo una respuesta y no una entrada: no se vende nada, no se cobra nada y a nadie se le escanea en la puerta.
La inscripción se cierra el 20 de abril, que es cuando confirmamos las cifras con el local.
Hay 120 plazas y el formulario se cierra cuando se acaben.
Responde antes del 20 de abril tanto si puedes venir como si no. Un «no» nos sirve tanto como un «sí».
Si no sabemos nada de ti antes del 20 de abril, daremos por hecho que no puedes venir y liberaremos la plaza.
Responde antes del 20 de abril. Un enlace, sin cuenta, treinta segundos.
Recordatorio: nuestra cena con clientes es el jueves que viene y la lista se cierra el viernes.
Dijiste que sí a la cumbre del 12 de mayo. Aquí tienes los horarios, la dirección y la entrada que hay que usar.
Quedan dos plazas en el taller del 9 de abril, y el formulario se cierra el lunes.
Formal, neutro y cercano: una cena, tres versiones
La misma cena, escrita tres veces, para que oigas dónde vive la distancia. Las tres llevan datos idénticos; lo único que cambia es la relación.
La prueba es la de siempre: léela en voz alta con la voz de quien la envía. Una empresa que empieza todos sus mensajes con un «hola, equipo» y luego tiene el honor de invitarle se lee como un chiste.
Los socios de Aldamar y Reyes tienen el honor de invitarle a cenar el jueves, catorce de octubre, a las siete de la tarde, en Villa Sonn.
Se ruega confirmación antes del veinte de septiembre.
Vestimenta: etiqueta. Fin de fiesta a medianoche.
Aldamar y Reyes le invita a unas copas y una cena el jueves 14 de octubre, a partir de las 19:00, en Villa Sonn.
Responda antes del 20 de septiembre e indíquenos cualquier necesidad alimentaria.
Traje de trabajo. La noche termina a medianoche.
Damos una cena el 14 de octubre y nos gustaría tenerte en la mesa.
Villa Sonn, a las siete, fuera a medianoche. Dinos algo antes del 20 de septiembre.
Ponte lo que te pondrías para ir a la oficina. Esto es una cena, no una inspección.
Errores de texto en los eventos de trabajo
- Un nombre de evento inventado en la primera línea, así que nadie sabe si es una fiesta, una sesión informativa o un día de formación.
- Sin hora de fin, en una invitación enviada a gente que tiene que sacar un tren de vuelta.
- «Más detalles próximamente», la frase que hace que quien lee cierre el mensaje y no lo vuelva a abrir.
- Un remitente de «no responder», así que la única forma de preguntar algo es buscar la dirección directa de alguien.
- Silencio sobre los acompañantes, que la plantilla lee como un no y los clientes como un sí.
- «Se recomienda encarecidamente la asistencia», que no significa nada y molesta a todo el que lo descodifica.
- Un código de vestimenta copiado de la web de un hotel: «elegante chic de negocios».
- Las dietas recogidas por correo de vuelta, así que caen en cuatro buzones y dos de ellos pierden la nota.
- Una fecha límite escrita como «lo antes posible», seguida una semana después de un mensaje de aviso que pone una de verdad.
- Una fecha límite para responder que cae después del propio plazo del catering.
FAQ
- ¿Cómo se redacta la invitación de un evento de empresa?
- Empieza por qué es el evento, luego para quién es, y después la fecha, el horario y la dirección completa. Da el programa en una línea, di si se puede llevar acompañante, nombra a una persona a la que responder y pon una fecha para responder. El registro lo saca del público, no del gusto.
- ¿La invitación de empresa la firma la empresa o una persona?
- El remitente más fuerte que vaya a estar de verdad en la sala. El nombre de la empresa encaja en una ocasión institucional; un directivo con nombre encaja en una cena pequeña y se contesta más rápido, porque quien lee sabe con quién se va a sentar; «el equipo» encaja en cualquier cosa interna.
- ¿Con cuánta antelación se envía una invitación de empresa?
- De cuatro a seis semanas para una cena con clientes o un congreso, dos o tres semanas para un evento interno, y más si hay que reservar viajes. La fecha límite para responder va dos o tres semanas antes del evento, antes que en lo privado, porque el catering, las listas de la sala y el acceso al edificio se cierran antes que tú.
- ¿Cómo se escribe el código de vestimenta de un evento de trabajo?
- Nombra el código y después tradúcelo: «Traje de trabajo: chaqueta, sin etiqueta», o «Sport elegante, que aquí significa sin vaqueros y sin corbata». Un código sin traducción se lee distinto en cada oficina, y quien se equivoca se acuerda durante años.
- ¿Cómo se pregunta por las dietas y la accesibilidad de forma profesional?
- Como preguntas neutras dentro de la respuesta, hechas a todo el mundo: «Cuéntanos al responder cualquier necesidad alimentaria» y «Si necesitas algo de accesibilidad, dilo y lo organizamos antes del día». Nunca como un favor, y nunca en un correo aparte que señale a alguien.
- ¿Cómo se redacta la invitación cuando las plazas son limitadas?
- Da el número y di qué se cierra: «Hay 120 plazas y el formulario se cierra cuando se acaben». En una invitación digital, un aforo opcional puede hacer que la página deje de aceptar síes cuando la sala esté llena, así que la frase describe lo que de verdad pasa.
- ¿Cómo se redacta un recordatorio de un evento de empresa?
- Corto y de datos. Repite la fecha, la hora y la entrada que hay que usar, y luego la fecha límite que está a punto de pasar. Mándaselo a quien no haya respondido, y una confirmación aparte a quien sí.
- ¿Se puede enviar una misma invitación de empresa en varios idiomas?
- Sí. Una invitación digital se puede leer en nueve idiomas, cada invitado en el suyo, con un único formulario de respuesta detrás de todos, cosa que importa cuando la misma tarde va a oficinas de tres países.