- Gäste kommen auf drei Wegen hinein: von Hand eingetragen, aus einer Tabelle in der Web-App importiert, oder indem sie selbst über einen geteilten Link oder QR-Code antworten.
- Jede Zeile hält die Person fest, die antwortet, ihre Personenzahl und die Namen der Begleitung, Kontaktdaten, Essenswünsche, Menüwahl, Übernachtungsbedarf und eine private Notiz.
- Laden Sie eine Zeile per E-Mail aus der App oder per WhatsApp- oder kopiertem Link ein; die Zeile hält fest, wann sie eingeladen wurde, wie, und wann der Gast sie zuletzt geöffnet hat.
- Gezählt werden Personen, nicht Zeilen; die Auswertung zeigt Antwortquote, Zusagequote, wer noch still ist und wie lange schon.
- Die Planung, samt Gästeliste und Import, ist ohne zeitliche Begrenzung kostenlos; Einladungen verschicken und Antworten einsammeln ist die bezahlte Seite.
Was eine Gästezeile enthält
| Feld | Ausgefüllt von | Genutzt für |
|---|---|---|
| Name, E-Mail, Telefon | Ihnen oder dem Import | Einladungen, Erinnerungen, Bestätigungen |
| Status: offen, zugesagt, abgesagt | Der Antwort oder Ihnen | Jede Zählung |
| Personenzahl, Namen der Begleitung, Kind-Häkchen | Der Antwort (oder Ihnen) | Gesamtzahl der Personen, Sitzplan, Platzkarten |
| Essenswünsche, Menüwahl, Hochstühle | Der Antwort | Die Zahlen für den Caterer |
| Übernachtungsbedarf | Der Antwort | Ihr Zimmerkontingent |
| Besuchte Teile des Tages | Der Antwort | Zählungen pro Teil |
| Private Notiz | Ihnen | Nur Sie; der Gast sieht sie nie |
| Quelle und Kanal | Der App | Ob die Zeile eingeladen, importiert oder selbst angemeldet wurde, und ob per Link, QR-Code oder Einladung |
| Eingeladen am, wie; zuletzt geöffnet | Der App | Wen Sie erinnern und wie |
Drei Wege in die Liste
Getippt: Fügen Sie einen Gast mit Namen, Kontaktdaten, Personenzahl und einer Notiz hinzu, am Handy oder im Web. Importiert: Laden Sie in der Web-App Ihre Tabelle hoch (.xlsx oder .csv, bis zu 500 Zeilen); die App erkennt die Spalten Name, E-Mail, Telefon, Personen und Notizen in neun Sprachen, zeigt eine Vorschau der Zuordnung und schreibt die Zeilen hinein. Selbst angemeldet: Ein Gast, der den geteilten Link öffnet oder den QR-Code scannt und antwortet, wird zu einer Zeile, markiert als über den Link oder den Code gekommen, sodass auch eine offene Einladung eine saubere Liste ergibt.
Die drei Quellen bleiben an der Zeile sichtbar. Eine Liste, die hundert importierte Haushalte mit vierzig selbst angemeldeten Antworten mischt, sagt Ihnen, was was ist, und das zählt, wenn die Antwortfrist verstreicht und Sie entscheiden, bei wem Sie nachfassen.
Aus der Liste einladen
Jede Zeile lässt sich auf drei Wegen einladen: mit einer E-Mail aus der App in der Sprache des Gastes, die seinen persönlichen Link trägt; mit einer WhatsApp-Nachricht, die Sie von Ihrem eigenen Handy schicken, mit seinem persönlichen Link; oder mit dem kopierten Link, den Sie einfügen, wohin Sie wollen. Die Zeile hält fest, wann sie zuletzt eingeladen wurde und über welchen Kanal, und wann der Gast seinen persönlichen Link zuletzt geöffnet hat, sodass „nie eingeladen“, „eingeladen, aber nie geöffnet“ und „geöffnet, aber nicht geantwortet“ drei verschiedene Listen und drei verschiedene Anstöße sind. Ein Gast, der zu diesem Event keine E-Mails mehr von Ihnen möchte, wird markiert und dafür nicht wieder angeschrieben.
Zählen und nachfassen
Jede Zahl auf der Liste zählt Personen und sagt es auch: 120 eingeladene Personen in 70 Zeilen, 84 Zusagen in 46 Antworten. Die Auswertung ergänzt Antwortquote und Zusagequote, die durchschnittliche Personenzahl, wie viele über Einladung, Link oder QR-Code hereingekommen sind, wie viele Tage die älteste unbeantwortete Einladung schon wartet, die Menüzahlen pro Gericht, die Hochstühle und die genutzte Kapazität, falls Sie eine gesetzt haben. Nach der Antwortfrist ist der Filter auf offene Antworten Ihre Erinnerungsliste; die App verschickt keine Erinnerungen für Sie, die Liste ist also da, um sie abzuarbeiten, eine Nachricht nach der anderen.
Was an der Liste hängt
Der Sitzplaner setzt die zugesagten Zeilen mit ihren Personenzahlen und den Namen der Begleitung. Das Menü zählt die Gerichte aus den Antworten. Programmteile lesen die Antworten jeder Zeile pro Teil. Der Export für den Caterer liest die Antworten und nicht die Tabelle, mit der Sie angefangen haben. Weil es eine einzige Liste ist, ändert eine geänderte Antwort sie alle; es gibt keine zweite Kopie zum Nachziehen.
Was sie nicht tut
Sie verschickt keine SMS und keine WhatsApp-Nachrichten in Ihrem Namen; die WhatsApp-Option öffnet auf Ihrem eigenen Handy eine Nachricht mit dem Link des Gastes darin. Sie verschickt keine Erinnerungen automatisch. Sie druckt keine Etiketten und keine Umschläge. Und sie checkt niemanden an der Tür ein; eine Antwort ist eine Zählung, kein Ticket.
FAQ
- Kann ich meine Gästeliste in Vowly Event importieren?
- Ja, in der Web-App: Laden Sie eine .xlsx oder .csv mit bis zu 500 Zeilen hoch, prüfen Sie die Spaltenvorschau, importieren Sie. Die Spalten Name, E-Mail, Telefon, Personen und Notizen werden in neun Sprachen erkannt. Die Planung, samt Import, ist kostenlos.
- Zählt die App Personen oder Antworten?
- Personen, und sie zeigt beides: 84 Zusagen in 46 Antworten. Eine Antwort für eine vierköpfige Familie zählt vier, und die Zahlen für den Caterer kommen von den Personen.
- Wie lade ich Gäste aus der Liste ein?
- Pro Zeile: eine E-Mail aus der App in der Sprache des Gastes, eine WhatsApp-Nachricht von Ihrem eigenen Handy mit seinem persönlichen Link, oder der kopierte Link. Die Zeile hält fest, wann und wie, und wann der Gast sie zuletzt geöffnet hat.
- Sehe ich, wer noch nicht geantwortet hat?
- Ja. Filtern Sie die Liste auf offen, und die Auswertung zeigt, wie viele Personen noch still sind und wie lange die älteste unbeantwortete Einladung schon wartet. Erinnerungen verschicken Sie, nicht die App.
- Ist die Gästeliste kostenlos?
- Ja, ohne zeitliche Begrenzung, auf iOS, Android und im Web, Import inklusive. Die Einladung veröffentlichen und Antworten einsammeln ist die bezahlte Seite, ab 7,99 € im Monat mit 14 Tagen Testphase.