- Bepaal eerst het totaal, uit wat je hebt en wat je bereid bent te lenen of aan te nemen; verdeel het pas daarna. Een budget dat uit offertes is opgebouwd, is een wensenlijst.
- Ongeveer de helft van de meeste bruiloftsbudgetten gaat naar de locatie en de catering, en beide schalen mee met het aantal gasten. De gastenlijst is de grootste hefboom van het budget.
- Vaste posten (fotograaf, kleding, ringen, muziek) kosten hetzelfde bij 40 gasten en bij 140; posten per persoon (eten, drinken, taart, bedankjes, drukwerk) niet.
- Houd een post onvoorzien van vijf tot tien procent aan en geef die als laatste uit, niet als eerste.
- Houd per post drie getallen bij: gepland, betaald, resterend. In Vowly Event doet het budget precies dat, gevoed door betalingstaken.
Bepaal het totaal vóór de eerste offerte
De volgorde doet ertoe. Stellen die eerst offertes verzamelen, houden een budget over dat de som van die offertes is, en dat is altijd meer dan ze van plan waren uit te geven, omdat elke leverancier offreerde voor de bruiloft die hij voor zich zag en niet voor de bruiloft die jij kunt betalen. Begin in plaats daarvan met drie getallen: wat je ervoor gespaard hebt, wat elke familie heeft aangeboden, en wat je bereid bent er elke maand bij te leggen tussen nu en de dag zelf. De som is het totaal. Je mag erop terugkomen; je hoort het niet te ontdekken.
Beslis daarna wat het totaal moet dekken. Sommige stellen rekenen de huwelijksreis en de ringen mee; andere houden ze erbuiten. Sommige rekenen het verlovingsfeest mee. Zet de lijst van wat erin zit en wat erbuiten valt op de eerste pagina van het budget, want de helft van de ruzies over geld in het jaar daarna gaat eigenlijk over die lijst.
Waar het geld heen gaat
De verdeling hieronder is een startpunt waar de meeste bruiloften naartoe bewegen, geen statistiek. Misschien zit de catering bij je locatie inbegrepen, misschien is je neef de fotograaf, misschien wil je helemaal geen bloemen. Schuif met de percentages; wat telt is dat het totaal het totaal blijft.
| Post | Startpercentage | Beweegt mee met het aantal gasten? | Wat het meestal dekt |
|---|---|---|---|
| Locatie | 20% | Deels | Huur van de ruimtes, meubilair, personeel, soms de bar |
| Catering en drank | 28% | Ja | Eten per persoon, drank per persoon of als pakket, bediening, kurkengeld |
| Fotografie en video | 10% | Nee | Uren dekking, tweede fotograaf, album, nabewerking |
| Kleding en beauty | 8% | Nee | Jurk, pak, schoenen, vermaken, haar en make-up met proefsessies |
| Muziek en entertainment | 6% | Nee | Band of dj, muzikanten bij de ceremonie, huur van geluid |
| Bloemen en decoratie | 8% | Deels | Boeketten, ceremonie- en tafelbloemen, huurartikelen, verlichting |
| Drukwerk en papierwaren | 2% | Ja | Uitnodigingen als je ze drukt, menukaarten, naamkaartjes, borden; digitaal drukt dit omlaag |
| Taart | 2% | Ja | Lagen op maat van het aantal gasten, bezorging, taartstandaard |
| Vervoer | 3% | Deels | Auto's voor het paar en het gezelschap, een bus voor gasten |
| Ringen | 4% | Nee | Twee ringen, graveren, vermaken |
| Onvoorzien | 9% | Nee | De post die je als laatste uitgeeft: uitloop, een extra tafel, het ding dat je vergat |
Het aantal gasten is de grootste hefboom
Ruwweg de helft van het budget wordt per persoon uitgegeven: eten, drinken, taart, bedankjes, drukwerk, een deel van de locatie en een deel van de decoratie. Daarmee is de gastenlijst de enige beslissing die het totaal meer beweegt dan welke onderhandeling met een leverancier ook. Tien gasten minder is tien diners, tien drankpakketten, tien stoelen en een tiende van de bloemen op een tafel. De gids over de gastenlijst heeft de regels voor het schrappen; het budget moet de kosten van elke naam zichtbaar maken, en dat is precies wat het bedrag per gast in de rekentool doet.
De andere posten liggen vast, of bijna. Een fotograaf kost hetzelfde bij veertig gasten als bij honderdveertig; net als de jurk, de band en de ringen. Een kleine bruiloft geeft daardoor een groter deel uit aan de vaste posten en een kleiner deel per persoon, en daarom ziet de verdeling bij veertig gasten er anders uit dan die bij tweehonderd; de voorbeeldenpagina laat beide zien.
Vast, per persoon, en de posten die mensen vergeten
- Vast: fotograaf en videograaf, kleding, ringen, band of dj, de vergoeding van de trouwambtenaar, de leges van de gemeente, het vervoer van het paar, haar en make-up.
- Per persoon: catering, drank, taart, bedankjes, drukwerk, huur van stoelen en linnengoed, een deel van de locatiehuur als die per aantal wordt gestaffeld.
- Vaak vergeten: bedieningstoeslagen en btw op offertes met nettoprijzen, bezorg- en opbouwkosten, uitloop bij de locatie en de band, fooien, de brunch de dag erna, het reinigen van de jurk, het gastenboek en de borden, porto als je drukt, trouwverzekering, cadeaus voor het bruiloftsgezelschap en de ouders.
- Geld dat terug kan komen: borg die je terugkrijgt op huurartikelen, niet gebruikte drankpakketten, het verschil tussen de aantallen die je boekte en de aantallen die kwamen, als het contract van de cateraar dat toestaat.
Aanbetalingen, restbedragen en de laatste maand
Een bruiloft wordt op drie momenten betaald: aanbetalingen bij het boeken, vaak een jaar van tevoren; restbedragen in de laatste maand; en contant geld op de dag zelf voor de paar leveranciers die daarom vragen. Het budget moet die drie allemaal laten zien, anders komt de laatste maand aan met restbedragen die samen meer zijn dan wat er nog is. Noteer per post het afgesproken totaal, de betaalde aanbetaling en wanneer het restbedrag vervalt; de som van de restbedragen die in de laatste dertig dagen vervallen, is het getal dat je in maand zes moet kennen.
Houd per post drie getallen bij, niet één: gepland, betaald en resterend. Gepland is het afgesproken totaal; betaald is wat van de rekening is gegaan; resterend is wat er nog moet, en het totaal daarvan over alle posten is het enige getal dat je vertelt of het budget nog sluit. Een budget dat alleen geplande bedragen bijhoudt, is een plan; een dat betaald en resterend bijhoudt, is een budget.
Tien manieren waarop budgetten misgaan
- Offertes optellen en dat het budget noemen.
- Het cateringcontract tekenen voordat de gastenlijst echt is.
- Nettoprijzen lezen als eindprijzen; btw en bediening leggen er een vijfde tot een kwart bovenop.
- Geen post onvoorzien, waardoor de eerste verrassing uit de huwelijksreis komt.
- De huwelijksreis en de ringen in januari meetellen in het totaal en in juni niet meer.
- Bezorging, opbouw en uitloop vergeten, die nooit in de genoemde prijs zitten.
- Alleen geplande bedragen bijhouden en de restbedragen pas in de laatste maand ontdekken.
- Aanbetalingen doen vanaf een gedeelde rekening die niemand nakijkt.
- Elke familie gasten laten toevoegen zonder er geld bij te doen.
- Laat beslissen; elke beslissing in de laatste twee maanden kost meer.
Alles op één plek bijhouden
De rekentool op de volgende pagina geeft je de verdeling voor je eigen totaal en aantal gasten, en de voorbeeldenpagina zet drie bruiloften van verschillende grootte naast elkaar. Om het echte werk bij te houden heeft het budget van Vowly Event een gepland budget, een kostenpost per uitgave met een categorie en of die betaald is, en een doorlopend overzicht van gepland, betaald en resterend; betalingstaken met een bedrag en een vervaldatum voeden het, zodat het restbedrag voor de bloemist in de laatste maand één regel is in zowel de checklist als het budget. Plannen is gratis, zonder tijdslimiet.
FAQ
- Wat kost een bruiloft?
- Wat het aantal gasten en de locatie beslissen; er is geen enkel getal dat iets zegt over jouw bruiloft. Bepaal het totaal uit wat je hebt en wat families aanbieden, en verdeel het daarna; de rekentool laat de verdeling voor je eigen cijfers zien.
- Welk deel van een bruiloftsbudget gaat naar de locatie en het eten?
- Ongeveer de helft, bij de meeste bruiloften: de locatie zo'n vijfde en de catering met drank iets meer dan een kwart. Beide schalen mee met het aantal gasten, en daarom is de gastenlijst de grootste hefboom op het totaal.
- Hoeveel houd ik aan voor onvoorzien?
- Vijf tot tien procent van het totaal, als laatste uitgegeven. Het dekt uitloop, een extra tafel, btw die je over het hoofd zag op een netto-offerte en het ding dat je vergat.
- Wat kost hetzelfde, ongeacht het aantal gasten?
- De fotograaf, de kleding, de ringen, de band of dj, de trouwambtenaar, de leges, het vervoer van het paar en haar en make-up. Alles wat gegeten, gedronken, gedrukt of op gezeten wordt, gaat per persoon.
- Wat vergeten mensen in een bruiloftsbudget?
- Btw en bediening op netto-offertes, bezorg- en opbouwkosten, uitloop, fooien, de brunch de dag erna, het reinigen van de jurk, porto, trouwverzekering en cadeaus voor het bruiloftsgezelschap.
- Kan ik mijn bruiloftsbudget bijhouden in Vowly Event?
- Ja, gratis en zonder tijdslimiet: een gepland budget, kostenposten met een categorie en een vinkje betaald, een overzicht van gepland, betaald en resterend, en betalingstaken die het voeden. Op iOS, Android en het web.