Privacy
beleid.

CKR Technology Group Ltd ("wij", "ons" of "Vowly Event"), een private limited company geregistreerd in Engeland en Wales (bedrijfsnummer 17218156) met haar maatschappelijke zetel op Unit A, 82 James Carter Road, Mildenhall, Suffolk IP28 7DE, Verenigd Koninkrijk, beheert het Vowly Event-platform. Onze rol hangt af van de gegevens: voor je account, abonnement, facturering, support, platformbeveiliging en onze eigen, op toestemming gebaseerde analyses treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gastgegevens die een organisator uploadt of verzamelt — gastenlijsten, RSVP-antwoorden, dieetnotities, foto's — bepaalt de organisator waarom en hoe die gegevens worden gebruikt: de organisator is de verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerken deze gegevens namens hem of haar als verwerker, onder onze verwerkersovereenkomst (vowly.co/data-processing).

Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die we verzamelen wanneer je onze website (vowly.co), webapplicatie (web.vowly.co) of mobiele applicaties gebruikt, of met ons in contact treedt via e-mail, klantenondersteuning of marketingkanalen. Het geldt zowel voor gastheren en gastvrouwen (organisatoren) als voor gasten die met op ons platform aangemaakte evenementen in aanraking komen.

• Websitebezoekers en potentiële klanten
• Geregistreerde organisatoren die betaalde abonnementen of proefabonnementen gebruiken
• Gasten die uitnodigingen ontvangen en RSVP's indienen via ons platform
• Partners die in onze partnergids vermeld staan en hun vertegenwoordigers
• Sollicitanten en zakelijke contacten

We verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de Vowly Event-dienst te leveren en te verbeteren. De categorieën gegevens die we verwerken zijn afhankelijk van je rol en hoe je met het platform omgaat.

• Identiteitsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, profielfoto
• Accountgegevens: versleutelde wachtwoordhash, accountvoorkeuren, taalinstellingen
• Evenementgegevens: titel van het evenement, datum, locatie, themakeuze, omslagafbeeldingen
• Gastgegevens: namen, RSVP-status, gegevens over introducés aangeleverd door organisatoren of gasten, en optionele dieet- of allergienotities die gasten zelf kiezen te delen
• Betaalgegevens: verwerkt door Stripe Inc. — we slaan nooit volledige kaartnummers op; we bewaren alleen de laatste vier cijfers, het factuurland en de Stripe-klantreferentie
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatidentificatoren, tijdzone, besturingssysteem
• Gebruiksgegevens: bezochte pagina's, gebruikte functies, klikgebeurtenissen, foutlogs, prestatiestatistieken
• Communicatiegegevens: supporttickets, in-app-berichten, marketingvoorkeuren

We verwerken je persoonsgegevens op basis van specifieke rechtsgronden zoals gedefinieerd in artikel 6 van de UK GDPR en de EU GDPR. Verschillende verwerkingsactiviteiten berusten op verschillende rechtsgronden.

• Contractuele noodzaak — om het platform te leveren, je abonnement te beheren en uitnodigingen en RSVP-overzichten te verzorgen
• Gerechtvaardigde belangen — om onze diensten te verbeteren, fraude te voorkomen, de beveiliging van het platform te waarborgen en geanonimiseerde analyses uit te voeren
• Toestemming — voor marketingcommunicatie, optionele cookies en analyses, en de dieetgegevens die gasten zelf kiezen te delen (uitdrukkelijke toestemming op grond van artikel 9(2)(a))
• Wettelijke verplichting — om te voldoen aan belasting-, boekhoud-, antiwitwas- en cyberbeveiligingsregelgeving die van toepassing is op Britse bedrijven

De enige bijzondere categorie gegevens waarvoor het platform is ontworpen, is de optionele dieetinformatie die gasten kunnen delen op de menupagina van een evenement — allergieën en dieetkeuzes, die informatie over gezondheid of religieuze overtuigingen kunnen onthullen (bijvoorbeeld halal of koosjer). Gasten verstrekken deze vrijwillig, via een apart, uitdrukkelijk aan te vinken toestemmingsvakje, en de informatie wordt uitsluitend gebruikt zodat de organisator de catering kan plannen. Ze wordt nooit gebruikt voor profilering, analyses of marketing. Gasten kunnen hun toestemming intrekken en deze informatie op elk moment laten verwijderen door contact op te nemen met de organisator of support@vowly.co. Deze verwerking berust op uitdrukkelijke toestemming op grond van artikel 9(2)(a) van de UK/EU GDPR.

We bewaren je persoonsgegevens slechts zo lang als noodzakelijk is om de doeleinden te vervullen waarvoor ze zijn verzameld, inclusief eventuele wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Bewaartermijnen variëren per type gegevens.

• Account-, evenement- en gastgegevens: bewaard zolang je account bestaat, zodat je evenementen en herinneringen voor je beschikbaar blijven; je kunt afzonderlijke evenementen, gasten of foto's op elk moment verwijderen
• Accountverwijdering: verwijdert je account, alle evenementen, gastenlijsten, foto's en planningsgegevens onmiddellijk uit onze productiesystemen; resterende kopieën op de Google Cloud-infrastructuur worden gewist volgens de gedocumenteerde verwijdertermijnen van Google (maximaal 180 dagen)
• Antimisbruikregistratie: na accountverwijdering bewaren we een minimale registratie (alleen naam en e-mailadres) om frauduleus hergebruik van verwijderde accounts te voorkomen — deze wordt nergens anders voor gebruikt
• Betaal- en transactiegegevens: bewaard gedurende de periode die de Britse belastingwetgeving vereist (ten minste 6 jaar)
• Beveiligings- en misbruiklogs: maximaal 90 dagen
• Supportcorrespondentie: zo lang als nodig om je verzoek af te handelen en tot 3 jaar daarna
• Marketingvoorkeuren: tot de toestemming wordt ingetrokken
• Analyses: alleen verzameld met je toestemming, waarbij analytische cookies maximaal 13 maanden bewaard blijven

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen gegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (verwerkers) die ons helpen het Vowly Event-platform te leveren, onder strikte gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA's).

• Google Cloud / Firebase (Google Ireland Ltd) — hosting, database en bestandsopslag (beide in de EU), inloggen (uitgevoerd vanuit de Amerikaanse datacentra van Google) en bescherming tegen geautomatiseerd misbruik (reCAPTCHA / App Check)
• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) — gebruiksstatistieken, en alleen als je toestemming geeft
• Stripe Payments Europe Ltd (Ierland) — facturering van abonnementen en betalingsverwerking
• Resend Inc. (VS) — verzending van transactionele e-mail, op basis van de EU-modelcontractbepalingen (SCC's)
• Crisp IM SARL (Frankrijk, gegevens gehost in de EU) — livechatondersteuning, alleen geladen wanneer je ervoor kiest die te gebruiken
• Functional Software, Inc. (Sentry, VS) — foutmonitoring op onze webomgevingen, met persoonlijke identificatoren uitgeschakeld
• Cloudflare, Inc. — DNS voor onze domeinen
• Apple Inc. & Google LLC — distributie via de appstores en verwerking van in-app-aankopen
• De volledige, altijd actuele lijst is gepubliceerd op vowly.co/subprocessors

Onder de UK GDPR en de EU GDPR heb je uitgebreide rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. We honoreren alle rechtenverzoeken binnen één kalendermaand en zonder kosten.

• Recht op inzage — vraag een kopie op van alle persoonsgegevens die we over je bewaren
• Recht op rectificatie — corrigeer onjuiste of onvolledige persoonsgegevens
• Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden") — verzoek om verwijdering van je gegevens, behoudens wettelijke uitzonderingen
• Recht op beperking van de verwerking — beperk hoe we je gegevens gebruiken in specifieke omstandigheden
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — ontvang je gegevens in een machineleesbaar formaat
• Recht van bezwaar — tegen directe marketing of verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen
• Recht om toestemming in te trekken — voor elke verwerking op basis van toestemming
• Recht om een klacht in te dienen bij het Britse Information Commissioner's Office (ICO) op ico.org.uk

Vowly Event verwerkt gegevens hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en het Verenigd Koninkrijk: onze database en bestandsopslag draaien op de EU-multiregio-infrastructuur van Google Cloud. Sommige dienstverleners verwerken gegevens in andere jurisdicties — zo wordt onze inlogdienst (Firebase Authentication) door Google uitgevoerd vanuit datacentra in de Verenigde Staten en is onze e-mailprovider (Resend) in de VS gevestigd. In die gevallen zorgen we voor een gelijkwaardig beschermingsniveau via juridische waarborgen.

• EU-modelcontractbepalingen (SCC's) en, voor doorgiften vanuit het VK, het UK Addendum of de International Data Transfer Agreement (IDTA)
• Adequaatheidsbesluiten waar beschikbaar (waaronder de adequaatheidsbesluiten EU–VK, verlengd in december 2025)
• Technische waarborgen, waaronder versleuteling tijdens verzending (TLS) en in rust (AES-256)

Vowly Event is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16. Als je merkt dat een minderjarige ons persoonsgegevens heeft verstrekt zonder toestemming van een ouder, neem dan contact op met support@vowly.co, dan zullen we deze onmiddellijk verwijderen.

We hanteren een gelaagd beveiligingsprogramma om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Zie onze speciale Beveiligingspagina voor alle details.

• Versleuteling tijdens verzending (HTTPS/TLS) voor alle verbindingen
• AES-256-versleuteling in rust voor onze database en bestandsopslag (door Google Cloud beheerde versleuteling)
• Toegangsregels aan de serverzijde bij elke lees- en schrijfbewerking — alleen jij en de teamleden die je uitdrukkelijk uitnodigt, hebben toegang tot je evenementen
• Inloggen en wachtwoorden worden afgehandeld door Firebase Authentication; wij zien of bewaren je wachtwoord nooit
• Misbruikbescherming met rate limiting, verzoekattestatie (App Check / reCAPTCHA) en auditlogging
• Procedures voor incidentrespons met melding van inbreuken binnen 72 uur

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in wetgeving, regelgeving of onze dienst weer te geven. Materiële wijzigingen worden ten minste 30 dagen voordat ze van kracht worden per e-mail aan geregistreerde gebruikers gecommuniceerd. De meest recente versie is altijd beschikbaar op vowly.co/privacy.

Als je van mening bent dat we niet correct met je persoonsgegevens zijn omgegaan, neem dan contact met ons op via support@vowly.co met "klacht" in de onderwerpregel — dit is ons klachtenkanaal voor gegevensbescherming op grond van section 164A van de UK Data Protection Act 2018. We bevestigen de ontvangst van je klacht binnen 30 dagen (meestal veel sneller), onderzoeken deze en laten je zonder onnodige vertraging de uitkomst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij het Britse Information Commissioner's Office (ico.org.uk) — bij voorkeur nadat je ons de kans hebt gegeven het recht te zetten — of bij je lokale EU-toezichthoudende autoriteit.

Voor privacygerelateerde vragen, klachten of het uitoefenen van je gegevensrechten kun je contact opnemen met ons privacyteam op support@vowly.co of schrijven naar: Privacy Team, CKR Technology Group Ltd, Unit A, 82 James Carter Road, Mildenhall, Suffolk IP28 7DE, Verenigd Koninkrijk. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij het Britse Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk — of bij je lokale EU-toezichthoudende autoriteit.