- Voyez d'abord large : toutes les personnes que l'un ou l'autre inviterait sans aucune limite, des deux familles. On coupe ensuite, avec des règles, pas nom par nom.
- Comptez des personnes, pas des foyers. Une liste de 90 foyers, ce sont 200 places une fois les conjoints et les enfants ajoutés.
- Décidez une seule fois pour les accompagnants et les enfants, sous forme de règles valables pour tous, et écrivez ces règles sur le faire-part.
- Recueillez maintenant ce dont le faire-part a besoin : e-mail ou téléphone pour le lien, nombre de personnes, régimes ; les adresses postales seulement si vous imprimez.
- Tenez une seule liste. Le modèle de cette page a les colonnes que l'application web de Vowly Event importe : le tableur devient la liste des invités en une minute.
Commencez par le nombre, pas par les noms
C'est sur la liste des invités que se décide la taille du mariage, et il est plus simple de décider la taille d'abord. Deux chiffres fixent le plafond : le nombre de places assises du lieu pour le dîner, et ce que le budget permet par personne une fois le devis du traiteur en main. Une salle de 120 places assises avec un prix de traiteur qui fonctionne pour 100 vous donne un objectif de 100, et toutes les décisions suivantes se prennent face à cet objectif plutôt que face à une impression.
Mettez-vous ensuite d'accord sur le partage de ce nombre. Le vieux partage en tiers (un tiers pour le couple, un tiers pour chaque famille) préserve toujours la paix quand les familles participent ; un couple qui paie son mariage lui-même peut garder l'essentiel de la liste et donner à chaque famille une part fixe. Écrivez les parts avant que quiconque écrive un nom, parce que la dispute ne porte jamais sur un nom : elle porte sur qui a le droit d'en ajouter un.
Le premier jet : tout le monde, sans limite
La première liste est volontairement trop longue. Chacun de vous écrit toutes les personnes qu'il inviterait s'il n'y avait pas de plafond, et les parents des deux côtés font pareil. Réunissez tout dans un seul tableur, avec une colonne pour qui a ajouté le nom et une colonne pour le groupe auquel il appartient : famille proche, famille élargie, amis proches, amis, collègues, amis des parents. Ne discutez pas encore. Le premier jet atteint en général une fois et demie l'objectif, et c'est justement l'idée : les règles pour couper de la section suivante travaillent sur des groupes, et il faut voir les groupes avant de pouvoir les classer.
| Groupe | Part habituelle d'une liste de 100 places | Coupé en premier ? |
|---|---|---|
| Famille proche | 10 à 15 | Jamais |
| Témoins et cortège, avec leurs conjoints | 8 à 14 | Jamais |
| Famille élargie (tantes, oncles, cousins) | 20 à 30 | D'abord les conjoints et les enfants des cousins |
| Amis proches | 15 à 25 | Rarement |
| Amis et collègues | 10 à 20 | Les collègues d'abord, puis les amis pas vus depuis un an |
| Amis des parents | 10 à 20 | Oui, sauf si les parents ont leur propre part |
Les règles pour couper
Coupez avec des règles valables pour tout le monde, jamais au fil d'une conversation sur une personne. Une règle s'explique à une tante ; une décision sur son fils, non. Voici les règles auxquelles la plupart des couples arrivent, dans l'ordre où on les applique en général.
- Des niveaux, pas des noms : classez les groupes, puis retirez des groupes entiers par le bas jusqu'à ce que le nombre tombe juste. Les collègues partent avant les amis, les amis des parents avant les cousins.
- La règle de l'année : toute personne à qui aucun de vous deux n'a parlé depuis un an, hors famille, n'est pas sur la liste.
- La règle de réciprocité : à quelqu'un qui ne vous a pas invités à son mariage, vous ne devez pas de place. Elle joue dans les deux sens et règle beaucoup de cas.
- La règle du « on le connaît tous les deux » pour les amis d'un seul côté : un ami que l'un de vous n'a croisé qu'une fois est un invité de niveau collègue.
- Les enfants comme groupe : choisissez entre réservé aux adultes, enfants de la famille seulement, ou tous les enfants, et appliquez-le à tout le monde. Les exceptions sont la petite fille et le garçon d'honneur.
- Les accompagnants comme règle : les conjoints qui vivent ensemble ou sont fiancés sont invités nommément ; un accompagnant pour les invités seuls, c'est pour tout le monde ou pour personne.
- Les invités du soir : une seconde liste pour la fête après le dîner est la façon classique d'inclure les collègues sans payer leur dîner. Dites-le clairement sur leur invitation.
Accompagnants et enfants, décidés une fois pour toutes
Les deux questions arrivent une par une, invité par invité, si vous les laissez faire ; répondez-y donc une fois, par écrit, avant l'envoi des faire-part. Pour les accompagnants, la ligne juste est celle-ci : les couples établis sont invités nommément et tous les autres suivent une seule règle ; une règle peut s'écrire sur le faire-part, et un formulaire de réponse peut la faire respecter en limitant le nombre de personnes. Pour les enfants, les positions honnêtes sont : réservé aux adultes, enfants de la famille seulement, ou tous les enfants, et le formulaire de réponse peut simplement ne pas proposer de compter les enfants quand la réponse est non. La page des formules du guide RSVP donne les phrases pour les deux.
L'endroit où le dire, c'est le faire-part lui-même, une fois, gentiment, avec la même phrase pour tout le monde : « Nous avons réservé deux places en votre honneur » le dit sans règlement intérieur ; « La soirée est réservée aux adultes » dit l'autre. Les invités qui le lisent sur le carton ne posent pas la question ; ceux qui doivent la poser se sentent visés.
Compter : des personnes, pas des réponses
L'erreur la plus courante sur une liste des invités, c'est de compter des lignes. Une ligne est un foyer ou une réponse ; le traiteur, lui, veut des personnes. Une liste de 90 lignes, avec les conjoints et les enfants, fait 180 à 220 personnes, et l'écart entre ces deux chiffres, c'est l'écart entre une salle qui va et une salle qui ne va pas. Tenez une colonne pour le nombre de personnes dès le premier jet, remplissez-la sur chaque ligne, et lisez le total de cette colonne, jamais le nombre de lignes.
La même règle vaut ensuite pour les réponses. Une seule réponse peut dire « oui, nous serons quatre, dont un enfant et une personne végétarienne », et le décompte, les repas enfants et l'assiette végétarienne sortent tous de cette unique ligne. Un outil de liste des invités qui compte des personnes plutôt que des réponses, et qui montre les deux, c'est celui qui tombe juste face à la facture du traiteur.
Ce qu'il faut recueillir pour chaque invité
Recueillez ce dont l'étape suivante a besoin, et rien de plus. Pour un faire-part digital, l'étape suivante a besoin d'un moyen d'envoyer le lien : une adresse e-mail ou un numéro de téléphone par foyer. Le nombre de personnes, vous l'avez déjà. Les régimes et le choix de plat reviennent par le formulaire de réponse ; inutile de les demander à l'avance. Les adresses postales ne servent que si vous imprimez des cartons, et les réunir est la partie la plus lente de toute liste des invités : gardez-les pour les foyers à qui vous enverrez vraiment quelque chose.
| Colonne | Sert à | Quand |
|---|---|---|
| Nom (la personne qui répond) | Tout | Premier jet |
| Groupe | Couper, placer à table | Premier jet |
| Nombre de personnes (elle comprise) | Le décompte, la salle, le traiteur | Premier jet |
| E-mail ou téléphone | Envoyer le lien, relancer | Avant les faire-part |
| Notes | Qui l'a ajouté, le lien de parenté, les sensibilités | Premier jet |
| Adresse postale | Cartons imprimés seulement | Seulement pour ces foyers |
| Régimes, choix de plat | Le traiteur | Revient avec la réponse |
| Table | Le plan de table | Après la date limite de réponse |
Du tableur à la liste des invités, sans rien retaper
Une liste des invités commence dans un tableur, parce que c'est là que deux familles peuvent écrire en même temps. Elle ne devrait pas y rester, parce qu'un tableur ne sait ni envoyer un faire-part, ni recevoir une réponse, ni compter les personnes à votre place. Dans Vowly Event, le déménagement est un import : dans l'application web, vous envoyez le tableur tel quel (.xlsx ou .csv, jusqu'à 500 lignes), l'application reconnaît les colonnes Nom, Email, Téléphone, Personnes et Notes dans neuf langues, vous montre les premières lignes avec sa proposition, et écrit les lignes dans la liste des invités de l'événement. Le modèle de cette page est construit pour que cette proposition tombe juste du premier coup. Ensuite, chaque ligne peut être invitée par e-mail, par un lien WhatsApp ou par un lien copié, et sa réponse remplit la même ligne.
La liste à l'approche du jour J
Une fois les faire-part partis, la liste change de métier : elle cesse d'être une décision et devient un décompte. Surveillez trois choses. Qui n'a pas répondu, pour que la relance parte vers ces personnes et vers elles seules. Qui a ouvert son invitation sans y répondre, parce que ce rappel-là n'est pas le même que pour quelqu'un qui ne l'a jamais vue. Et le nombre de personnes annoncé dans les réponses face à celui que vous aviez supposé, parce qu'un « 2 » qui revient en « 4 », c'est là que la capacité disparaît sans bruit. La date limite de réponse ferme la liste ; le décompte final part chez le traiteur ; le plan de table démarre à partir de la liste telle qu'elle est ce matin-là.
Huit erreurs de liste des invités
Toutes coûtent de l'argent ou une relation, et toutes viennent de ce que la liste n'a pas de règle.
- Compter des lignes au lieu de personnes, et réserver une salle pour des foyers.
- Couper nom par nom dans la conversation au lieu de groupe par groupe sur le papier.
- Décider des accompagnants invité par invité, si bien que chaque ami célibataire demande et que chaque réponse est comparée.
- Laisser la question des enfants ouverte jusqu'à ce que la première réponse la pose.
- Recueillir les adresses postales de tout le monde alors que quarante foyers seulement recevront un carton.
- Tenir trois listes : le tableur des parents, l'appli de notes du couple et l'outil.
- Ajouter par erreur les invités du soir à la liste du dîner, et payer leur dîner.
- Laisser la liste vivre dans un tableur après le départ des faire-part, si bien que les réponses sont saisies deux fois.
FAQ
- Comment décider combien d'invités inviter à un mariage ?
- Partez du nombre de places assises du lieu et du prix du traiteur par personne, retenez le plus petit des deux chiffres que le budget autorise, et faites-en l'objectif. Répartissez ensuite cet objectif entre le couple et les familles avant que quiconque écrive un nom.
- Comment réduire une liste des invités de mariage sans vexer personne ?
- Coupez avec des règles valables pour tous, groupe par groupe : les collègues avant les amis, la règle de l'année, la règle de réciprocité, les enfants et les accompagnants décidés comme des principes. Une règle s'explique ; une décision sur une personne, non.
- Faut-il accorder un accompagnant aux invités célibataires ?
- À tous ou à aucun. Les conjoints qui vivent ensemble ou sont fiancés sont de toute façon invités nommément. Écrivez la règle sur le faire-part pour que personne n'ait à demander.
- Comment compter correctement les invités d'un mariage ?
- Comptez des personnes, pas des foyers ni des réponses. Tenez une colonne pour le nombre de personnes dès le premier jet et lisez son total ; 90 lignes font en général 180 à 220 personnes une fois les conjoints et les enfants comptés.
- Quelles informations me faut-il pour chaque invité ?
- Un nom, le nombre de personnes, et une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour envoyer le lien. Les régimes et les choix de plat reviennent par le formulaire de réponse. Les adresses postales seulement pour les foyers qui reçoivent un carton imprimé.
- Puis-je importer mon tableur de liste des invités dans Vowly Event ?
- Oui, dans l'application web : envoyez le .xlsx ou le .csv (jusqu'à 500 lignes), l'application reconnaît les colonnes Nom, Email, Téléphone, Personnes et Notes dans neuf langues, affiche un aperçu et écrit les lignes dans l'événement. La préparation, liste des invités comprise, est gratuite.
- Existe-t-il un modèle de liste des invités de mariage gratuit ?
- Oui. Le tableur de cette page a les colonnes que l'application importe, plus une colonne Groupe pour trier. Il s'ouvre dans Excel, Numbers et Google Sheets.