- Fija primero el total, con lo que tienes y lo que estás dispuesto a pedir prestado o a aceptar; después repártelo. Un presupuesto hecho sumando los precios de los proveedores es una lista de deseos.
- Alrededor de la mitad de casi cualquier presupuesto de boda es el lugar y el catering, y los dos crecen con el número de invitados. La lista de invitados es la mayor palanca del presupuesto.
- Las partidas fijas (fotógrafo, vestuario, alianzas, música) cuestan lo mismo para 40 invitados que para 140; las partidas por persona (comida, bebida, tarta, detalles, papelería) no.
- Guarda una partida de imprevistos del cinco al diez por ciento y gástala la última, no la primera.
- Sigue tres números por partida: planificado, pagado, restante. En Vowly Event el presupuesto hace exactamente eso, con las tareas de pago alimentándolo.
Fija el total antes del primer presupuesto
El orden importa. Las parejas que primero reúnen presupuestos acaban con un total que es la suma de esos presupuestos, siempre más alto de lo que pensaban gastar, porque cada proveedor presupuestó la boda que él imaginaba y no la que tú puedes pagar. Empieza en cambio por tres cifras: lo que tienes ahorrado para ello, lo que ha ofrecido cada familia y lo que estás dispuesto a añadir cada mes desde hoy hasta el día. La suma es el total. Se puede revisar; no se debe descubrir.
Después decide qué tiene que cubrir el total. Algunas parejas meten dentro la luna de miel y las alianzas; otras las dejan fuera. Algunas cuentan la pedida. Escribe la lista de lo que entra y lo que no en la primera página del presupuesto, porque la mitad de las discusiones de dinero del año siguiente son en realidad discusiones sobre esa lista.
Adónde va el dinero
El reparto de abajo es un punto de partida hacia el que tienden casi todas las bodas, no una estadística. Tu lugar puede incluir el catering, tu primo puede ser el fotógrafo, puede que no quieras flores. Mueve los porcentajes; lo que importa es que el total siga siendo el total.
| Partida | Porcentaje inicial | ¿Crece con los invitados? | Qué suele cubrir |
|---|---|---|---|
| Lugar | 20% | En parte | Alquiler de los salones, mobiliario, personal, a veces la barra |
| Catering y bebidas | 28% | Sí | Comida por persona, bebida por persona o en paquete, servicio, descorche |
| Fotografía y vídeo | 10% | No | Horas de cobertura, segundo fotógrafo, álbum, edición |
| Vestuario y belleza | 8% | No | Vestido, traje, zapatos, arreglos, peluquería y maquillaje con pruebas |
| Música y entretenimiento | 6% | No | Grupo o DJ, músicos de la ceremonia, alquiler de sonido |
| Flores y decoración | 8% | En parte | Ramos, flores de la ceremonia y de las mesas, alquileres, iluminación |
| Papelería e impresión | 2% | Sí | Invitaciones si se imprimen, menús, marcasitios, carteles; lo digital reduce esta partida |
| Tarta | 2% | Sí | Pisos a la medida del número de invitados, entrega, soporte |
| Transporte | 3% | En parte | Coches para la pareja y el cortejo, un autocar para los invitados |
| Alianzas | 4% | No | Dos alianzas, grabado, ajuste de talla |
| Imprevistos | 9% | No | La partida que se gasta la última: horas extra, una mesa más, lo que se olvidó |
El número de invitados es la mayor palanca
Alrededor de la mitad del presupuesto se gasta por persona: comida, bebida, tarta, detalles, papelería, parte del lugar y parte de la decoración. Eso convierte a la lista de invitados en la única decisión que mueve el total más que cualquier negociación con un proveedor. Diez invitados menos son diez cenas, diez paquetes de bebida, diez sillas y la décima parte de las flores de una mesa. La guía de la lista de invitados tiene las reglas para recortar; el trabajo del presupuesto es hacer visible el coste de cada nombre, que es lo que hace la cifra por invitado de la calculadora.
Las demás partidas son fijas o casi. Un fotógrafo cuesta lo mismo para cuarenta invitados que para ciento cuarenta; y lo mismo el vestido, el grupo y las alianzas. Una boda pequeña gasta por tanto una parte mayor en las partidas fijas y una parte menor por persona, y por eso el reparto de cuarenta invitados no se parece al de doscientos; la página de ejemplos enseña los dos.
Fijas, por persona y las partidas que se olvidan
- Fijas: fotógrafo y vídeo, vestuario, alianzas, grupo o DJ, honorarios del oficiante, los trámites del enlace, el coche de la pareja, peluquería y maquillaje.
- Por persona: catering, bebida, tarta, detalles, papelería impresa, alquiler de sillas y mantelería, y la parte del lugar que va por tramos según el número.
- Se olvidan a menudo: los gastos de servicio y el IVA en presupuestos que enseñan precios sin impuestos, la entrega y el montaje, las horas extra del lugar y del grupo, las propinas, el brunch del día siguiente, la limpieza del vestido, el libro de firmas y los carteles, el franqueo si imprimes, el seguro de la boda y los regalos para el cortejo y para los padres.
- Dinero que puede volver: fianzas devueltas de los alquileres, paquetes de bebida sin consumir y la diferencia entre las cifras que reservaste y las que vinieron, si el contrato del catering lo permite.
Señales, saldos y el último mes
Una boda se paga en tres momentos: las señales al reservar, a menudo con un año de antelación; los saldos en el último mes; y efectivo el día de la boda para los pocos proveedores que lo piden. El presupuesto tiene que enseñar los tres, o el último mes llega con saldos que suman más de lo que queda. Para cada partida, anota el total acordado, la señal pagada y cuándo vence el saldo; la suma de los saldos que vencen en los últimos treinta días es la cifra que hay que conocer en el mes seis.
Sigue tres cifras por partida, no una: planificado, pagado y restante. Planificado es el total acordado; pagado es lo que ha salido de la cuenta; restante es lo que queda por salir, y su total en todas las partidas es la única cifra que te dice si el presupuesto sigue cuadrando. Un presupuesto que solo sigue los importes planificados es un plan; el que sigue pagado y restante es un presupuesto.
Diez formas de torcer un presupuesto
- Sumar los precios de los proveedores y llamarlo presupuesto.
- Firmar el contrato del catering antes de que la lista de invitados sea real.
- Leer los precios sin impuestos como precios finales; el IVA y el servicio añaden entre un quinto y un cuarto.
- No tener partida de imprevistos, así que la primera sorpresa sale de la luna de miel.
- Contar la luna de miel y las alianzas dentro del total en enero y fuera en junio.
- Olvidar la entrega, el montaje y las horas extra, que nunca están en el precio de portada.
- Seguir solo los importes planificados y descubrir los saldos en el último mes.
- Pagar las señales desde una cuenta compartida que nadie concilia.
- Dejar que cada familia añada invitados sin añadir dinero.
- Decidir tarde; cada decisión tomada en los dos últimos meses cuesta más.
Seguirlo todo en un solo sitio
La calculadora de la página siguiente te da el reparto para tu propio total y tu número de invitados, y la página de ejemplos enseña tres bodas de tamaños distintos una al lado de otra. Para seguir la de verdad, la herramienta de presupuesto de Vowly Event guarda un presupuesto planificado, una línea de gasto por concepto con su categoría y si está pagado, y un resumen vivo de planificado, pagado y restante; las tareas de pago con un importe y una fecha límite lo alimentan, así que el saldo que le debes a la floristería en el último mes es una sola línea en la checklist y en el presupuesto. Planificar es gratis sin límite de tiempo.
FAQ
- ¿Cuánto cuesta una boda?
- Lo que decidan el número de invitados y el lugar; no hay una sola cifra que signifique nada para tu boda. Fija el total con lo que tienes y lo que ofrecen las familias, y después repártelo; la calculadora enseña el reparto con tus propias cifras.
- ¿Qué porcentaje del presupuesto de boda se va en el lugar y la comida?
- Alrededor de la mitad, en casi todas las bodas: el lugar en torno a una quinta parte y el catering con las bebidas algo más de una cuarta. Los dos crecen con el número de invitados, y por eso la lista de invitados es la mayor palanca sobre el total.
- ¿Cuánto debo guardar para imprevistos?
- Del cinco al diez por ciento del total, gastado el último. Cubre las horas extra, una mesa más, el IVA que se te escapó en un precio sin impuestos y lo que olvidaste.
- ¿Qué cuesta lo mismo sea cual sea el número de invitados?
- El fotógrafo, el vestuario, las alianzas, el grupo o el DJ, el oficiante, los trámites, el coche de la pareja y la peluquería y el maquillaje. Todo lo que se come, se bebe, se imprime o se sienta va por persona.
- ¿Qué se olvida en un presupuesto de boda?
- El IVA y el servicio en los precios sin impuestos, la entrega y el montaje, las horas extra, las propinas, el brunch del día siguiente, la limpieza del vestido, el franqueo, el seguro de la boda y los regalos para el cortejo.
- ¿Puedo llevar el presupuesto de mi boda en Vowly Event?
- Sí, gratis y sin límite de tiempo: un presupuesto planificado, líneas de gasto con una categoría y la marca de «Pagado», un resumen de planificado, pagado y restante, y tareas de pago que lo alimentan. En iOS, Android y la web.