- Gasten komen op drie manieren binnen: met de hand ingevoerd, geïmporteerd uit een spreadsheet in de webapp, of doordat ze zelf reageren via een gedeelde link of QR-code.
- Elke rij bevat degene die reageert, de groepsgrootte en de namen van de medegasten, contactgegevens, dieetwensen, menukeuzes, overnachtingsbehoefte en een privénotitie.
- Nodig een rij uit per e-mail vanuit de app of via een WhatsApp- of gekopieerde link; de rij houdt bij wanneer hij is uitgenodigd, hoe, en wanneer de gast hem voor het laatst heeft geopend.
- Tellingen zijn in mensen, niet in rijen; de statistieken tonen het reactiepercentage, het acceptatiepercentage, wie nog stil is en hoe lang al.
- Plannen, inclusief de gastenlijst en de import, is gratis zonder tijdslimiet; uitnodigingen versturen en reacties verzamelen is de betaalde kant.
Wat een gastrij bevat
| Veld | Ingevuld door | Gebruikt door |
|---|---|---|
| Naam, e-mail, telefoon | Jij, of de import | Uitnodigingen, herinneringen, bevestigingen |
| Status: in afwachting, aanwezig, afgemeld | De reactie, of jij | Elke telling |
| Groepsgrootte, namen van medegasten, kind-vinkje | De reactie (of jij) | Aantal personen, tafelschikking, naamkaartjes |
| Dieetwensen, menukeuzes, kinderstoelen | De reactie | De tellingen van de cateraar |
| Overnachting nodig | De reactie | Jouw gereserveerde kamers |
| Onderdelen van de dag waarbij ze zijn | De reactie | Tellingen per onderdeel |
| Privénotitie | Jij | Alleen jij; de gast ziet hem nooit |
| Bron en kanaal | De app | Of de rij is uitgenodigd, geïmporteerd of zelf aangemeld, en via link, QR of uitnodiging |
| Uitgenodigd op, via; laatst geopend | De app | Wie je herinnert en hoe |
Drie wegen naar binnen
Ingevoerd: voeg een gast toe met een naam, contactgegevens, groepsgrootte en een notitie, op de telefoon of op het web. Geïmporteerd: upload in de webapp je spreadsheet (.xlsx of .csv, tot 500 rijen); de app herkent de kolommen voor naam, e-mail, telefoon, groepsgrootte en opmerkingen in negen talen, toont een voorbeeld van de koppeling en schrijft de rijen weg. Zelf aangemeld: een gast die de gedeelde link opent of de QR-code scant en reageert, wordt een rij, gemarkeerd als binnengekomen via de link of de code, zodat een open uitnodiging toch een schone lijst oplevert.
De drie bronnen blijven zichtbaar op de rij. Een lijst waarin honderd geïmporteerde huishoudens en veertig zelf aangemelde reacties door elkaar staan, vertelt je welke welke is, en dat telt zodra de reactiedatum verstrijkt en je beslist wie je achterna gaat.
Uitnodigen vanuit de lijst
Elke rij kan op drie manieren worden uitgenodigd: een e-mail vanuit de app in de taal van de gast, met zijn persoonlijke link; een WhatsApp-bericht dat je vanaf je eigen telefoon verstuurt met die persoonlijke link; of de link gekopieerd om te plakken waar je wilt. De rij houdt bij wanneer hij voor het laatst is uitgenodigd en via welk kanaal, en wanneer de gast zijn persoonlijke link voor het laatst heeft geopend, zodat 'nooit uitgenodigd', 'uitgenodigd maar nooit geopend' en 'geopend maar niet gereageerd' drie verschillende lijsten en drie verschillende duwtjes zijn. Een gast die vraagt om over dit evenement geen e-mail meer te krijgen, wordt gemarkeerd en krijgt er geen mail meer over.
Tellen en achternagaan
Elk getal op de lijst telt mensen, en zegt dat ook: 120 uitgenodigde mensen over 70 rijen, 84 aanwezig over 46 reacties. De statistieken voegen het reactiepercentage en het acceptatiepercentage toe, de gemiddelde groepsgrootte, hoeveel mensen er via uitnodiging, link of QR-code binnenkwamen, hoeveel dagen de oudste onbeantwoorde uitnodiging al wacht, de maaltijdaantallen per gerecht, de kinderstoelen, en de gebruikte capaciteit als je er een hebt ingesteld. Na de reactiedatum is het filter 'in afwachting' de herinneringslijst; de app verstuurt geen herinneringen voor je, dus de lijst is er om vanuit te werken, één bericht tegelijk.
Wat de lijst voedt
De tafelplanner zet de aanwezige rijen aan tafel met hun groepsgrootte en de namen van de medegasten. Het menu telt gerechten uit de reacties. Programma-onderdelen lezen per rij de antwoorden per onderdeel. De export voor de cateraar leest de reacties in plaats van de spreadsheet waarmee je begon. Omdat het één lijst is, verandert een wijziging in een reactie ze allemaal; er is geen tweede kopie om bij te werken.
Wat de app niet doet
Hij verstuurt geen sms'jes of WhatsApp-berichten namens jou; de WhatsApp-optie opent een bericht op je eigen telefoon met de link van de gast erin. Hij verstuurt geen automatische herinneringen. Hij print geen etiketten of enveloppen. En hij checkt mensen niet in bij de deur; een reactie is een telling, geen ticket.
FAQ
- Kan ik mijn gastenlijst importeren in Vowly Event?
- Ja, in de webapp: upload een .xlsx of .csv van maximaal 500 rijen, controleer het kolomvoorbeeld, importeer. Naam, e-mail, telefoon, groepsgrootte en opmerkingen worden in negen talen herkend. Plannen, inclusief de import, is gratis.
- Telt de app mensen of reacties?
- Mensen, en hij laat allebei zien: 84 aanwezig over 46 reacties. Een reactie voor een gezin van vier telt als vier, en de cijfers voor de cateraar komen uit de mensen.
- Hoe nodig ik gasten uit vanuit de lijst?
- Per rij: een e-mail vanuit de app in de taal van de gast, een WhatsApp-bericht vanaf je eigen telefoon met hun persoonlijke link, of de gekopieerde link. De rij houdt bij wanneer en hoe, en wanneer de gast hem voor het laatst heeft geopend.
- Kan ik zien wie nog niet heeft gereageerd?
- Ja. Filter de lijst op 'in afwachting', en de statistieken laten zien hoeveel mensen nog stil zijn en hoe lang de oudste onbeantwoorde uitnodiging al wacht. Herinneringen verstuur jij, niet de app.
- Is de gastenlijst gratis?
- Ja, zonder tijdslimiet, op iOS, Android en het web, inclusief import. De uitnodiging publiceren en reacties verzamelen is de betaalde kant, vanaf € 7,99 per maand met 14 dagen proef.