- Gli invitati entrano in tre modi: inseriti a mano, importati da un foglio di calcolo sull'app web, oppure rispondendo da soli a un link condiviso o a un QR code.
- Ogni riga contiene la persona che risponde, il suo numero di persone e i nomi degli accompagnatori, i contatti, le intolleranze, le scelte del menù, il bisogno di alloggio e una nota privata.
- Invitate una riga via e-mail dall'app o con un link WhatsApp o copiato; la riga registra quando è stata invitata, come, e quando l'invitato l'ha aperta l'ultima volta.
- I conteggi sono in persone, non in righe; la vista statistiche mostra tasso di risposta, tasso di accettazione, chi tace ancora e da quanto.
- Pianificare, lista degli invitati e importazione comprese, è gratuito senza limiti di tempo; mandare gli inviti e raccogliere le risposte è la parte a pagamento.
Cosa contiene una riga
| Campo | Compilato da | Usato per |
|---|---|---|
| Nome, e-mail, telefono | Voi, o l'importazione | Inviti, promemoria, conferme |
| Stato: in attesa, partecipa, non può venire | La risposta, o voi | Ogni conteggio |
| Numero di persone, nomi degli accompagnatori, spunta bambino | La risposta (o voi) | Conteggio, tableau, segnaposto |
| Intolleranze, scelte del menù, seggioloni | La risposta | I conteggi del catering |
| Bisogno di alloggio | La risposta | Le camere che avete bloccato |
| Parti del programma a cui partecipa | La risposta | Conteggi per parte |
| Nota privata | Voi | Solo voi; l'invitato non la vede mai |
| Origine e canale | L'app | Se la riga è stata invitata, importata o si è registrata da sola, e se via link, QR o invito |
| Invitato il, tramite; ultima apertura | L'app | Chi sollecitare e come |
Tre modi per entrare
A mano: aggiungete un invitato con nome, contatti, numero di persone e una nota, dal telefono o dal web. Importazione: sull'app web caricate il vostro foglio di calcolo (.xlsx o .csv, fino a 500 righe); l'app riconosce le colonne nome, e-mail, telefono, numero di persone e note in nove lingue, mostra un'anteprima dell'abbinamento e scrive le righe. Registrazione autonoma: un invitato che apre il link condiviso o scansiona il QR code e risponde diventa una riga, contrassegnata come arrivata dal link o dal codice, così anche un invito aperto produce una lista pulita.
Le tre origini restano visibili sulla riga. Una lista che mescola cento nuclei importati con quaranta risposte autonome vi dice quali sono quali, e conta quando la scadenza delle conferme passa e decidete chi sollecitare.
Invitare dalla lista
Ogni riga si può invitare in tre modi: un'e-mail dall'app nella lingua dell'invitato, con il suo link personale; un messaggio WhatsApp che mandate dal vostro telefono con il suo link personale; oppure il link copiato da incollare dove volete. La riga registra quando è stata invitata l'ultima volta e da quale canale, e quando l'invitato ha aperto l'ultima volta il suo link personale, così «mai invitato», «invitato ma mai aperto» e «aperto ma senza risposta» sono tre liste diverse e tre solleciti diversi. Un invitato che chiede di non ricevere più e-mail su questo evento viene contrassegnato e non riceve più nulla per quell'evento.
Contare e sollecitare
Ogni cifra della lista conta persone, e lo dice: 120 persone invitate su 70 righe, 84 partecipanti su 46 risposte. La vista statistiche aggiunge il tasso di risposta e il tasso di accettazione, il numero medio di persone per riga, quante persone sono arrivate da invito, link o QR code, da quanti giorni aspetta l'invito senza risposta più vecchio, i conteggi dei piatti, i seggioloni e la capienza usata, se ne avete impostata una. Dopo la scadenza delle conferme il filtro «in attesa» è la lista dei promemoria; l'app non manda promemoria al posto vostro, quindi la lista è lì per lavorarci, un messaggio alla volta.
Cosa alimenta la lista
Lo strumento per il tableau sistema le righe che partecipano con il loro numero di persone e i nomi degli accompagnatori. Il menù conta i piatti dalle risposte. Le parti del programma leggono le risposte per parte di ogni riga. L'esportazione per il catering legge le risposte, non il foglio da cui siete partiti. Poiché la lista è una sola, una modifica in una risposta le cambia tutte; non c'è una seconda copia da aggiornare.
Cosa non fa
Non manda SMS né messaggi WhatsApp per conto vostro; l'opzione WhatsApp apre un messaggio sul vostro telefono con dentro il link dell'invitato. Non manda promemoria in automatico. Non stampa etichette né buste. E non registra gli ingressi all'entrata; una risposta è un conteggio, non un biglietto.
FAQ
- Posso importare la mia lista degli invitati in Vowly Event?
- Sì, sull'app web: caricate un file .xlsx o .csv fino a 500 righe, controllate l'anteprima delle colonne, importate. Nome, e-mail, telefono, numero di persone e note vengono riconosciuti in nove lingue. Pianificare, importazione compresa, è gratuito.
- L'app conta le persone o le risposte?
- Le persone, e mostra entrambe: 84 partecipanti su 46 risposte. Una risposta per una famiglia di quattro conta quattro, e i numeri per il catering vengono dalle persone.
- Come invito gli invitati dalla lista?
- Riga per riga: un'e-mail dall'app nella lingua dell'invitato, un messaggio WhatsApp dal vostro telefono con il suo link personale, o il link copiato. La riga registra quando e come, e quando l'invitato l'ha aperto l'ultima volta.
- Posso vedere chi non ha risposto?
- Sì. Filtrate la lista su «in attesa», e la vista statistiche mostra quante persone tacciono ancora e da quanto aspetta l'invito senza risposta più vecchio. I promemoria li mandate voi, non l'app.
- La lista degli invitati è gratuita?
- Sì, senza limiti di tempo, su iOS, Android e web, importazione compresa. Pubblicare l'invito e raccogliere le risposte è la parte a pagamento, da 7,99 € al mese con 14 giorni di prova.