- Buchen Sie zuerst, was nur einmal stattfinden kann: Location, Standesamt oder Trauredner, Fotograf, Caterer. Alles andere richtet sich nach diesen vier.
- Zwölf Monate vorher ist entspannt, sechs sind realistisch, drei sind ein Sprint. Die 6-Monats-Seite zeigt, was Sie streichen und was Sie verdichten.
- Die Gäste bestimmen das Geld. Fixieren Sie die Gästeliste, bevor Sie den Catering-Vertrag unterschreiben, und verschicken Sie die Einladungen acht Wochen vorher mit einer Antwortfrist.
- Die letzten zwei Wochen sind Bestätigungen, keine Entscheidungen. Wird in der Woche davor noch etwas entschieden, entscheiden Sie es und hören Sie auf.
- Geben Sie jeder Aufgabe ein Datum und eine verantwortliche Person. Eine Checkliste ohne Termine ist ein Wunschzettel; die App macht daraus Fälligkeiten, die Sie teilen können.
So nutzen Sie diese Checkliste
Lesen Sie einmal alles, bevor Sie anfangen, und arbeiten Sie dann nur den Abschnitt für den Monat, in dem Sie gerade sind. Die Reihenfolge unten ist eine Abhängigkeitsreihenfolge: Die Location legt das Datum fest, das Datum legt fest, welche Dienstleister Sie noch bekommen, die Gästeliste legt den Catering-Vertrag fest, der Catering-Vertrag legt fest, wie viel Budget für alles andere bleibt. Wer vorspringt, hat am Ende eine Band für einen Saal mit Lautstärkegrenze gebucht oder Einladungen gedruckt, bevor die Trauungszeit bestätigt war.
Zwei Dinge sind wichtiger als die einzelnen Punkte. Erstens braucht jede Aufgabe ein Datum und eine verantwortliche Person; zwei Verantwortliche sind niemand. Zweitens: Unterscheiden Sie Entscheidungen von Bestätigungen. Eine Entscheidung (welche Location, wie viele Gäste, welches Menü) gehört an den Anfang und fällt nur einmal. Eine Bestätigung (weiß der Florist, dass die Trauung auf drei Uhr verschoben wurde?) gehört ans Ende und passiert in den letzten zwei Wochen bei jedem Dienstleister. Späte Entscheidungen kosten Geld; ausgelassene Bestätigungen kosten den Tag.
Wenn Sie weniger als ein Jahr haben, stauchen Sie diese Liste nicht gleichmäßig. Manche Monate tragen Dinge, die sich nicht beschleunigen lassen, andere Dinge, die an einem Nachmittag erledigt sind. Die 6-Monats-Checkliste in diesem Leitfaden ist genau diese Verdichtung, schon für Sie gemacht.
12 Monate vorher: die vier Buchungen, die alles andere festlegen
Im ersten Monat geht es um die Dinge, die nur einmal stattfinden können und zuerst ausgebucht sind. Erledigen Sie sie in dieser Reihenfolge, denn jede engt die nächste ein.
- Einigen Sie sich zu zweit auf die Form des Tages: Größe (dreißig, achtzig, zweihundert), Jahreszeit, Stadt oder Land, eine Location oder zwei, formell oder locker. Alles Weitere leitet sich daraus ab.
- Legen Sie ein Gesamtbudget und eine harte Obergrenze fest, und klären Sie, wer was beisteuert. Teilen Sie es in grobe Anteile auf, bevor Sie Angebote haben, damit nicht das erste Angebot zum Budget wird.
- Entwerfen Sie die Gästeliste auf zehn Personen genau. Nicht die endgültige Liste, sondern die Zahl, für die Location und Caterer ausgelegt werden. Zählen Sie Personen, nicht Haushalte.
- Buchen Sie die Trauung: Standesamt, Kirche oder Trauredner. In vielen europäischen Städten sind standesamtliche Trauungen Monate im Voraus ausgebucht, und der Termin legt Ihr Datum fest.
- Buchen Sie die Location, oder die zwei Locations, wenn Trauung und Feier getrennt stattfinden. Fragen Sie vor der Unterschrift nach der Kapazität in Sitzplätzen, der Endzeit, der Lautstärkegrenze, der Regel zum hauseigenen Catering und den Anzahlungsbedingungen.
- Buchen Sie den Fotografen und, wenn Sie einen wollen, den Videografen. Gute sind in der Hauptsaison ein Jahr im Voraus vergeben.
- Buchen Sie den Caterer, wenn die Location nicht selbst bewirtet. Fragen Sie nach dem Preis pro Person inklusive Probeessen und nach dem Datum, bis zu dem die endgültige Gästezahl gebraucht wird.
- Schließen Sie eine Hochzeitsversicherung ab, wenn es sie in Ihrem Land gibt, bevor Sie die erste Anzahlung leisten.
- Legen Sie das Event in Ihrer Planungs-App an: Datum, Location, die vorläufige Gästeliste und diese Checkliste als Aufgaben mit Terminen.
9 bis 11 Monate vorher: die Menschen und der Look
Mit festem Datum und festen Räumen gehört das nächste Quartal den Dienstleistern, deren Kalender sich als Nächstes füllen, und den Entscheidungen, von denen andere Entscheidungen abhängen.
- Wählen Sie Trauzeugen und Brautjungfern und fragen Sie sie. Ihre Zahl beeinflusst die Aufstellung bei der Trauung, den Transport und die Blumen.
- Buchen Sie Band oder DJ, und gleichen Sie Lautstärkegrenze und Endzeit der Location mit dem Act ab, den Sie wollen.
- Buchen Sie den Floristen, oder entscheiden Sie, dass Blumen minimal bleiben, und stecken Sie das Geld woanders hin.
- Klären Sie die rechtlichen und kirchlichen Schritte der Trauung und alle Unterlagen mit Fristen: Dokumente aus dem Heimatland, die Anmeldefrist beim Standesamt, ein Ehevorbereitungskurs, falls verlangt.
- Schicken Sie allen auf der vorläufigen Liste eine Save-the-Date, vor allem Gästen, die anreisen. Eine digitale kostet nichts und trägt das Datum direkt in ihren Kalender.
- Fangen Sie mit Kleid oder Anzug an; Maßanfertigung braucht sechs Monate, Konfektion braucht immer noch Änderungen.
- Reservieren Sie ein Zimmerkontingent in einem Hotel nahe der Location, wenn Gäste anreisen; die Rückgabefristen zählen, notieren Sie sie.
- Entscheiden Sie, ob Kinder eingeladen sind und ob alleinstehende Gäste eine Begleitung mitbringen. Sagen Sie es einmal, auf der Einladung, später.
6 bis 8 Monate vorher: die Gästeseite nimmt Form an
Das ist die Mitte des Plans und der Punkt, an dem das Gästeerlebnis entworfen wird: was die Gäste sehen, essen, hören und unterschreiben. Jetzt fließt auch das Geld ernsthaft, also bekommt das Budget seine erste ehrliche Prüfung.
- Legen Sie die Gästeliste bis auf die Person fest, mit Adressen und, für die Einladung, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.
- Wählen Sie das Design der Einladung und schreiben Sie den Text: Namen, Datum, Uhrzeit, Orte, Dresscode, Antwortfrist, die Regeln zu Begleitung und Kindern. Die Formulierungsseite im RSVP-Leitfaden hat dreißig Zeilen zum Übernehmen.
- Entscheiden Sie, wie Gäste antworten: über ein Online-Antwortformular, eine Karte oder beides. Setzen Sie die Antwortfrist drei bis vier Wochen vor den Tag.
- Buchen Sie den Probetermin für die Zeremonie, wenn es eine Probe gibt, und den Transport für den Tag: Autos, ein Bus für die Gäste, die Frage nach dem letzten Zug.
- Buchen Sie Haare und Make-up, samt Probeterminen.
- Buchen Sie die Torte, oder entscheiden Sie, dass das Dessert vom Caterer kommt.
- Wählen Sie die Outfits für Trauzeugen und Brautjungfern und bestellen Sie sie; Sammelbestellungen dauern länger als Ihre eigene.
- Bestellen oder gestalten Sie die Drucksachen: Menükarten, Platzkarten, eine Sitzplan-Tafel, Schilder. Die Einladung kann einen QR-Code tragen, der das Online-Antwortformular öffnet.
- Prüfen Sie das Budget gegen die echten Angebote. Schieben Sie jetzt Geld zwischen den Posten, solange noch Spielraum ist.
- Planen Sie die Hochzeitsreise und prüfen Sie Pässe, Visa und Reisedaten gegen die Hochzeitswoche.
4 bis 5 Monate vorher: Menü, Musik, Ringe
Die Entscheidungen hier sind die angenehmen, und sie sind alle von der Sorte, die still liegen bleibt, wenn niemand sie verantwortet.
- Gehen Sie zum Probeessen und wählen Sie das Menü, inklusive der vegetarischen und der allergiesicheren Optionen, die das Antwortformular anbieten wird.
- Wählen und bestellen Sie die Eheringe; Gravur und Größenänderung dauern Wochen.
- Legen Sie die Lesungen und die Vortragenden fest, und die Musik für die Zeremonie selbst: Einzug, Unterschrift, Auszug.
- Bauen Sie die erste Version der Playlist für die Feier und die Nicht-spielen-Liste; geben Sie beides an Band oder DJ.
- Kaufen oder bestellen Sie die Schuhe, die Accessoires und alles, was vor dem Tag eingetragen werden muss.
- Organisieren Sie die Gastgeschenke, wenn Sie welche verteilen, oder entscheiden Sie sich dagegen und vermerken Sie es auf der Budgetzeile.
- Stimmen Sie die Fotoliste und die Momente ab, die nicht fehlen dürfen; sagen Sie dem Fotografen, wer die wichtigen Personen sind.
- Bestätigen Sie die Unterkunft für Sie beide für die Nacht davor und die Hochzeitsnacht.
2 bis 3 Monate vorher: die Einladungen gehen raus
Die Einladungen gehen acht Wochen vor dem Tag raus, mit einer Antwortfrist drei bis vier Wochen davor. Alles in diesem Abschnitt fließt entweder in die Einladung ein oder wartet auf die Antworten, die sie zurückbringt.
- Verschicken Sie die Einladungen, digital oder gedruckt, mit verlinktem Antwortformular oder beigelegter Antwortkarte. Notieren Sie, wer was bekommen hat.
- Veröffentlichen Sie die Gästeseite: Ablauf des Tages, Anfahrt und Parken, Hotels, Dresscode, ein Hinweis zu Geschenken, falls gewünscht, ein FAQ. Ein Link für alles, was Gäste fragen werden.
- Vereinbaren Sie die letzte Anprobe von Kleid oder Anzug für zwei bis drei Wochen vor dem Tag.
- Schreiben Sie den Ablauf der Zeremonie und das Eheversprechen, oder fangen Sie an; niemand schreibt ein Eheversprechen an einem Wochenende.
- Kaufen Sie Geschenke für Trauzeugen, Brautjungfern und Eltern, wenn Sie welche machen.
- Bestätigen Sie den Termin beim Standesamt und alle Unterlagen, die dort noch fehlen.
- Planen Sie die Sitzordnung auf Papier: welche Gruppen zusammensitzen, welche nicht. Der Sitzplan-Leitfaden hat die Regeln; der echte Plan wartet auf die Antworten.
- Prüfen Sie die Antworten wöchentlich und rufen Sie die Stillen nach der Antwortfrist an, einmal, herzlich.
1 Monat vorher: die endgültigen Zahlen
Die Antwortfrist verstreicht, die Gästezahl wird zu einer Zahl, und diese Zahl geht an alle, die pro Person abrechnen. Das ist der Monat der Summen.
- Haken Sie bei den letzten Antworten nach und schließen Sie die Liste. Wer nach Erinnerung und Anruf nicht geantwortet hat, ist ein Nein.
- Schicken Sie dem Caterer die endgültige Gästezahl, die Menüzahlen und die Liste der Unverträglichkeiten bis zu seiner Frist, meist sieben bis zehn Tage vorher.
- Vollenden Sie den Sitzplan aus der endgültigen Liste, und bestellen Sie Platzkarten und Sitzplan-Tafel.
- Schreiben Sie den Ablaufplan des Tages, Stunde für Stunde, mit einem Namen bei jeder Übergabe: wer die Ringe hat, wer die Band bezahlt, wer die Geschenke nach Hause bringt.
- Bezahlen Sie die Restbeträge, die vor dem Tag fällig sind, und notieren Sie, welche am Tag selbst bezahlt werden und in welcher Form.
- Gleichen Sie die Transportzeiten mit dem Ablaufplan ab, einschließlich der Frage, wie die letzten Gäste nach Hause kommen.
- Gehen Sie zur letzten Anprobe und holen Sie die Outfits ab; laufen Sie die Schuhe ein.
- Briefen Sie Trauzeugen, Brautjungfern und Eltern schriftlich über ihre Momente und ihre Zeiten.
Die letzten zwei Wochen: bestätigen, nicht entscheiden
Ab hier ist alles Bestätigung. Die Last-Minute-Seite in diesem Leitfaden ist die vollständige Liste für die zwei Wochen und den Tag selbst, mit dem Notfallkoffer; die wichtigsten Punkte stehen hier.
- Rufen Sie jeden Dienstleister mit dem Ablaufplan an und bestätigen Sie Ankunftszeit, Ansprechpartner am Tag und den fälligen Restbetrag.
- Schicken Sie den Gästen die letzten Details: Zeiten, noch einmal die Adresse, Parken, Dresscode; eine kurze Nachricht mit dem Link zur Gästeseite genügt.
- Packen Sie den Koffer für den Tag und die Tasche für die Hochzeitsreise; übergeben Sie Ringe, Unterlagen und das Bargeld für Restbeträge an die Person, die im Ablaufplan steht.
- Proben Sie die Zeremonie, wenn es eine Probe gibt, und essen Sie am Morgen des Tages etwas.
Nach dem Tag
Die Liste endet nicht um Mitternacht. Ein paar Dinge in den zwei Wochen danach vergisst man leicht, und es ist unangenehm, sich spät daran zu erinnern.
- Geben Sie Geliehenes zurück: Anzüge, Deko, den Tortenständer, das Auto.
- Verschicken Sie innerhalb eines Monats Dankeskarten, passend zu den Geschenken; die Geschenkliste in der App hält fest, wer was geschenkt hat.
- Bezahlen Sie die letzten Restbeträge und schreiben Sie die Bewertungen, von denen gute Dienstleister leben.
- Bestellen Sie das Album und die Abzüge, und teilen Sie die Gästefotos vom Tag.
- Erledigen Sie die Namensänderung, falls es eine gibt, und aktualisieren Sie die Dokumente, die den Namen tragen.
Was ausgebucht wird, in der Reihenfolge, in der es ausgebucht wird
Dienstleister mit einem Termin pro Tag sind zuerst ausgebucht. Die Tabelle zeigt die Reihenfolge, die sich für die meisten Paare bewährt, mit dem Monat, in den die Buchung gehört, und dem, wovon sie abhängt.
| Buchung | Wann | Hängt ab von | Vor der Unterschrift fragen |
|---|---|---|---|
| Trauung (Standesamt, Kirche, Trauredner) | 12 Monate | Jahreszeit, Stadt | Welche Termine frei sind; Anmeldefrist; Unterlagen |
| Location(s) | 12 Monate | Trauungstermin, Gästezahl | Sitzplätze, Endzeit, Lautstärkegrenze, Catering-Regel, Anzahlung |
| Fotograf / Videograf | 12 Monate | Datum | Abgedeckte Stunden, zweiter Fotograf, Lieferzeit |
| Caterer | 12 Monate | Location-Regel, Gästezahl | Preis pro Person, Probeessen, Frist für die endgültige Zahl |
| Band oder DJ | 9 bis 11 Monate | Lautstärkegrenze und Endzeit der Location | Set-Länge, Pausen, Umgang mit der Playlist |
| Florist | 9 bis 11 Monate | Location, Farben | Liefer- und Aufbauzeit, was geliehen ist und was bleibt |
| Kleid / Anzug | 9 Monate | Nichts | Vorlauf für Änderungen, Anprobetermine |
| Haare und Make-up | 6 bis 8 Monate | Datum, Größe der Gruppe | Probetermin, wie viele Personen, Startzeit |
| Torte | 6 bis 8 Monate | Gästezahl, Menü | Portionen pro Etage, Lieferung, Ständer |
| Transport | 6 bis 8 Monate | Orte, Zeiten | Wartezeit, Rückfahrten, Gästebus |
| Drucksachen | 4 bis 6 Monate | Text, Design | Korrekturabzug, Stückzahl, Kosten für Nachdruck |
| Ringe | 4 bis 5 Monate | Nichts | Vorlauf für Gravur und Größenänderung |
Zehn Fehler, die diese Checkliste verhindert
Jeder davon entsteht, weil eine Aufgabe im falschen Monat erledigt wurde.
- Einen Catering-Vertrag unterschreiben, bevor die Gästeliste steht, und dann dreißig ungegessene Menüs bezahlen.
- Einladungen drucken, bevor die Trauungszeit mit dem Standesamt bestätigt ist.
- Eine Band buchen, ohne nach Lautstärkegrenze und Endzeit der Location zu fragen.
- Die Antwortfrist in die Woche vor der Hochzeit legen, sodass keine Zeit zum Nachhaken und Platzieren bleibt.
- Den Sitzplan liegen lassen, bis die Antworten da sind, und ihn dann am Abend davor versuchen.
- Ein Maßoutfit bestellen, wenn weniger als sechs Monate bleiben.
- Die Anmeldefrist beim Standesamt vergessen und feststellen, dass das Datum rechtlich nicht möglich ist.
- Keinen Ablaufplan haben, sodass am Tag jede Frage beim Paar landet.
- Restbeträge am Tag in einer Form bezahlen wollen, die der Dienstleister nicht annimmt.
- Über Kinder und Begleitungen erst entscheiden, wenn die Gäste fragen, einer nach dem anderen.
Die Checkliste als Aufgaben mit Terminen
Eine Checkliste auf Papier ist ein guter Anfang und ein schlechtes System, weil nichts darauf ein Datum hat und niemand erinnert wird. Die Tabelle unten ist die ganze Liste mit einer Spalte für Monat, Verantwortliche und Status, und sie öffnet sich in Excel, Numbers und Google Sheets. In Vowly Event werden dieselben Punkte zu Aufgaben am Event: jede mit Fälligkeit, Priorität, Kategorie und, bei Zahlungen, einem Betrag, sortiert in heute, diese Woche und überfällig, und geteilt mit allen, die mit Ihnen planen. Die App-Seite in diesem Leitfaden zeigt, wie das funktioniert.
FAQ
- Wie früh sollte ich mit der Hochzeitsplanung anfangen?
- Zwölf Monate sind entspannt und lassen Sie die Dienstleister buchen, die zuerst ausgebucht sind: Trauung, Location, Fotograf, Caterer. Sechs Monate sind realistisch mit ein paar Kompromissen bei der Auswahl, und die 6-Monats-Checkliste in diesem Leitfaden zeigt, wo Sie verdichten. Unter drei Monaten ist es ein Sprint, der am besten bei kleinen Hochzeiten funktioniert.
- Was sollte ich zuerst buchen?
- Den Trauungstermin und die Location, in dieser Reihenfolge, weil sie zusammen das Datum festlegen. Dann Fotograf und Caterer, weil sie einen Termin pro Tag haben und zuerst voll sind. Alles andere richtet sich nach diesen vier.
- Wann sollten die Hochzeitseinladungen verschickt werden?
- Etwa acht Wochen vor dem Tag, mit einer Antwortfrist drei bis vier Wochen davor. Bei einer Hochzeit im Ausland oder mit Anreise schicken Sie eine Save-the-Date neun bis zwölf Monate vorher und die Einladung drei bis vier Monate vorher.
- Wann brauche ich die endgültige Gästezahl?
- Caterer wollen sie meist sieben bis zehn Tage vor der Hochzeit. Setzen Sie die Antwortfrist drei bis vier Wochen vor den Tag, damit eine Woche bleibt, um bei den stillen Gästen nachzuhaken, bevor die Zahl fällig ist.
- Gibt es eine Hochzeits-Checkliste zum Herunterladen?
- Ja. Die Tabelle auf dieser Seite enthält jede Aufgabe aus diesem Leitfaden mit Spalten für Monat, Verantwortliche, Fälligkeit, Status und Kosten. Sie öffnet sich in Excel, Numbers und Google Sheets.
- Kann ich diese Checkliste in der Vowly Event App nutzen?
- Ja. Aufgaben an einem Event tragen Fälligkeit, Priorität, Kategorie und, bei Zahlungen, einen Betrag, und sie werden in überfällig, heute, diese Woche und später sortiert. Heute legen Sie die Aufgaben selbst an; ein Import dieser Checkliste mit einem Tipp steht auf unserer Liste.
- Funktioniert diese Checkliste für eine Hochzeit in einem anderen Land?
- Die Reihenfolge ist überall dieselbe; der Papierkram nicht. Prüfen Sie die Anmeldefrist und die Unterlagen, die Ihr Standesamt oder Ihre Botschaft braucht, und rechnen Sie bei jedem Schritt einen Monat für Gäste dazu, die anreisen.
- Was, wenn wir mit weniger als sechs Monaten planen?
- Nutzen Sie die 6-Monats-Checkliste in diesem Leitfaden. Sie behält die vier Buchungen, die sich nicht beschleunigen lassen, streicht die Aufgaben, die nur existieren, weil Zeit da ist, und verdichtet den Rest auf Wochen.
- Ist die Planung in Vowly Event kostenlos?
- Ja. Aufgaben, Gästeliste, Budget, Sitzplan und Menü sind ohne zeitliche Begrenzung kostenlos. Die Gästeseite, also die Einladung veröffentlichen und Antworten einsammeln, ist der bezahlte Teil, ab 7,99 € im Monat mit 14 Tagen Testphase.