Lista invitati matrimonio,
dalla prima bozza al conteggio finale.

La lista degli invitati è il punto in cui si decide la dimensione del matrimonio, ed è più facile decidere prima la dimensione. Due numeri fissano il tetto: quanti posti a sedere ha la location per la cena, e quanto il budget permette a persona una volta che il preventivo del catering è reale. Una sala da 120 posti con un prezzo del catering che regge per 100 vi dà un obiettivo di 100, e ogni decisione successiva si prende contro quell'obiettivo, non contro una sensazione.

Poi accordatevi su come si divide il numero. La vecchia regola dei terzi (un terzo agli sposi, un terzo a ciascuna coppia di genitori) mantiene ancora la pace quando le famiglie contribuiscono; una coppia che paga da sé il matrimonio può tenere la maggior parte della lista e dare a ogni famiglia una quota fissa. Mettete le quote per iscritto prima che qualcuno scriva un nome, perché la discussione non è mai su un nome; è su chi ha il diritto di aggiungerne uno.

La prima lista è volutamente troppo lunga. Ciascuno di voi scrive tutti quelli che inviterebbe se non ci fosse un tetto, e le due coppie di genitori fanno lo stesso. Metteteli in un unico foglio di calcolo con una colonna per chi ha aggiunto il nome e una per il gruppo di appartenenza: famiglia stretta, parenti, amici stretti, amici, colleghi, amici dei genitori. Non discutete ancora. La bozza di solito arriva a una volta e mezza l'obiettivo, ed è proprio questo il punto: le regole di taglio della prossima sezione lavorano sui gruppi, e dovete vedere i gruppi prima di poterli ordinare.

Tagliate con regole che valgono per tutti, mai con una conversazione su una singola persona. Una regola si può spiegare a una zia; una decisione su suo figlio no. Le regole a cui la maggior parte delle coppie arriva sono qui sotto, nell'ordine in cui di solito si applicano.

Entrambe le domande arrivano un invitato alla volta, se glielo permettete, quindi rispondete una volta sola, per iscritto, prima che partano gli inviti. Per gli accompagnatori la linea giusta è che i partner stabili si invitano per nome e tutti gli altri seguono un'unica regola; una regola si può stampare sull'invito e un modulo di risposta la fa rispettare limitando il numero di persone. Per i bambini le scelte oneste sono solo adulti, solo i bambini della famiglia o tutti i bambini, e il modulo di risposta può semplicemente non chiedere quanti bambini quando la risposta è no. La guida all'RSVP ha le formule per entrambi i casi.

Il posto in cui dirlo è l'invito stesso, una volta, con garbo, con la stessa frase per tutti: «Abbiamo riservato due posti a vostro nome» lo dice senza un regolamento; «Sarà una serata per soli adulti» dice l'altra cosa. Chi lo legge sul cartoncino non chiede; chi deve chiedere si sente preso di mira.

L'errore più comune in una lista degli invitati è contare le righe. Una riga è un nucleo familiare o una risposta; il catering vuole le persone. Una lista di 90 righe con partner e bambini sono da 180 a 220 persone, e la differenza tra quei numeri è la differenza tra una location che basta e una che non basta. Tenete una colonna con il numero di persone fin dalla prima bozza, compilatela per ogni riga e leggete il totale di quella colonna, mai il numero di righe.

La stessa regola vale per le risposte, dopo. Una risposta può dire «sì, siamo in quattro, uno è un bambino, uno è vegetariano», e il conteggio, i pasti dei bambini e il piatto vegetariano escono tutti da quella riga. Uno strumento per la lista degli invitati che conta le persone anziché le risposte, e le mostra entrambe, è quello che torna con la fattura del catering.

Raccogliete ciò che serve al passo successivo e nient'altro. Per un invito digitale il passo successivo ha bisogno di un modo per mandare il link, quindi un indirizzo e-mail o un numero di telefono per nucleo familiare. Il numero di persone lo avete già. Intolleranze e scelta del menù tornano indietro con il modulo di risposta; non serve chiederle in anticipo. Gli indirizzi postali servono solo se stampate i cartoncini, e chiederli presto è la parte più lenta di qualsiasi lista, quindi lasciateli per i nuclei a cui spedirete davvero.

Una lista degli invitati nasce in un foglio di calcolo perché è lì che due famiglie possono scrivere insieme. Non dovrebbe restarci, perché un foglio di calcolo non può mandare un invito, ricevere una risposta o contare le persone al posto vostro. In Vowly Event il passaggio è un'importazione: sull'app web caricate il foglio così com'è (.xlsx o .csv, fino a 500 righe), l'app riconosce le colonne per nome, e-mail, telefono, numero di persone e note in nove lingue, vi mostra le prime righe con la sua proposta e scrive le righe nella lista degli invitati dell'evento. Il modello in questa pagina è impostato perché quella proposta sia giusta al primo colpo. Da lì ogni riga si può invitare via e-mail, con un link WhatsApp o con un link copiato, e la sua risposta compila la stessa riga.

Dopo l'invio degli inviti la lista cambia mestiere: smette di essere una decisione e diventa un conteggio. Tenete d'occhio tre cose. Chi non ha risposto, così il promemoria va a loro e solo a loro. Chi ha aperto l'invito ma non ha risposto, perché è un sollecito diverso da quello per chi non l'ha mai visto. E il numero di persone nelle risposte contro quello che avevate ipotizzato, perché un «2» che torna come «4» è il punto in cui la capienza se ne va in silenzio. La scadenza delle conferme chiude la lista; il conteggio finale va al catering; il tableau parte dalla lista com'è quella mattina.

Tutti costano soldi o un rapporto, e tutti nascono da una lista senza una regola.