- Los invitados entran de tres formas: tecleados a mano, importados de una hoja de cálculo en la app web, o respondiendo ellos mismos a un enlace compartido o un código QR.
- Cada fila guarda a la persona que responde, su número de personas y los nombres de sus acompañantes, los datos de contacto, las dietas, las elecciones de menú, la necesidad de alojamiento y una nota privada.
- Invita una fila por correo desde la app o con un enlace de WhatsApp o copiado; la fila registra cuándo se invitó, cómo, y cuándo la abrió el invitado por última vez.
- Los recuentos son de personas, no de filas; la vista de estadísticas muestra la tasa de respuesta, la tasa de aceptación, quién sigue callado y desde cuándo.
- Planificar, incluidas la lista de invitados y la importación, es gratis sin límite de tiempo; enviar invitaciones y recoger respuestas es la parte de pago.
Qué contiene una fila de invitado
| Campo | Lo rellena | Lo usa |
|---|---|---|
| Nombre, correo, teléfono | Tú, o la importación | Invitaciones, recordatorios, confirmaciones |
| Estado: pendiente, asiste, no puede asistir | La respuesta, o tú | Todos los recuentos |
| Número de personas, nombres de los acompañantes, casilla de niño | La respuesta (o tú) | Recuento, plano de mesas, marcasitios |
| Dietas, elecciones de menú, tronas | La respuesta | Los recuentos del catering |
| Necesidad de alojamiento | La respuesta | Tus habitaciones reservadas |
| Partes del día a las que asiste | La respuesta | Recuentos por parte |
| Nota privada | Tú | Solo tú; el invitado nunca la ve |
| Origen y canal | La app | Si la fila fue invitada, importada o se registró sola, y si por enlace, QR o invitación |
| Invitado el, por; última apertura | La app | A quién recordar y cómo |
Tres formas de entrar
Tecleado: añade un invitado con nombre, datos de contacto, número de personas y una nota, en el móvil o en la web. Importado: en la app web, sube tu hoja de cálculo (.xlsx o .csv, hasta 500 filas); la app reconoce las columnas de nombre, correo, teléfono, número de personas y notas en nueve idiomas, muestra una vista previa de la asignación y escribe las filas. Registrado por sí mismo: un invitado que abre el enlace compartido o escanea el código QR y responde se convierte en una fila, marcada como llegada por el enlace o por el código, así que una invitación abierta sigue produciendo una lista limpia.
Los tres orígenes siguen visibles en la fila. Una lista que mezcla cien unidades familiares importadas con cuarenta respuestas por registro propio te dice cuáles son cuáles, y eso importa cuando pasa la fecha límite de respuesta y decides a quién perseguir.
Invitar desde la lista
Cada fila se puede invitar de tres formas: un correo desde la app en el idioma del invitado, con su enlace personal; un mensaje de WhatsApp que envías desde tu propio móvil con su enlace personal; o el enlace copiado para pegarlo donde quieras. La fila registra cuándo se invitó por última vez y por qué canal, y cuándo abrió el invitado por última vez su enlace personal, así que «nunca invitado», «invitado pero nunca abierto» y «abierto pero sin responder» son tres listas distintas y tres empujones distintos. Un invitado que pide no recibir más correos tuyos sobre este evento queda marcado y no vuelve a recibirlos para ese evento.
Contar y perseguir
Cada cifra de la lista cuenta personas, y lo dice: 120 personas invitadas en 70 filas, 84 asistentes en 46 respuestas. La vista de estadísticas añade la tasa de respuesta y la tasa de aceptación, el número medio de personas por fila, cuántas personas entraron por invitación, enlace o código QR, cuántos días lleva esperando la invitación sin respuesta más antigua, los recuentos de menú por plato, las tronas y el aforo usado si has fijado uno. Después de la fecha límite de respuesta el filtro de pendientes es la lista de recordatorios; la app no envía recordatorios por ti, así que la lista está ahí para trabajar con ella, mensaje a mensaje.
Qué alimenta la lista
El planificador de mesas sienta a las filas que asisten con su número de personas y los nombres de los acompañantes. El menú cuenta platos a partir de las respuestas. Las partes del programa leen las respuestas por parte de cada fila. La exportación para el catering lee las respuestas y no la hoja de cálculo con la que empezaste. Como es una sola lista, un cambio en una respuesta los cambia todos; no hay una segunda copia que actualizar.
Lo que no hace
No envía SMS ni mensajes de WhatsApp en tu nombre; la opción de WhatsApp abre un mensaje en tu propio móvil con el enlace del invitado dentro. No envía recordatorios automáticamente. No imprime etiquetas ni sobres. Y no hace el control de acceso en la puerta; una respuesta es un recuento, no una entrada.
FAQ
- ¿Puedo importar mi lista de invitados en Vowly Event?
- Sí, en la app web: sube un .xlsx o .csv de hasta 500 filas, revisa la vista previa de las columnas, importa. Nombre, correo, teléfono, número de personas y notas se reconocen en nueve idiomas. Planificar, incluida la importación, es gratis.
- ¿La app cuenta personas o respuestas?
- Personas, y muestra las dos cifras: 84 asistentes en 46 respuestas. Una respuesta de una familia de cuatro cuenta cuatro, y los números del catering salen de las personas.
- ¿Cómo invito a los invitados desde la lista?
- Fila a fila: un correo desde la app en el idioma del invitado, un mensaje de WhatsApp desde tu propio móvil con su enlace personal, o el enlace copiado. La fila registra cuándo y cómo, y cuándo lo abrió el invitado por última vez.
- ¿Puedo ver quién no ha respondido?
- Sí. Filtra la lista por pendientes, y la vista de estadísticas muestra cuántas personas siguen calladas y cuánto lleva esperando la invitación sin respuesta más antigua. Los recordatorios los envías tú, no la app.
- ¿La lista de invitados es gratis?
- Sí, sin límite de tiempo, en iOS, Android y la web, importación incluida. Publicar la invitación y recoger respuestas es la parte de pago, desde 7,99 € al mes con 14 días de prueba.