- Les invités entrent de trois façons : saisis à la main, importés d'un tableur dans l'application web, ou en répondant eux-mêmes à un lien partagé ou à un QR code.
- Chaque ligne porte la personne qui répond, son nombre de personnes et les noms des accompagnants, ses coordonnées, les régimes, les choix de plat, le besoin d'hébergement et une note privée.
- Invitez une ligne par e-mail depuis l'application ou par un lien WhatsApp ou copié ; la ligne garde la trace du moment, du moyen, et de la dernière ouverture par l'invité.
- On compte des personnes, pas des lignes ; la vue statistiques donne le taux de réponse, le taux d'acceptation, qui reste silencieux et depuis combien de temps.
- La préparation, liste des invités et import compris, est gratuite sans limite de durée ; envoyer les faire-part et recueillir les réponses est la partie payante.
Ce que contient une ligne d'invité
| Champ | Rempli par | Sert à |
|---|---|---|
| Nom, e-mail, téléphone | Vous, ou l'import | Faire-part, relances, confirmations |
| Statut : en attente, présent, absent | La réponse, ou vous | Tous les décomptes |
| Nombre de personnes, noms des accompagnants, case enfant | La réponse (ou vous) | Le décompte, le plan de table, les marque-places |
| Régimes, choix de plat, chaises hautes | La réponse | Les chiffres du traiteur |
| Besoin d'hébergement | La réponse | Votre quota de chambres |
| Temps de la journée suivis | La réponse | Les décomptes par temps |
| Note privée | Vous | Vous seul ; l'invité ne la voit jamais |
| Origine et canal | L'application | Si la ligne a été invitée, importée ou inscrite d'elle-même, et par lien, QR code ou faire-part |
| Invité le, par quel moyen ; dernière ouverture | L'application | Qui relancer, et comment |
Trois portes d'entrée
Saisi : ajoutez un invité avec un nom, des coordonnées, un nombre de personnes et une note, sur le téléphone ou sur le web. Importé : dans l'application web, envoyez votre tableur (.xlsx ou .csv, jusqu'à 500 lignes) ; l'application reconnaît les colonnes Nom, Email, Téléphone, Personnes et Notes dans neuf langues, montre un aperçu de la correspondance, et écrit les lignes. Inscrit lui-même : un invité qui ouvre le lien partagé ou scanne le QR code et répond devient une ligne, marquée comme venue par le lien ou par le code, si bien qu'une invitation ouverte donne quand même une liste propre.
Les trois origines restent visibles sur la ligne. Une liste qui mélange cent foyers importés et quarante réponses spontanées vous dit lesquelles sont lesquelles, ce qui compte quand la date limite de réponse passe et que vous décidez qui relancer.
Inviter depuis la liste
Chaque ligne peut être invitée de trois façons : un e-mail envoyé par l'application dans la langue de l'invité, qui porte son lien personnel ; un message WhatsApp que vous envoyez depuis votre propre téléphone avec son lien personnel ; ou le lien copié, à coller où vous voulez. La ligne garde la trace de la dernière invitation et du canal utilisé, et de la dernière ouverture du lien personnel par l'invité : « jamais invité », « invité mais jamais ouvert » et « ouvert mais sans réponse » sont ainsi trois listes différentes et trois relances différentes. Un invité qui demande à ne plus recevoir d'e-mail de votre part pour cet événement est marqué et n'est plus contacté pour celui-ci.
Compter et relancer
Tous les chiffres de la liste comptent des personnes, et le disent : 120 personnes invitées sur 70 lignes, 84 présents sur 46 réponses. La vue statistiques ajoute le taux de réponse et le taux d'acceptation, le nombre moyen de personnes par réponse, combien sont entrés par faire-part, par lien ou par QR code, depuis combien de jours attend la plus vieille invitation sans réponse, les décomptes par plat, les chaises hautes et la capacité utilisée si vous en avez fixé une. Après la date limite de réponse, le filtre « en attente » est votre liste de relances ; l'application n'envoie pas les rappels à votre place, la liste est donc là pour être traitée, un message à la fois.
Ce qui dépend de la liste
L'outil de plan de table place les lignes présentes avec leur nombre de personnes et les noms des accompagnants. Le menu compte les plats à partir des réponses. Les parties du programme lisent les réponses de chaque ligne, temps par temps. L'export pour le traiteur lit les réponses et non le tableur du départ. Comme il n'y a qu'une liste, une réponse modifiée les change toutes ; il n'y a pas de seconde copie à mettre à jour.
Ce qu'elle ne fait pas
Elle n'envoie ni SMS ni messages WhatsApp à votre place ; l'option WhatsApp ouvre sur votre propre téléphone un message contenant le lien de l'invité. Elle n'envoie pas de relances automatiques. Elle n'imprime ni étiquettes ni enveloppes. Et elle ne fait pas l'accueil à l'entrée : une réponse est un décompte, pas un billet.
FAQ
- Puis-je importer ma liste des invités dans Vowly Event ?
- Oui, dans l'application web : envoyez un .xlsx ou un .csv de 500 lignes maximum, vérifiez l'aperçu des colonnes, importez. Les colonnes Nom, Email, Téléphone, Personnes et Notes sont reconnues dans neuf langues. La préparation, import compris, est gratuite.
- L'application compte-t-elle des personnes ou des réponses ?
- Des personnes, et elle montre les deux : 84 présents sur 46 réponses. Une réponse pour une famille de quatre compte quatre, et les chiffres du traiteur viennent des personnes.
- Comment inviter les invités depuis la liste ?
- Ligne par ligne : un e-mail depuis l'application dans la langue de l'invité, un message WhatsApp depuis votre propre téléphone avec son lien personnel, ou le lien copié. La ligne garde la trace du quand et du comment, et de la dernière ouverture par l'invité.
- Puis-je voir qui n'a pas répondu ?
- Oui. Filtrez la liste sur « en attente », et la vue statistiques montre combien de personnes restent silencieuses et depuis combien de jours attend la plus vieille invitation sans réponse. Les relances, c'est vous qui les envoyez, pas l'application.
- La liste des invités est-elle gratuite ?
- Oui, sans limite de durée, sur iOS, Android et le web, import compris. Publier le faire-part et recueillir les réponses est la partie payante, à partir de 7,99 € par mois avec 14 jours d'essai.