- Os convidados entram de três formas: escritos à mão, importados de uma folha de cálculo na aplicação web, ou eles próprios, ao responder a um link partilhado ou a um código QR.
- Cada linha guarda a pessoa que responde, o seu número de pessoas e os nomes dos acompanhantes, contactos, restrições alimentares, escolhas de prato, necessidade de alojamento e uma nota privada.
- Convide uma linha por e-mail a partir da app ou por um link de WhatsApp ou copiado; a linha regista quando foi convidada, como, e quando o convidado a abriu pela última vez.
- As contagens são pessoas, não linhas; a vista de estatísticas mostra a taxa de resposta, a taxa de aceitação, quem continua em silêncio e há quanto tempo.
- Planear, incluindo a lista de convidados e a importação, é grátis sem limite de tempo; enviar convites e recolher respostas é o lado pago.
O que guarda uma linha de convidado
| Campo | Preenchido por | Usado por |
|---|---|---|
| Nome, e-mail, telefone | O anfitrião, ou a importação | Convites, lembretes, confirmações |
| Estado: pendente, confirmado, não pode comparecer | A resposta, ou o anfitrião | Todas as contagens |
| Número de pessoas, nomes dos acompanhantes, indicação de criança | A resposta (ou o anfitrião) | Contagem de pessoas, plano de mesas, marcadores de lugar |
| Restrições alimentares, escolhas de prato, cadeiras de bebé | A resposta | As contagens do catering |
| Necessidade de alojamento | A resposta | A sua reserva de quartos |
| Partes do dia em que está presente | A resposta | Contagens por parte |
| Nota privada | O anfitrião | Só o anfitrião; o convidado nunca a vê |
| Origem e canal | A app | Se a linha foi convidada, importada ou se registou sozinha, e por link, QR ou convite |
| Convidado em, por; última abertura | A app | A quem lembrar e como |
Três formas de entrar
À mão: adicione um convidado com nome, contactos, número de pessoas e uma nota, no telemóvel ou na web. Importado: na aplicação web, carregue a sua folha de cálculo (.xlsx ou .csv, até 500 linhas); a app reconhece as colunas de nome, e-mail, telefone, número de pessoas e notas em nove línguas, mostra uma pré-visualização da correspondência e escreve as linhas. Registo próprio: um convidado que abre o link partilhado ou lê o código QR e responde torna-se uma linha, marcada como tendo chegado pelo link ou pelo código, para que um convite aberto continue a produzir uma lista limpa.
As três origens ficam visíveis na linha. Uma lista que mistura cem agregados importados com quarenta respostas por registo próprio diz-lhe quais são quais, o que importa quando o prazo de resposta passa e decide a quem insistir.
Convidar a partir da lista
Cada linha pode ser convidada de três formas: um e-mail da app na língua do convidado, com o seu link pessoal; uma mensagem de WhatsApp que envia do seu próprio telemóvel com o link pessoal; ou o link copiado para colar onde quiser. A linha regista quando foi convidada pela última vez e por que canal, e quando o convidado abriu o link pessoal pela última vez, por isso 'nunca convidado', 'convidado mas nunca abriu' e 'abriu mas não respondeu' são três listas diferentes e três empurrões diferentes. Um convidado que peça para não voltar a receber e-mails seus sobre este evento fica marcado e não volta a ser contactado por e-mail sobre ele.
Contar e insistir
Todos os números da lista contam pessoas, e dizem-no: 120 pessoas convidadas em 70 linhas, 84 confirmadas em 46 respostas. A vista de estatísticas acrescenta a taxa de resposta e a taxa de aceitação, o número médio de pessoas por linha, quantas pessoas entraram por convite, link ou código QR, há quantos dias espera o convite mais antigo sem resposta, as contagens de refeições por prato, as cadeiras de bebé e a capacidade usada, se definir uma. Depois do prazo de resposta, o filtro de pendentes é a lista de lembretes; a app não envia lembretes por si, por isso a lista está lá para trabalhar a partir dela, uma mensagem de cada vez.
O que a lista alimenta
O planeador de mesas senta as linhas confirmadas com os seus números de pessoas e os nomes dos acompanhantes. A ementa conta os pratos a partir das respostas. As partes do programa leem as respostas por parte de cada linha. A exportação para o catering lê as respostas e não a folha de cálculo com que começou. Como é uma única lista, uma alteração numa resposta altera todas elas; não há segunda cópia para atualizar.
O que não faz
Não envia SMS nem mensagens de WhatsApp em seu nome; a opção de WhatsApp abre uma mensagem no seu próprio telemóvel com o link do convidado. Não envia lembretes automaticamente. Não imprime etiquetas nem envelopes. E não faz o registo de entrada à porta; uma resposta é uma contagem, não um bilhete.
FAQ
- Posso importar a minha lista de convidados para o Vowly Event?
- Sim, na aplicação web: carregue um .xlsx ou .csv com até 500 linhas, verifique a pré-visualização das colunas, importe. Nome, e-mail, telefone, número de pessoas e notas são reconhecidos em nove línguas. Planear, incluindo a importação, é grátis.
- A app conta pessoas ou respostas?
- Pessoas, e mostra as duas: 84 confirmadas em 46 respostas. Uma resposta de uma família de quatro conta quatro, e os números do catering vêm das pessoas.
- Como convido os convidados a partir da lista?
- Por linha: um e-mail da app na língua do convidado, uma mensagem de WhatsApp do seu próprio telemóvel com o link pessoal, ou o link copiado. A linha regista quando e como, e quando o convidado a abriu pela última vez.
- Posso ver quem ainda não respondeu?
- Sim. Filtre a lista por pendentes, e a vista de estatísticas mostra quantas pessoas continuam em silêncio e há quanto tempo espera o convite mais antigo sem resposta. Os lembretes são enviados por si, não pela app.
- A lista de convidados é grátis?
- Sim, sem limite de tempo, no iOS, no Android e na web, importação incluída. Publicar o convite e recolher respostas é o lado pago, a partir de 7,99 € por mês com 14 dias de teste.