- Eine digitale Einladung ist eine Webseite mit Link und QR-Code: Gäste öffnen sie in dem Browser, den sie ohnehin haben, auf jedem Handy, ohne etwas zu installieren.
- Dieselbe Seite sammelt die Antwort, die Personenzahl, Essenswünsche und, wenn Sie danach fragen, eine Menüwahl ein, sodass sich die Gästeliste von selbst füllt.
- Verschicken Sie sie so, wie Ihre Gäste ohnehin miteinander reden: per WhatsApp, per E-Mail, als gedruckte Karte mit QR-Code, oder alle drei von einer Adresse aus.
- Jede Einladung kommt komplett mit einem von 40 Designs und erscheint in der Sprache des jeweiligen Gastes, in neun Sprachen insgesamt.
- Die Planung ist kostenlos und ohne Zeitlimit; die Gästeseite ist kostenpflichtig, ab 7,99 € im Monat mit 14 Tagen Testphase.
Was eine digitale Einladung eigentlich ist
Eine digitale Einladung ist kein Bild einer Karte, das als Anhang verschickt wird. Sie ist eine Seite im Web mit eigener Adresse: Datum, Uhrzeit, Ort mit Karte, Dresscode, Programm des Tages und ein Antwortformular, das direkt in Ihre Gästeliste schreibt. Die Adresse reist als Link oder als QR-Code, und ein Gast, der sie öffnet, sieht die Einladung in der Sprache, auf die sein Handy eingestellt ist, auf dem Bildschirm, den er gerade hat. Nichts herunterladen, kein Konto, keine App.
Dieser Unterschied ist der Kern der Sache. Ein Bild kann Ihnen nicht sagen, wer es gesehen hat, kann keine Antwort einsammeln, lässt sich nach dem Versand nicht korrigieren und kann einem Gast in Lissabon nicht dieselbe Seite auf Portugiesisch zeigen, die ein Gast in Berlin auf Deutsch liest. Eine Seite kann das, und weil Seite und Gästeliste ein System sind, landet die Antwort dort, wo Sitzplan, Menü und Caterer-Export ohnehin schon lesen.
Was in jede Einladung gehört
Die Regeln sind älter als das Web. Sagen Sie, wer einlädt, wozu, wann, wo und wie geantwortet wird. Alles andere ist Ton und Gestaltung. Die Angaben unten sind das, wofür Gäste auf die Seite zurückkommen; setzen Sie sie also dorthin, wo man sie mit einem Wisch findet.
- Die Namen der Gastgeber und der Anlass, in der ersten Zeile.
- Datum und Uhrzeit, mit Zeitzone, wenn jemand anreist.
- Der Ort mit vollständiger Adresse und Kartenlink; ein zweiter Ort, wenn Zeremonie und Empfang getrennt stattfinden.
- Das Programm des Tages, mindestens der Beginn jedes Teils.
- Der Dresscode, klar gesagt, und ob Kinder eingeladen sind.
- Wie und bis wann geantwortet wird, mit dem Antwortformular auf derselben Seite.
- Praktische Hinweise: Parken, Unterkünfte in der Nähe, Transfers, Geschenke, wenn Sie dazu etwas sagen möchten.
Wie Gäste sie erhalten
Die meisten Einladungen gehen heute über WhatsApp raus, weil die Familiengruppe dort ohnehin schon lebt. Ein in die Gruppe eingefügter Link öffnet die Einladung für alle auf einmal, und ein einzeln verschickter Link trägt eine persönliche Notiz. E-Mail funktioniert für Kollegen und für ältere Gäste, und sie hinterlässt eine Spur. Die gedruckte Karte ist nicht verschwunden; sie trägt jetzt einen QR-Code, der dieselbe Seite öffnet, sodass Andenken und Antwortformular eine Einladung sind.
Welchen Weg Sie auch wählen, die Seite ist dieselbe, und die Antwort wird am selben Ort gezählt. Ein Gast, der die Karte bekommen hat, und einer, der den Link bekommen hat, beantworten dasselbe Formular, und der Gastgeber sieht eine Liste.
| Weg | Am besten für | Was der Gast tut | Hinweis |
|---|---|---|---|
| WhatsApp-Link | Familie, Freunde, Gruppen | Tippt auf den Link, antwortet in einer Minute | Die Vorschaukarte zeigt das Bild des Designs oder Ihr Titelbild und die Namen der Gastgeber |
| Kollegen, ältere Gäste, formelle Anlässe | Öffnet den Link aus der Mail | Hinterlässt eine Spur; Kalenderdatei hängt an der Bestätigung | |
| Gedruckte Karte + QR-Code | Hochzeiten, Andenken | Scannt den Code mit der Kamera | Eine Seite hinter jeder Karte; keine Antwortkarte zum Zurückschicken |
| QR-Code auf Bildschirm oder Plakat | Firmenevents, offene Veranstaltungen | Scannt bei der Ankunft oder vom Plakat | Funktioniert auch für den Check-in am Eingang |
Die Antwort, eingebaut
Das Antwortformular fragt, was Sie eingestellt haben: Zusage oder Absage, wie viele Personen und ihre Namen, Essenswünsche, eine Menüwahl aus Ihrer eigenen Speisekarte, wenn Sie das einschalten, ob ein Zimmer gebraucht wird, und bei einer Feier mit mehreren Programmpunkten, zu welchen sie kommen. Jede Antwort landet in dem Moment in der Gästeliste, in dem sie abgeschickt wird, der Gast erhält eine Bestätigung in seiner Sprache mit Kalenderdatei, und ein Gast, der es sich anders überlegt, bearbeitet dieselbe Antwort, statt eine zweite Nachricht zu schicken.
Sie legen eine Antwortfrist fest, und das Formular schließt sich von selbst, wenn sie verstreicht; Sie setzen eine Kapazität, und das Formular nimmt keine Zusagen mehr an, wenn sie erreicht ist; Sie können eine PIN vergeben, wenn der Link nicht öffentlich sein soll. Der vollständige Leitfaden zu Antworten, Formulierungen und Fristen ist eine eigene Seite.
Eine Einladung, neun Sprachen
Eine Hochzeit in Europa hat selten Gäste, die alle dieselbe Sprache lesen. Die Einladungsseite erscheint in der Sprache, auf die der Browser des Gastes eingestellt ist, auf Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch und Türkisch, und Antwortformular, Bestätigungs-E-Mail und Kalenderdatei folgen. Sie schreiben die Einladung einmal, in Ihren eigenen Worten; die Oberfläche darum herum, die Buttons, die Beschriftungen und die Datumsangaben, wechselt mit dem Leser.
Die richtige Art von Einladung wählen
Die zehn Anlässe oben sind keine Dekoration. Der Anlass, den Sie wählen, entscheidet, aus welchen vier Designs Sie auswählen, ob die Seite mit den Namen der Gastgeber oder mit dem Titel der Veranstaltung beginnt (Hochzeiten und Verlobungen beginnen mit den Namen), und über die Akzentfarbe des Gästeportals. Was das Antwortformular abfragt, legen Sie bei jedem Anlass selbst fest: Teilnahme, Personenzahl und Namen, Essenswünsche, eine Menüwahl, Unterkunft und die Programmpunkte des Tages, jedes in einer Minute ein- oder ausgeschaltet. Eine Hochzeit schaltet meist die meisten davon ein; eine Firmen-Keynote braucht eher eine Antwortfrist und eine Kapazität als ein Menü; eine Babyparty will eine Antwort pro Haushalt statt pro Gruppe.
FAQ
- Brauchen Gäste eine App, um eine digitale Einladung zu öffnen?
- Nein. Die Einladung ist eine Webseite. Gäste öffnen den Link oder scannen den QR-Code in jedem Browser auf jedem Handy, ohne Installation und ohne Konto.
- Kann ich die Einladung per WhatsApp verschicken?
- Ja. Fügen Sie den Link in die Gruppe ein oder schicken Sie ihn einzeln; die Vorschaukarte zeigt das Bild des Designs oder Ihr Titelbild und die Namen der Gastgeber, und der Link öffnet die Einladung mit dem Antwortformular.
- Sammelt die Einladung RSVPs ein?
- Ja. Das Antwortformular ist Teil der Seite: Teilnahme, Personenzahl und Namen, Essenswünsche, eine optionale Menüwahl, Unterkunft und, bei Feiern mit mehreren Programmpunkten, welche davon. Jede Antwort landet in der Gästeliste, sobald sie abgeschickt ist.
- Kann ich trotzdem Karten drucken?
- Ja. Drucken Sie die Karte mit dem QR-Code, der dieselbe Seite öffnet. Das Andenken bleibt am Kühlschrank; die Antwort kommt online an.
- In welchen Sprachen erscheint die Einladung?
- Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch und Türkisch. Jeder Gast sieht die Seite, das Antwortformular und die Bestätigungs-E-Mail in seiner eigenen Sprache.
- Kann ich die Einladung nach dem Versand ändern?
- Ja. Die Seite ist live, eine korrigierte Uhrzeit oder ein neuer Ort erscheint also für alle unter derselben Adresse. Sie entscheiden, ob Sie den Gästen eine Aktualisierung schicken, und die Kalenderdatei in ihrer Bestätigung aktualisiert sich von selbst.
- Was kostet das?
- Die Planung der Feier, inklusive Gästeliste, Sitzplan und Menü, ist kostenlos und ohne Zeitlimit. Die Einladung zu veröffentlichen und Antworten einzusammeln ist die kostenpflichtige Gästeseite, ab 7,99 € im Monat mit 14 Tagen Testphase und ohne Karte zum Start.