Digitale Einladungen
für jeden Anlass.

Eine digitale Einladung ist kein Bild einer Karte, das als Anhang verschickt wird. Sie ist eine Seite im Web mit eigener Adresse: Datum, Uhrzeit, Ort mit Karte, Dresscode, Programm des Tages und ein Antwortformular, das direkt in Ihre Gästeliste schreibt. Die Adresse reist als Link oder als QR-Code, und ein Gast, der sie öffnet, sieht die Einladung in der Sprache, auf die sein Handy eingestellt ist, auf dem Bildschirm, den er gerade hat. Nichts herunterladen, kein Konto, keine App.

Dieser Unterschied ist der Kern der Sache. Ein Bild kann Ihnen nicht sagen, wer es gesehen hat, kann keine Antwort einsammeln, lässt sich nach dem Versand nicht korrigieren und kann einem Gast in Lissabon nicht dieselbe Seite auf Portugiesisch zeigen, die ein Gast in Berlin auf Deutsch liest. Eine Seite kann das, und weil Seite und Gästeliste ein System sind, landet die Antwort dort, wo Sitzplan, Menü und Caterer-Export ohnehin schon lesen.

Die Regeln sind älter als das Web. Sagen Sie, wer einlädt, wozu, wann, wo und wie geantwortet wird. Alles andere ist Ton und Gestaltung. Die Angaben unten sind das, wofür Gäste auf die Seite zurückkommen; setzen Sie sie also dorthin, wo man sie mit einem Wisch findet.

Die meisten Einladungen gehen heute über WhatsApp raus, weil die Familiengruppe dort ohnehin schon lebt. Ein in die Gruppe eingefügter Link öffnet die Einladung für alle auf einmal, und ein einzeln verschickter Link trägt eine persönliche Notiz. E-Mail funktioniert für Kollegen und für ältere Gäste, und sie hinterlässt eine Spur. Die gedruckte Karte ist nicht verschwunden; sie trägt jetzt einen QR-Code, der dieselbe Seite öffnet, sodass Andenken und Antwortformular eine Einladung sind.

Welchen Weg Sie auch wählen, die Seite ist dieselbe, und die Antwort wird am selben Ort gezählt. Ein Gast, der die Karte bekommen hat, und einer, der den Link bekommen hat, beantworten dasselbe Formular, und der Gastgeber sieht eine Liste.

Das Antwortformular fragt, was Sie eingestellt haben: Zusage oder Absage, wie viele Personen und ihre Namen, Essenswünsche, eine Menüwahl aus Ihrer eigenen Speisekarte, wenn Sie das einschalten, ob ein Zimmer gebraucht wird, und bei einer Feier mit mehreren Programmpunkten, zu welchen sie kommen. Jede Antwort landet in dem Moment in der Gästeliste, in dem sie abgeschickt wird, der Gast erhält eine Bestätigung in seiner Sprache mit Kalenderdatei, und ein Gast, der es sich anders überlegt, bearbeitet dieselbe Antwort, statt eine zweite Nachricht zu schicken.

Sie legen eine Antwortfrist fest, und das Formular schließt sich von selbst, wenn sie verstreicht; Sie setzen eine Kapazität, und das Formular nimmt keine Zusagen mehr an, wenn sie erreicht ist; Sie können eine PIN vergeben, wenn der Link nicht öffentlich sein soll. Der vollständige Leitfaden zu Antworten, Formulierungen und Fristen ist eine eigene Seite.

Eine Hochzeit in Europa hat selten Gäste, die alle dieselbe Sprache lesen. Die Einladungsseite erscheint in der Sprache, auf die der Browser des Gastes eingestellt ist, auf Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch und Türkisch, und Antwortformular, Bestätigungs-E-Mail und Kalenderdatei folgen. Sie schreiben die Einladung einmal, in Ihren eigenen Worten; die Oberfläche darum herum, die Buttons, die Beschriftungen und die Datumsangaben, wechselt mit dem Leser.

Die zehn Anlässe oben sind keine Dekoration. Der Anlass, den Sie wählen, entscheidet, aus welchen vier Designs Sie auswählen, ob die Seite mit den Namen der Gastgeber oder mit dem Titel der Veranstaltung beginnt (Hochzeiten und Verlobungen beginnen mit den Namen), und über die Akzentfarbe des Gästeportals. Was das Antwortformular abfragt, legen Sie bei jedem Anlass selbst fest: Teilnahme, Personenzahl und Namen, Essenswünsche, eine Menüwahl, Unterkunft und die Programmpunkte des Tages, jedes in einer Minute ein- oder ausgeschaltet. Eine Hochzeit schaltet meist die meisten davon ein; eine Firmen-Keynote braucht eher eine Antwortfrist und eine Kapazität als ein Menü; eine Babyparty will eine Antwort pro Haushalt statt pro Gruppe.