- Legen Sie zuerst die Summe fest, aus dem, was Sie haben und was Sie zu leihen oder anzunehmen bereit sind; teilen Sie sie erst danach auf. Ein Budget aus Angeboten ist ein Wunschzettel.
- Rund die Hälfte der meisten Hochzeitsbudgets sind Location und Catering, und beide wachsen mit der Gästezahl. Die Gästeliste ist der größte Hebel im Budget.
- Feste Posten (Fotograf, Outfit, Ringe, Musik) kosten bei 40 Gästen dasselbe wie bei 140; Posten pro Kopf (Essen, Getränke, Torte, Gastgeschenke, Papeterie) nicht.
- Halten Sie einen Puffer von fünf bis zehn Prozent frei und geben Sie ihn zuletzt aus, nicht zuerst.
- Verfolgen Sie pro Posten drei Zahlen: geplant, bezahlt, übrig. Genau das tut das Budget in Vowly Event, gespeist von Zahlungsaufgaben.
Legen Sie die Summe fest, bevor das erste Angebot kommt
Die Reihenfolge zählt. Paare, die zuerst Angebote sammeln, landen bei einem Budget, das die Summe der Angebote ist, und das ist immer mehr, als sie ausgeben wollten, denn jeder Dienstleister hat für die Hochzeit kalkuliert, die er sich vorgestellt hat, nicht für die, die Sie sich leisten können. Fangen Sie stattdessen mit drei Zahlen an: was Sie dafür gespart haben, was jede Familie zugesagt hat, und was Sie von heute bis zum Tag jeden Monat dazulegen können. Diese Summe ist das Gesamtbudget. Sie darf später überdacht werden; sie sollte nicht erst entdeckt werden.
Entscheiden Sie dann, was diese Summe abdecken muss. Manche Paare rechnen Hochzeitsreise und Ringe hinein, andere lassen sie außen vor. Manche zählen die Verlobungsfeier dazu. Schreiben Sie auf die erste Seite des Budgets, was drin ist und was nicht, denn die Hälfte der Geldstreitigkeiten im folgenden Jahr sind in Wahrheit Streitigkeiten über diese Liste.
Wohin das Geld geht
Die Aufteilung unten ist ein Startpunkt, auf den die meisten Hochzeiten zulaufen, keine Statistik. Vielleicht ist bei Ihrer Location das Catering dabei, vielleicht fotografiert Ihr Cousin, vielleicht wollen Sie gar keine Blumen. Verschieben Sie die Anteile; wichtig ist nur, dass die Summe die Summe bleibt.
| Posten | Startanteil | Wächst mit der Gästezahl? | Was meist dazugehört |
|---|---|---|---|
| Location | 20 % | Teilweise | Miete der Räume, Mobiliar, Personal, manchmal die Bar |
| Catering und Getränke | 28 % | Ja | Essen pro Kopf, Getränke pro Kopf oder als Pauschale, Service, Korkgeld |
| Foto und Video | 10 % | Nein | Stunden vor Ort, zweiter Fotograf, Album, Bearbeitung |
| Outfit und Styling | 8 % | Nein | Kleid, Anzug, Schuhe, Änderungen, Haare und Make-up mit Proben |
| Musik und Unterhaltung | 6 % | Nein | Band oder DJ, Musik zur Trauung, Tonanlage |
| Blumen und Deko | 8 % | Teilweise | Sträuße, Blumen für Trauung und Tische, Mietartikel, Licht |
| Papeterie und Druck | 2 % | Ja | Einladungen, wenn gedruckt, Menükarten, Platzkarten, Schilder; digital senkt das |
| Torte | 2 % | Ja | Etagen nach Gästezahl, Lieferung, Tortenständer |
| Transport | 3 % | Teilweise | Autos für das Paar und die Trauzeugen, ein Bus für die Gäste |
| Ringe | 4 % | Nein | Zwei Ringe, Gravur, Weitenänderung |
| Puffer | 9 % | Nein | Der Posten, den Sie zuletzt ausgeben: Überstunden, ein Tisch mehr, das Vergessene |
Die Gästezahl ist der größte Hebel
Ungefähr die Hälfte des Budgets wird pro Kopf ausgegeben: Essen, Getränke, Torte, Gastgeschenke, Papeterie, ein Teil der Location und ein Teil der Deko. Damit ist die Gästeliste die eine Entscheidung, die die Summe stärker bewegt als jede Verhandlung mit einem Dienstleister. Zehn Gäste weniger sind zehn Essen, zehn Getränkepauschalen, zehn Stühle und ein Zehntel Tischblumen. Der Leitfaden zur Gästeliste hat die Regeln fürs Streichen; die Aufgabe des Budgets ist es, die Kosten jedes einzelnen Namens sichtbar zu machen, und genau das tut die Zahl pro Gast im Rechner.
Die übrigen Posten sind fest oder fast fest. Ein Fotograf kostet bei vierzig Gästen so viel wie bei hundertvierzig; beim Kleid, bei der Band und bei den Ringen ist es genauso. Eine kleine Hochzeit gibt deshalb einen größeren Anteil für die festen Posten aus und einen kleineren pro Kopf, und darum sieht die Aufteilung für vierzig Gäste anders aus als die für zweihundert; die Beispielseite zeigt beide.
Fest, pro Kopf, und die Posten, die man vergisst
- Fest: Fotograf und Videograf, Outfit, Ringe, Band oder DJ, Honorar für Trauredner oder Standesamt, die Anmeldung der Eheschließung, der Transport des Paares, Haare und Make-up.
- Pro Kopf: Catering, Getränke, Torte, Gastgeschenke, gedruckte Papeterie, Miete von Stühlen und Textilien, ein Teil der Locationmiete, wenn sie nach Personenzahl gestaffelt ist.
- Oft vergessen: Service und Mehrwertsteuer bei Angeboten mit Nettopreisen, Liefer- und Aufbaukosten, Überstunden für Location und Band, Trinkgeld, der Brunch am Tag danach, die Reinigung des Kleides, Gästebuch und Schilder, Porto, wenn Sie drucken, die Hochzeitsversicherung, Geschenke für die Trauzeugen und die Eltern.
- Geld, das zurückkommen kann: Kautionen für Mietartikel, nicht genutzte Getränkepauschalen, die Differenz zwischen der gebuchten und der erschienenen Personenzahl, wenn der Vertrag mit dem Caterer das zulässt.
Anzahlungen, Restbeträge und der letzte Monat
Eine Hochzeit wird in drei Momenten bezahlt: Anzahlungen bei der Buchung, oft ein Jahr vorher; Restbeträge im letzten Monat; und Bargeld am Tag selbst für die wenigen Dienstleister, die es so wollen. Das Budget muss alle drei zeigen, sonst kommt der letzte Monat mit Restbeträgen, die zusammen mehr ergeben, als noch da ist. Halten Sie für jeden Posten fest, was vereinbart ist, welche Anzahlung geflossen ist und wann der Rest fällig wird; die Summe der Restbeträge, die in den letzten dreißig Tagen fällig werden, ist die Zahl, die Sie ab Monat sechs kennen sollten.
Verfolgen Sie pro Posten drei Zahlen, nicht eine: geplant, bezahlt und übrig. Geplant ist der vereinbarte Betrag; bezahlt ist, was das Konto verlassen hat; übrig ist, was noch aussteht, und die Summe daraus über alle Posten ist die einzige Zahl, die sagt, ob das Budget noch aufgeht. Ein Budget, das nur geplante Beträge verfolgt, ist ein Plan; eines, das bezahlt und übrig verfolgt, ist ein Budget.
Zehn Wege, wie Budgets schiefgehen
- Angebote addieren und das Ergebnis Budget nennen.
- Den Catering-Vertrag unterschreiben, bevor die Gästeliste steht.
- Nettopreise für Endpreise halten; Mehrwertsteuer und Service kommen mit einem Fünftel bis einem Viertel dazu.
- Kein Puffer, sodass die erste Überraschung von der Hochzeitsreise abgeht.
- Hochzeitsreise und Ringe im Januar mitzählen und im Juni nicht mehr.
- Lieferung, Aufbau und Überstunden vergessen, die nie im ausgewiesenen Preis stecken.
- Nur geplante Beträge verfolgen und die Restbeträge erst im letzten Monat entdecken.
- Anzahlungen von einem gemeinsamen Konto zahlen, das niemand abgleicht.
- Jede Familie Gäste hinzufügen lassen, ohne dass Geld dazukommt.
- Spät entscheiden; jede Entscheidung in den letzten zwei Monaten kostet mehr.
Alles an einem Ort verfolgen
Der Rechner auf der nächsten Seite gibt Ihnen die Aufteilung für Ihre eigene Summe und Ihre Gästezahl, und die Beispielseite zeigt drei Hochzeiten unterschiedlicher Größe nebeneinander. Für die echte Nachverfolgung hält das Budget in Vowly Event ein geplantes Budget bereit, eine Kostenposition je Ausgabe mit Kategorie und Häkchen für bezahlt und eine laufende Übersicht aus Geplant, Bezahlt und Übrig; Zahlungsaufgaben mit Betrag und Fälligkeit fließen hinein, sodass der Restbetrag für den Floristen im letzten Monat eine Zeile in der Checkliste und im Budget zugleich ist. Die Planung ist ohne zeitliche Begrenzung kostenlos.
FAQ
- Was kostet eine Hochzeit?
- Das, was Gästezahl und Location entscheiden; es gibt keine einzelne Zahl, die für Ihre Hochzeit etwas bedeutet. Legen Sie die Summe aus dem fest, was Sie haben und was die Familien zusagen, und teilen Sie sie dann auf; der Rechner zeigt die Aufteilung für Ihre eigenen Zahlen.
- Wie viel Prozent des Hochzeitsbudgets gehen für Location und Essen drauf?
- Bei den meisten Hochzeiten rund die Hälfte: die Location etwa ein Fünftel, Catering mit Getränken etwas mehr als ein Viertel. Beides wächst mit der Gästezahl, und darum ist die Gästeliste der größte Hebel auf die Summe.
- Wie viel Puffer sollte ich einplanen?
- Fünf bis zehn Prozent der Summe, zuletzt ausgegeben. Er deckt Überstunden, einen Tisch mehr, die Mehrwertsteuer, die Sie in einem Nettoangebot übersehen haben, und das eine Vergessene.
- Was kostet unabhängig von der Gästezahl dasselbe?
- Der Fotograf, das Outfit, die Ringe, Band oder DJ, der Trauredner, die Formalitäten auf dem Standesamt, der Transport des Paares sowie Haare und Make-up. Alles, was gegessen, getrunken, gedruckt wird oder worauf jemand sitzt, zählt pro Kopf.
- Was wird im Hochzeitsbudget am häufigsten vergessen?
- Mehrwertsteuer und Service bei Nettoangeboten, Liefer- und Aufbaukosten, Überstunden, Trinkgeld, der Brunch am Tag danach, die Reinigung des Kleides, Porto, die Hochzeitsversicherung und Geschenke für die Trauzeugen.
- Kann ich mein Hochzeitsbudget in Vowly Event verfolgen?
- Ja, ohne zeitliche Begrenzung kostenlos: ein geplantes Budget, Kostenpositionen mit Kategorie und Häkchen für bezahlt, eine Übersicht aus Geplant, Bezahlt und Übrig sowie Zahlungsaufgaben, die hineinfließen. Auf iOS, Android und im Web.