- Seis columnas: Nombre, Correo, Teléfono, Personas, Notas, Grupo. Las cinco primeras se importan; Grupo es tuya para recortar y sentar.
- Una fila por unidad familiar, con el nombre de la persona que responderá y el número de personas, ella incluida.
- Las cabeceras en otros idiomas también se reconocen: Guests, Gäste, Persone, Osoby, Kişi se leen todas como número de personas.
- Sube .xlsx o .csv en la app web, hasta 500 filas; revisa la vista previa; importa. Una fila que coincide con un invitado existente por correo, o por nombre cuando no hay correo, se actualiza o se salta, tú eliges, nunca se duplica.
- Planificar es gratis sin límite de tiempo, así que la importación también.
Las columnas
La primera fila es la cabecera. La importación reconoce las palabras en español de arriba y sus equivalentes en inglés, alemán, francés, italiano, neerlandés, polaco, portugués y turco, con o sin acentos, así que «E-Mail Adresse», «Téléphone» y «Kişi sayısı» acaban todos en su sitio. Si una cabecera no se reconoce, la vista previa te deja asignar cada columna a un campo a mano.
| Columna | Se importa como | Reglas |
|---|---|---|
| Nombre | El nombre del invitado | La persona que responde; obligatorio; letras, espacios y guiones, sin enlaces |
| Correo | Dirección de correo electrónico | Una sola dirección; se usa para enviar el enlace de la invitación y la confirmación |
| Teléfono | Número de teléfono | Con prefijo internacional si los invitados están fuera; se usa para los enlaces de WhatsApp que envías tú |
| Personas | Número de personas | Personas de la unidad familiar, incluido el invitado nombrado; de 1 al máximo que hayas fijado |
| Notas | Nota privada | Quién los añadió, relación, cualquier cosa que el invitado nunca verá |
| Grupo | No se importa | Familia, amigos, trabajo, fiesta: tu columna para recortar y sentar |
Cómo rellenarla
- Una fila por unidad familiar, no por persona. «Ana García» con Personas = 3 es Ana, su pareja y su hijo; sus nombres llegan después, con la respuesta.
- Pon en la columna Nombre a la persona que va a responder de verdad, tal como la escribirías en un sobre.
- Personas cuenta a todos los de la fila, incluida la persona nombrada. Una pareja es 2, un invitado solo es 1.
- Usa Notas para lo que solo debes ver tú: «compañera de mamá», «lejos del tío», «necesita que la lleven».
- Usa Grupo con coherencia: elige seis o siete nombres de grupo y repítelos, para que ordenar y recortar por grupo funcione.
- Deja Correo o Teléfono vacíos si aún no los tienes; puedes añadirlos en la app antes de invitar.
- No repitas la fila de cabecera, ni uses celdas combinadas, ni pongas una fila de totales al final; la importación trata cada fila como un invitado.
Cómo funciona la importación
En la app web, abre la lista de invitados del evento y elige importar. Sube el archivo (.xlsx o .csv, hasta 2 MB y 500 filas). La app lee las primeras filas, decide si la primera es una cabecera, adivina qué columna es cada cosa y te enseña las primeras veinte filas con esa propuesta para que corrijas una columna antes de que se escriba nada. Confirma, y las filas se validan como un invitado tecleado a mano (un nombre verosímil, un correo válido, un número de personas dentro de tu máximo) y se escriben en el evento por lotes. Las filas que no pasan la validación se informan, no se descartan en silencio.
Una fila que coincide con un invitado existente, por correo o, cuando ninguno de los dos tiene dirección, por nombre, se actualiza con los nuevos campos no vacíos o se salta; tú eliges cuál antes de que la importación se ejecute, y el resultado te dice cuántas filas se añadieron, se actualizaron, se saltaron y se rechazaron. Los invitados importados no se invitan automáticamente; cada fila se invita cuando envías la invitación, por correo desde la app o con un enlace de WhatsApp o copiado, y la fila registra cuál.
Después de la importación
La hoja de cálculo ya ha hecho su trabajo; la lista de invitados vive ahora en el evento. El número de personas y las notas están en cada fila, el recuento es de personas, y el formulario de respuesta rellena el resto: nombres de los acompañantes, dietas, elección de menú, alojamiento. El plano de mesas lee la misma lista, y la exportación para el catering lee las respuestas. Guarda la hoja como registro de a quién se consideró; guarda la app como registro de quién viene.
FAQ
- ¿Qué columnas debe tener una lista de invitados de boda?
- Nombre, correo, teléfono, número de personas y notas cubren la invitación y el recuento; una columna de grupo cubre el recorte y las mesas. Las dietas y la elección de menú vuelven con la respuesta, y las direcciones postales son solo para tarjetas impresas.
- ¿Puedo importar un archivo de Excel en Vowly Event?
- Sí, en la app web: .xlsx o .csv, hasta 500 filas y 2 MB. Las columnas de nombre, correo, teléfono, número de personas y notas se reconocen en nueve idiomas, y una vista previa te deja corregir la asignación antes de importar.
- ¿Qué pasa con los invitados duplicados al importar?
- Una fila que coincide con un invitado existente por correo, o por nombre cuando no hay correo en ninguno de los dos lados, se actualiza con los nuevos campos no vacíos o se salta; tú eliges antes de que se ejecute la importación. Nada se añade dos veces.
- ¿La importación envía invitaciones?
- No. Los invitados importados se añaden como todavía no invitados. Invitas a cada fila cuando estés listo, por correo desde la app o con un enlace de WhatsApp o copiado, y la fila registra cómo y cuándo.