Il budget del matrimonio,
voce per voce.

L'ordine conta. Le coppie che raccolgono prima i preventivi si ritrovano con un budget che è la somma dei preventivi, sempre più alto di quanto volessero spendere, perché ogni fornitore ha preventivato il matrimonio che immaginava lui e non quello che potete permettervi. Partite invece da tre numeri: quanto avete messo da parte, quanto ha offerto ciascuna famiglia e quanto siete disposti ad aggiungere ogni mese da qui al giorno. La somma è il totale. Si può rivedere; non si deve scoprire.

Poi decidete che cosa deve coprire il totale. Alcune coppie ci mettono dentro il viaggio di nozze e le fedi; altre li tengono fuori. Alcune ci mettono la festa di fidanzamento. Scrivete l'elenco di ciò che è dentro e di ciò che è fuori nella prima pagina del budget, perché metà delle discussioni sui soldi dell'anno che verrà sono in realtà discussioni su quell'elenco.

La divisione qui sotto è un punto di partenza verso cui la maggior parte dei matrimoni tende, non una statistica. La vostra location può includere il catering, vostro cugino può essere il fotografo, i fiori potreste non volerli affatto. Spostate le percentuali; quello che conta è che il totale resti il totale.

Circa metà del budget si spende a persona: cibo, bevande, torta, bomboniere, cartoleria, una parte della location e una parte delle decorazioni. Questo fa della lista degli invitati l'unica decisione che sposta il totale più di qualsiasi trattativa con un fornitore. Dieci invitati in meno sono dieci cene, dieci pacchetti bevande, dieci sedie e un decimo dei fiori di un tavolo. La guida alla lista degli invitati ha le regole per tagliare; il compito del budget è rendere visibile il costo di ogni nome, che è quello che fa la cifra per invitato nel calcolatore.

Le altre voci sono fisse o quasi. Un fotografo costa uguale per quaranta invitati e per centoquaranta; così l'abito, la band e le fedi. Un matrimonio piccolo spende quindi una quota maggiore nelle voci fisse e una quota minore a persona, ed è per questo che la divisione per quaranta invitati è diversa dalla divisione per duecento; la pagina degli esempi le mostra entrambe.

Un matrimonio si paga in tre momenti: le caparre alla prenotazione, spesso un anno prima; i saldi nell'ultimo mese; e i contanti il giorno stesso, per i pochi fornitori che li vogliono. Il budget deve mostrare tutti e tre, altrimenti l'ultimo mese arriva con saldi che sommati superano quello che resta. Per ogni voce annotate il totale concordato, la caparra versata e quando scade il saldo; la somma dei saldi in scadenza negli ultimi trenta giorni è il numero da conoscere entro il sesto mese.

Seguite tre cifre per voce, non una: pianificato, pagato e rimanente. Pianificato è il totale concordato; pagato è quello che è uscito dal conto; rimanente è quello che deve ancora uscire, e il suo totale su tutte le voci è l'unica cifra che vi dice se il budget chiude ancora. Un budget che segue solo gli importi pianificati è un piano; uno che segue pagato e rimanente è un budget.

Il calcolatore nella pagina successiva vi dà la divisione per il vostro totale e per il vostro numero di invitati, e la pagina degli esempi mostra tre matrimoni di dimensioni diverse uno accanto all'altro. Per seguire quello vero, lo strumento budget di Vowly Event tiene un budget pianificato, una riga di spesa per ogni elemento con la sua categoria e se è stata pagata, e un riepilogo aggiornato di pianificato, pagato e rimanente; le attività di pagamento con un importo e una scadenza lo alimentano, così il saldo dovuto al fiorista nell'ultimo mese è una riga sola sia nella checklist sia nel budget. La pianificazione è gratuita senza limiti di tempo.