Digitale uitnodigingen
voor elk feest.

Een digitale uitnodiging is geen plaatje van een kaart dat je als bijlage verstuurt. Het is een pagina op het web met een eigen adres: de datum, de tijd, de locatie met een kaart, de dresscode, het programma van de dag en een reactieformulier dat rechtstreeks in je gastenlijst schrijft. Het adres reist als link of als QR-code, en een gast die het opent, ziet de uitnodiging in de taal waarop zijn telefoon staat, op welk scherm hij ook heeft. Niets te downloaden, geen account, geen app.

Dat verschil is de hele kern. Een plaatje kan je niet vertellen wie het gezien heeft, kan geen reactie verzamelen, kan niet meer gecorrigeerd worden als het eenmaal verstuurd is, en kan een gast in Lissabon niet dezelfde pagina in het Portugees laten zien die een gast in Berlijn in het Duits leest. Een pagina kan dat wel, en omdat de pagina en de gastenlijst één systeem zijn, landt de reactie waar de tafelschikking, het menu en de export voor de cateraar al uit lezen.

De regels zijn ouder dan het web. Zeg wie er uitnodigt, waarvoor, wanneer, waar, en hoe je kunt reageren. Al het andere is toon en vormgeving. De details hieronder zijn waarvoor gasten naar de pagina terugkomen, dus zet ze waar ze in één keer scrollen te vinden zijn.

De meeste uitnodigingen gaan tegenwoordig via WhatsApp, want daar zit de familiegroep al. Een link die je in de groep plakt, opent de uitnodiging voor iedereen tegelijk, en een link die je één-op-één stuurt, draagt een persoonlijk berichtje. E-mail werkt voor collega's en voor oudere gasten, en houdt iets vast. De gedrukte kaart is niet verdwenen; hij draagt nu een QR-code die dezelfde pagina opent, zodat het aandenken en het reactieformulier één uitnodiging zijn.

Welke weg je ook kiest, de pagina is dezelfde en de reactie wordt op dezelfde plek geteld. Een gast die de kaart kreeg en een gast die de link kreeg, vullen hetzelfde formulier in, en de gastheer ziet één lijst.

Het reactieformulier vraagt wat jij instelt: komt wel of niet, met hoeveel personen en hun namen, dieetwensen, een menukeuze uit je eigen menu als je dat aanzet, of ze een kamer nodig hebben, en bij een evenement met meerdere onderdelen, welke onderdelen ze bijwonen. Elk antwoord landt in de gastenlijst op het moment dat het verstuurd wordt, de gast krijgt een bevestiging in zijn taal met een agendabestand, en een gast die van gedachten verandert, past dezelfde reactie aan in plaats van een tweede bericht te sturen.

Je stelt een reactiedatum in en het formulier sluit zichzelf als die verstrijkt; je stelt een capaciteit in en het formulier neemt geen ja's meer aan als die bereikt is; je kunt een pincode toevoegen als de link niet openbaar mag zijn. De volledige gids over reacties, formuleringen en reactiedata is een pagina op zich.

Een bruiloft in Europa heeft zelden gasten die allemaal dezelfde taal lezen. De uitnodigingspagina verschijnt in de taal waarop de browser van de gast staat, in het Engels, Duits, Frans, Italiaans, Spaans, Nederlands, Pools, Portugees en Turks, en het reactieformulier, de bevestigingsmail en het agendabestand volgen. Jij schrijft de uitnodiging één keer, in je eigen woorden; de interface eromheen, de knoppen, de labels en de datums, verandert mee met de lezer.

De tien evenementtypes hierboven zijn geen versiering. Het type dat je kiest, bepaalt uit welke vier thema's je kiest, of de pagina opent met de namen van de gastheren of met de titel van het evenement (bruiloften en verlovingen openen met de namen), en de accentkleur van het gastenportaal. Wat het reactieformulier vraagt, stel je bij elk type zelf in: aanwezigheid, groepsgrootte en namen, dieetwensen, een menukeuze, overnachting en de onderdelen van de dag, elk in een minuut aan of uit te zetten. Een bruiloft zet er meestal de meeste aan; een zakelijke keynote wil eerder een reactiedatum en een capaciteit dan een menu; een babyshower wil één reactie per huishouden in plaats van per gezelschap.