Uitnodigingen voor zakelijke evenementen
professioneel, van begin tot eind.
Een lancering, een offsite, een klantendiner: één verzorgde pagina draagt de uitnodiging, de agenda en de RSVP’s, met de controle die een bedrijfsevenement echt nodig heeft.
Lancering, een van de vier thema’s van dit type evenement.
Vier thema’s gemaakt voor zakelijke evenementen
Bekijk alle 40 thema’s
Wat er bij de uitnodiging hoort
Serieus ontwerp, geen clipart
Lancering, Top, Gala en Receptie: ingetogen, typografische thema’s die vanzelfsprekend naast je merk passen.
Organiseer het als team
Nodig collega’s uit met bewerk- of leesrechten, zodat de gastenlijst, de agenda en de cijfers samen worden beheerd, niet in iemands inbox.
Agenda en vragen & antwoorden
De gastenpagina draagt het programma, de routebeschrijving en een vragen-en-antwoordsectie, zodat deelnemers de organisator niet steeds dezelfde drie vragen mailen.
Controle en compliance
RSVP-deadlines, capaciteitslimieten en een optionele pincode houden de lijst exact en het evenement besloten, met gegevens gehost in de EU onder de AVG.
Zakelijke uitnodiging: van nieuwjaarsborrel tot klantevent
De zakelijke agenda in Nederland en Vlaanderen heeft vaste pieken, en daar moet je timing omheen. Een kerstborrel of kerstdiner nodig je in oktober of begin november uit, want in december is elke vrijdag bezet. De nieuwjaarsborrel in januari kondig je aan vóór de kerstvakantie, anders landt de uitnodiging tussen de ongelezen mails van twee weken. Voor een klantevent, een opening van een nieuw pand of een jubileum stuur je drie maanden vooraf een save the date en zes tot acht weken vooraf de uitnodiging; een interne borrel heeft genoeg aan drie tot vier weken. Een personeelsfeest mag informeler klinken dan een relatie-evenement, maar heeft dezelfde feiten nodig.
Nederlandse gasten willen het concreet: een begin- en een eindtijd, het adres met parkeren of de bereikbaarheid met het openbaar vervoer, de kledingvoorschriften, en of partners of introducés welkom zijn. Vraag om aanmelden vóór een vaste datum, en vraag ook om afmelden; wie het netjes laat weten, is precies de gast die je volgend jaar weer wilt. Vraag alleen wat je echt nodig hebt, zoals dieetwensen, en geen geboortedatum of functie die je niet gebruikt. Formuleringen voor elk soort bijeenkomst staan bij de tekst voor een zakelijke uitnodiging.
Vowly Event geeft een bedrijfsevenement de controle die het nodig heeft: een reactiedatum, een maximum aantal deelnemers met een wachtlijst, een pincode, en de optie dat alleen persoonlijke links kunnen reageren. Collega’s plannen mee als teamlid (teamuitnodigingen horen bij Premium en zitten niet in de proefperiode), en met Premium gaat de deelnemerslijst als bijlage per e-mail naar jou, om door te sturen aan de locatie of de cateraar; ook die export zit niet in de proefperiode. Hoe je van aanmeldingen naar een aantal komt dat klopt, lees je in aanmelding bedrijfsevenement.
Vragen voordat je begint
Kunnen alleen de mensen die we uitnodigen zich aanmelden?
Ja. Met de instelling dat alleen uitgenodigde gasten kunnen reageren, nemen de gedeelde link en de QR-code geen aanmeldingen aan: ze tonen het ontwerp en een melding dat de uitnodiging persoonlijk is. Elke deelnemer reageert via zijn eigen link, dus een doorgestuurde mail zet geen extra naam op je lijst.
Hoe vraag je gasten zich aan of af te melden?
Met een vaste datum en één duidelijke knop: ‘Laat je vóór 14 november weten of je erbij bent?’ Gasten reageren met ja of nee in de browser, zonder account. Wie per e-mail is uitgenodigd en nog niet reageerde, stuur je met één knop zelf een herinnering; automatisch gebeurt dat niet.
Kan ik het aantal deelnemers beperken?
Ja. Met een capaciteit sluiten de aanmeldingen zodra het maximum aantal personen bereikt is, en met een wachtlijst komen latere aanmeldingen daarop terecht in plaats van te worden afgewezen. Niemand schuift automatisch door; jij kiest wie een vrijgekomen plaats krijgt. Een maximum instellen kan met Premium of in de proefperiode van 14 dagen.
Waar worden de gegevens van onze gasten bewaard?
In de Europese Unie: de database in België en Nederland, de bestanden in EU-opslag en de backend in Frankfurt. Het inloggen en het versturen van e-mails lopen via dienstverleners in de Verenigde Staten, met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt. Gasten maken geen account aan.
Kan ik de uitnodiging via WhatsApp versturen?
Ja. De uitnodiging is een weblink en gaat als elke andere link de groepsapp in of naar elke gast apart, met een voorbeeld van de kaart. Dezelfde link werkt per e-mail en als gedrukte QR-code.
Hebben gasten een app nodig?
Nee. Gasten openen de link in elke browser, in hun eigen taal, en antwoorden daar met het aantal personen en dieetwensen. Niets te installeren, geen account nodig.
Wat is gratis en wat is betaald?
De uitnodiging ontwerpen en het evenement plannen is gratis, zonder tijdslimiet: alle 40 thema’s, onbeperkt evenementen. De link publiceren, antwoorden verzamelen en de gastenpagina zijn de betaalde kant, vanaf € 7,99 per maand of € 39,99 per jaar, met 14 dagen om het te proberen. De drukklare QR-code, teamuitnodigingen, export en een eigen linkadres horen bij het abonnement zelf.
Van save-the-date tot definitief gastenaantal
Deel één link met het team of de klantenlijst en zie bevestigingen, dieetwensen en aantallen in realtime binnenkomen.
Klaar wanneer
jij dat bent.
Maak je eerste uitnodiging in enkele minuten. Plannen is gratis en zonder tijdslimiet; de gastenkant probeer je 14 dagen gratis, op iPhone, Android of gewoon in je browser.
