- Defina primeiro o total, a partir do que tem e do que está disposto a pedir emprestado ou a aceitar; só depois o divida. Um orçamento construído a partir de propostas é uma lista de desejos.
- Cerca de metade da maioria dos orçamentos de casamento é o espaço e o catering, e ambos crescem com o número de convidados. A lista de convidados é a maior alavanca do orçamento.
- As rubricas fixas (fotógrafo, vestuário, alianças, música) custam o mesmo para 40 convidados e para 140; as rubricas por pessoa (comida, bebida, bolo, lembranças, papelaria) não.
- Guarde uma rubrica de imprevistos de cinco a dez por cento e gaste-a em último lugar, não em primeiro.
- Siga três números por rubrica: planeado, pago, restante. No Vowly Event o orçamento faz exatamente isso, com as tarefas de pagamento a alimentá-lo.
Defina o total antes da primeira proposta
A ordem importa. Os casais que começam por recolher propostas acabam com um orçamento que é a soma das propostas, e essa soma é sempre superior ao que tencionavam gastar, porque cada fornecedor apresentou uma proposta para o casamento que imaginou e não para aquele que consegue pagar. Comece antes por três números: o que já pouparam para isto, o que cada família ofereceu, e o que estão dispostos a acrescentar todos os meses daqui até ao dia. A soma é o total. Pode ser revisto; não deve ser descoberto.
Depois decida o que o total tem de cobrir. Há casais que contam a lua de mel e as alianças; outros deixam-nas de fora. Há quem conte a festa de noivado. Escreva a lista do que está dentro e do que está fora na primeira página do orçamento, porque metade das discussões sobre dinheiro no ano seguinte são, no fundo, discussões sobre essa lista.
Para onde vai o dinheiro
A divisão abaixo é um ponto de partida para o qual a maioria dos casamentos tende, não uma estatística. O seu espaço pode incluir o catering, o seu primo pode ser o fotógrafo, pode não querer flores de todo. Mexa nas percentagens; o que importa é que o total continue a ser o total.
| Rubrica | Percentagem inicial | Varia com o número de convidados? | O que costuma cobrir |
|---|---|---|---|
| Espaço | 20% | Em parte | Aluguer das salas, mobiliário, pessoal, por vezes o bar |
| Catering e bebidas | 28% | Sim | Comida por pessoa, bebidas por pessoa ou em pacote, serviço, taxa de rolha |
| Fotografia e vídeo | 10% | Não | Horas de cobertura, segundo fotógrafo, álbum, edição |
| Vestuário e beleza | 8% | Não | Vestido, fato, sapatos, arranjos, cabelo e maquilhagem com provas |
| Música e animação | 6% | Não | Banda ou DJ, músicos da cerimónia, aluguer de som |
| Flores e decoração | 8% | Em parte | Ramos, flores da cerimónia e das mesas, artigos alugados, iluminação |
| Papelaria e impressão | 2% | Sim | Convites se forem impressos, menus, marcadores de lugar, sinalética; o digital reduz esta rubrica |
| Bolo | 2% | Sim | Andares dimensionados ao número de convidados, entrega, suporte |
| Transporte | 3% | Em parte | Carros para os noivos e para os padrinhos, um autocarro para os convidados |
| Alianças | 4% | Não | Duas alianças, gravação, ajuste de medida |
| Imprevistos | 9% | Não | A rubrica que se gasta em último: horas extra, uma mesa a mais, aquilo de que se esqueceu |
O número de convidados é a maior alavanca
Cerca de metade do orçamento gasta-se por pessoa: comida, bebida, bolo, lembranças, papelaria, parte do espaço e parte da decoração. Isso faz da lista de convidados a única decisão que mexe no total mais do que qualquer negociação com fornecedores. Dez convidados a menos são dez jantares, dez pacotes de bebidas, dez cadeiras e um décimo das flores de uma mesa. O guia da lista de convidados tem as regras para cortar; o trabalho do orçamento é tornar visível o custo de cada nome, que é o que o valor por convidado da calculadora faz.
As restantes rubricas são fixas ou quase. Um fotógrafo custa o mesmo para quarenta convidados e para cento e quarenta; o mesmo vale para o vestido, a banda e as alianças. Um casamento pequeno gasta, por isso, uma fatia maior nas rubricas fixas e menos por pessoa, e é por isso que a divisão para quarenta convidados é diferente da divisão para duzentos; a página de exemplos mostra as duas.
Fixas, por pessoa, e as rubricas de que as pessoas se esquecem
- Fixas: fotógrafo e videógrafo, vestuário, alianças, banda ou DJ, honorários do celebrante, as taxas da conservatória, o transporte dos noivos, cabelo e maquilhagem.
- Por pessoa: catering, bebidas, bolo, lembranças, papelaria impressa, aluguer de cadeiras e têxteis, parte do valor do espaço quando é escalonado por número.
- Muitas vezes esquecidas: taxas de serviço e IVA em propostas com preços líquidos, custos de entrega e montagem, horas extra do espaço e da banda, gorjetas, o brunch do dia seguinte, a limpeza do vestido, o livro de honra e a sinalética, portes se imprimir, seguro de casamento, prendas para os padrinhos e para os pais.
- Dinheiro que pode voltar: cauções devolvidas de artigos alugados, pacotes de bebidas não consumidos, a diferença entre o número que reservou e o número que apareceu, se o contrato do catering o permitir.
Sinais, saldos e o último mês
Um casamento paga-se em três momentos: os sinais na reserva, muitas vezes com um ano de antecedência; os saldos no último mês; e dinheiro no próprio dia para os poucos fornecedores que o pedem. O orçamento tem de mostrar os três, ou o último mês chega com saldos que somam mais do que aquilo que resta. Para cada rubrica, registe o total acordado, o sinal pago e a data em que o saldo vence; a soma dos saldos que vencem nos últimos trinta dias é o número a conhecer ao sexto mês.
Siga três valores por rubrica, não um: planeado, pago e restante. Planeado é o total acordado; pago é o que já saiu da conta; restante é o que falta sair, e o seu total em todas as rubricas é o único número que diz se o orçamento ainda fecha. Um orçamento que só segue valores planeados é um plano; um que segue o pago e o restante é um orçamento.
Dez maneiras de estragar um orçamento
- Somar propostas e chamar-lhe orçamento.
- Assinar o contrato do catering antes de a lista de convidados ser real.
- Ler preços líquidos como preços finais; o IVA e o serviço acrescentam de um quinto a um quarto.
- Não ter rubrica de imprevistos, e a primeira surpresa sair da lua de mel.
- Contar a lua de mel e as alianças no total em janeiro e deixá-las de fora em junho.
- Esquecer a entrega, a montagem e as horas extra, que nunca estão no preço anunciado.
- Seguir apenas os valores planeados, e descobrir os saldos no último mês.
- Pagar sinais de uma conta partilhada que ninguém reconcilia.
- Deixar cada família acrescentar convidados sem acrescentar dinheiro.
- Decidir tarde; todas as decisões tomadas nos últimos dois meses custam mais.
Seguir tudo num só sítio
A calculadora da página seguinte dá-lhe a divisão para o seu próprio total e número de convidados, e a página de exemplos mostra três casamentos de tamanhos diferentes lado a lado. Para seguir o caso real, o orçamento do Vowly Event guarda um orçamento planeado, uma linha de custo por item com a sua categoria e se já foi pago, e um resumo permanente de planeado, pago e restante; as tarefas de pagamento com valor e data-limite alimentam-no, por isso o saldo que se deve à florista no último mês é uma linha na checklist e no orçamento. Planear é grátis sem limite de tempo.
FAQ
- Quanto custa um casamento?
- Aquilo que o número de convidados e o espaço decidirem; não há um número único que signifique alguma coisa para o seu casamento. Defina o total a partir do que tem e do que as famílias oferecem, e só depois o divida; a calculadora mostra a divisão para os seus próprios números.
- Que percentagem do orçamento de casamento vai para o espaço e a comida?
- Cerca de metade, na maioria dos casamentos: o espaço à volta de um quinto e o catering com as bebidas um pouco mais de um quarto. Ambos crescem com o número de convidados, e é por isso que a lista de convidados é a maior alavanca do total.
- Quanto devo guardar para imprevistos?
- Cinco a dez por cento do total, gastos em último lugar. Cobrem horas extra, uma mesa a mais, o IVA que lhe escapou numa proposta líquida e aquilo de que se esqueceu.
- O que custa o mesmo independentemente do número de convidados?
- O fotógrafo, o vestuário, as alianças, a banda ou o DJ, o celebrante, as taxas da conservatória, o transporte dos noivos e o cabelo e maquilhagem. Tudo o que se come, se bebe, se imprime ou onde se senta é por pessoa.
- Do que é que as pessoas se esquecem num orçamento de casamento?
- IVA e serviço em propostas líquidas, custos de entrega e montagem, horas extra, gorjetas, o brunch do dia seguinte, a limpeza do vestido, portes, seguro de casamento e prendas para os padrinhos.
- Posso seguir o meu orçamento de casamento no Vowly Event?
- Sim, grátis sem limite de tempo: um orçamento planeado, linhas de custo com categoria e marca de pago, um resumo de planeado, pago e restante, e tarefas de pagamento que o alimentam. No iOS, Android e na web.