- Prenotate per prime le cose che possono avvenire una sola volta: location, comune o celebrante, fotografo, catering. Tutto il resto si piega intorno a questi quattro.
- Dodici mesi prima è comodo, sei è realistico, tre è uno sprint. La pagina dei 6 mesi mostra cosa lasciar cadere e cosa comprimere.
- Gli invitati muovono i soldi. Chiudete la lista degli invitati prima di firmare il contratto del catering, e inviate gli inviti otto settimane prima con una scadenza per rispondere.
- Le ultime due settimane sono conferme, non decisioni. Se qualcosa è ancora in discussione la settimana prima, decidetelo e basta.
- Date a ogni attività una data e un solo responsabile. Una checklist senza date è una lista dei desideri; l'app trasforma questa in scadenze che potete condividere.
Come usare questa checklist
Leggetela tutta una volta prima di cominciare, poi lavorate solo sulla sezione del mese in cui siete. L'ordine qui sotto è un ordine di dipendenze: la location fissa la data, la data fissa i fornitori che potete avere, la lista degli invitati fissa il contratto del catering, il contratto del catering fissa il budget che vi resta per tutto il resto. Saltare avanti è il modo in cui le coppie si ritrovano con una band prenotata per una sala che ha un limite di decibel, o con gli inviti stampati prima che l'orario della cerimonia fosse confermato.
Due cose contano più delle singole voci. Primo: ogni attività ha bisogno di una data e di un solo responsabile; due responsabili vuol dire nessuno. Secondo: distinguete le decisioni dalle conferme. Una decisione (quale location, quanti invitati, quale menù) va presa presto e una volta sola. Una conferma (il fiorista sa che la cerimonia è passata alle tre?) va fatta tardi e per ogni fornitore nelle ultime due settimane. Le decisioni prese tardi costano soldi; le conferme saltate costano la giornata.
Se avete meno di un anno, non comprimete questa lista in modo uniforme. Alcuni mesi contengono cose che non si possono affrettare, altri cose che si sbrigano in un pomeriggio. La checklist dei sei mesi in questa guida è quella compressione già fatta per voi.
12 mesi prima: le quattro prenotazioni che fissano tutto il resto
Il primo mese riguarda le cose che possono avvenire una sola volta e che si esauriscono per prime. Fatele in quest'ordine, perché ognuna restringe la successiva.
- Mettetevi d'accordo in due sulla forma della giornata: dimensione (trenta, ottanta, duecento), stagione, città o campagna, una location o due, formale o rilassata. Tutto ciò che viene dopo parte da qui.
- Fissate un budget totale e un tetto invalicabile, e decidete chi contribuisce con cosa. Dividetelo in quote approssimative prima di avere i preventivi, così il primo preventivo non diventa il budget.
- Abbozzate la lista degli invitati alla decina più vicina. Non la lista definitiva, ma il numero su cui location e catering verranno dimensionati. Contate le persone, non le famiglie.
- Prenotate la cerimonia: comune o ufficio di stato civile, chiesa o celebrante. In molte città europee i riti civili si prenotano con mesi di anticipo, e lo slot fissa la vostra data.
- Prenotate la location, o le due location se cerimonia e ricevimento sono separati. Prima di firmare chiedete la capienza a sedere, l'orario di chiusura, il limite di decibel, l'eventuale obbligo di catering interno e le condizioni della caparra.
- Prenotate il fotografo e, se lo volete, il videomaker. Quelli bravi sono prenotati un anno prima in alta stagione.
- Prenotate il catering se la location non lo fornisce. Chiedete un prezzo a persona con la prova del menù inclusa e la data entro cui hanno bisogno dei numeri definitivi.
- Stipulate un'assicurazione per il matrimonio, se nel vostro paese esiste, prima di versare la prima caparra.
- Create l'evento nella vostra app di pianificazione: data, location, la bozza della lista degli invitati e questa checklist come attività con le date.
Da 9 a 11 mesi prima: le persone e lo stile
Con data e sale fissate, il trimestre successivo è per i fornitori le cui agende si riempiono subito dopo, e per le decisioni da cui dipendono altre decisioni.
- Scegliete testimoni e damigelle e chiedeteglielo. Il loro numero influisce sulla disposizione della cerimonia, sui trasporti e sui fiori.
- Prenotate la band o il DJ, e verificate il limite di decibel e l'orario di chiusura della location rispetto all'artista che volete.
- Prenotate il fiorista, oppure decidete che i fiori saranno minimi e mettete i soldi altrove.
- Definite i passaggi legali e religiosi della cerimonia e le pratiche con una scadenza: documenti dal paese d'origine, i tempi delle pubblicazioni in comune, un corso prematrimoniale se richiesto.
- Inviate un save the date a tutti quelli della bozza di lista, soprattutto agli invitati che viaggiano. Uno digitale non costa nulla e porta la data direttamente nel loro calendario.
- Iniziate con l'abito: su misura servono sei mesi, uno già pronto ha comunque bisogno di ritocchi.
- Bloccate un gruppo di camere d'albergo vicino alla location se gli invitati viaggiano; le date di rilascio contano, segnatele.
- Decidete se i bambini sono invitati, e se gli invitati singoli portano un accompagnatore. Ditelo una volta sola, sull'invito, più avanti.
Da 6 a 8 mesi prima: il lato degli invitati prende forma
È il centro del piano e il momento in cui si disegna l'esperienza degli invitati: cosa vedranno, mangeranno, ascolteranno e firmeranno. È anche il momento in cui i soldi cominciano a muoversi sul serio, quindi il budget riceve la sua prima revisione onesta.
- Finalizzate la lista degli invitati persona per persona, con gli indirizzi e, per l'invito, gli indirizzi e-mail o i numeri di telefono.
- Scegliete il design dell'invito e scrivete il testo: nomi, data, ora, location, dress code, scadenza per rispondere, le regole su accompagnatori e bambini. La pagina delle formule nella guida RSVP ha trenta righe da copiare.
- Decidete come risponderanno gli invitati: un modulo di risposta online, un cartoncino, o entrambi. Fissate la scadenza per rispondere tre o quattro settimane prima del giorno.
- Prenotate lo slot per le prove con il celebrante, se la cerimonia le prevede, e i trasporti per la giornata: le auto, una navetta per gli invitati, la questione dell'ultimo treno.
- Prenotate acconciatura e trucco, e le date delle prove.
- Prenotate la torta, oppure decidete che il dolce arriva dal catering.
- Scegliete gli abiti di testimoni e damigelle e ordinateli; gli ordini di gruppo richiedono più tempo del vostro.
- Ordinate o progettate gli stampati: menù, segnaposto, il tableau da esporre, cartelli. L'invito può portare un QR code che apre il modulo di risposta online.
- Rivedete il budget rispetto ai preventivi reali. Spostate i soldi tra le voci adesso, finché c'è ancora margine per spostarli.
- Pianificate il viaggio di nozze e controllate passaporti, visti e date di viaggio rispetto alla settimana del matrimonio.
Da 4 a 5 mesi prima: menù, musica, fedi
Le decisioni di questo periodo sono quelle piacevoli, e sono tutte del tipo che scivola via in silenzio se nessuno se ne prende carico.
- Andate alla prova del menù e scegliete il menù, comprese le opzioni vegetariane e quelle sicure per le intolleranze che il modulo di risposta proporrà.
- Scegliete e ordinate le fedi; incisione e modifica della misura richiedono settimane.
- Definite le letture e i lettori, e la musica per la cerimonia stessa: ingresso, firme, uscita.
- Costruite la prima versione della playlist per il ricevimento, e la lista dei brani da non suonare; date entrambe alla band o al DJ.
- Comprate o ordinate le scarpe, gli accessori e tutto ciò che va rodato prima del giorno.
- Organizzate le bomboniere se le date, oppure decidete di non darle e scrivetelo sulla voce di budget.
- Concordate la lista degli scatti e i momenti che non vanno persi; dite al fotografo chi sono le persone chiave.
- Confermate l'alloggio per voi due la notte prima e la notte del matrimonio.
Da 2 a 3 mesi prima: partono gli inviti
Gli inviti partono otto settimane prima del giorno, con una scadenza per rispondere tre o quattro settimane prima di esso. Tutto ciò che c'è in questa sezione o alimenta l'invito o aspetta le risposte che porta indietro.
- Inviate gli inviti, digitali o stampati, con il modulo di risposta collegato o il cartoncino allegato. Segnatevi chi ha ricevuto cosa.
- Pubblicate la pagina per gli invitati: programma della giornata, indicazioni e parcheggio, alberghi, dress code, un'eventuale nota sui regali, le domande frequenti. Un solo link per tutto ciò che gli invitati chiederanno.
- Prenotate l'ultima prova dell'abito per due o tre settimane prima del giorno.
- Scrivete l'ordine della cerimonia e le promesse, o almeno cominciate; nessuno scrive le promesse in un weekend.
- Comprate i regali per testimoni, damigelle e genitori, se li fate.
- Confermate l'appuntamento in comune o all'ufficio di stato civile e i documenti che ancora servono.
- Pianificate i posti sulla carta: quali gruppi siedono insieme, quali no. La guida al tableau ha le regole; il piano vero aspetta le risposte.
- Controllate il conteggio delle risposte ogni settimana e, passata la scadenza, chiamate i silenziosi una volta sola, con calore.
1 mese prima: i numeri definitivi
La scadenza per rispondere passa, il numero degli invitati diventa un numero, e quel numero va a tutti quelli che fatturano a persona. È il mese dei totali.
- Sollecitate le ultime risposte e chiudete la lista. Un invitato che non ha risposto dopo un promemoria e una telefonata è un no.
- Inviate al catering il numero definitivo di persone, i conteggi per piatto e la lista delle intolleranze entro la loro scadenza, di solito sette-dieci giorni prima.
- Completate il tableau dalla lista definitiva, e ordinate i segnaposto e il tableau da esporre.
- Scrivete la scaletta della giornata, ora per ora, con un nome accanto a ogni passaggio di consegne: chi ha le fedi, chi paga la band, chi porta a casa i regali.
- Pagate i saldi dei fornitori che scadono prima del giorno, e segnatevi quali si pagano il giorno stesso e in che forma.
- Confermate gli orari dei trasporti rispetto alla scaletta, compreso come tornano a casa gli ultimi invitati.
- Fate l'ultima prova e ritirate gli abiti; rodate le scarpe.
- Istruite testimoni, damigelle e genitori sui loro momenti e i loro orari, per iscritto.
Le ultime due settimane: confermare, non decidere
Da qui in poi è tutto conferma. La pagina degli ultimi giorni in questa guida è la lista completa delle due settimane e del giorno stesso, con il kit di emergenza; qui sotto i titoli.
- Chiamate ogni fornitore con la scaletta e confermate l'orario di arrivo, il referente del giorno e il saldo dovuto.
- Inviate agli invitati i dettagli finali: orari, di nuovo l'indirizzo, parcheggio, dress code; basta un messaggio breve con il link alla pagina per gli invitati.
- Preparate il kit del giorno e la valigia del viaggio di nozze; consegnate le fedi, i documenti e i contanti per i saldi alla persona indicata nella scaletta.
- Provate la cerimonia se sono previste le prove, e mangiate qualcosa la mattina del giorno.
Dopo il giorno
La lista non finisce a mezzanotte. Alcune cose nelle due settimane successive sono facili da dimenticare e imbarazzanti da ricordare tardi.
- Restituite ciò che avete noleggiato: abiti, decorazioni, l'alzata per la torta, l'auto.
- Inviate i biglietti di ringraziamento entro un mese, abbinati ai regali; la lista regali nell'app tiene traccia di chi ha regalato cosa.
- Pagate gli ultimi saldi dei fornitori e lasciate le recensioni di cui i bravi fornitori vivono.
- Ordinate l'album e le stampe, e condividete le foto degli invitati della giornata.
- Sbrigate le pratiche per il cambio di cognome, se previsto, e aggiornate i documenti che lo riportano.
Le prenotazioni che si esauriscono, nell'ordine in cui si esauriscono
I fornitori con una sola data al giorno si esauriscono per primi. La tabella è l'ordine che la maggior parte delle coppie trova efficace, con il mese in cui va e da cosa dipende.
| Prenotazione | Quando | Dipende da | Da chiedere prima di firmare |
|---|---|---|---|
| Cerimonia (comune, chiesa, celebrante) | 12 mesi | Stagione, città | Quali date sono libere; tempi delle pubblicazioni; documenti |
| Location | 12 mesi | Data della cerimonia, numero di invitati | Capienza a sedere, orario di chiusura, limite di decibel, regola sul catering, caparra |
| Fotografo / videomaker | 12 mesi | Data | Ore coperte, secondo fotografo, tempi di consegna |
| Catering | 12 mesi | Regola della location, numero di invitati | Prezzo a persona, prova del menù, scadenza per i numeri definitivi |
| Band o DJ | Da 9 a 11 mesi | Limite di decibel e chiusura della location | Durata del set, pause, politica sulla playlist |
| Fiorista | Da 9 a 11 mesi | Location, colori | Orario di consegna e allestimento, cosa è a noleggio e cosa resta |
| Abito | 9 mesi | Niente | Tempi per i ritocchi, date delle prove |
| Acconciatura e trucco | Da 6 a 8 mesi | Data, numero di persone | Data della prova, quante persone, orario di inizio |
| Torta | Da 6 a 8 mesi | Numero di invitati, menù | Porzioni per piano, consegna, alzata |
| Trasporti | Da 6 a 8 mesi | Location, orari | Tempi di attesa, viaggi di ritorno, navetta per gli invitati |
| Stampati / tipografia | Da 4 a 6 mesi | Testo, design | Bozza di stampa, quantità, costo della ristampa |
| Fedi | Da 4 a 5 mesi | Niente | Tempi per incisione e modifica della misura |
Dieci errori che questa checklist evita
Ognuno di questi nasce dal fare un'attività nel mese sbagliato.
- Firmare il contratto del catering prima che la lista degli invitati sia reale, e poi pagare trenta cene che nessuno ha mangiato.
- Stampare gli inviti prima che l'orario della cerimonia sia confermato dal comune.
- Prenotare una band senza chiedere alla location il limite di decibel e l'orario di chiusura.
- Fissare la scadenza per rispondere nella settimana prima del matrimonio, senza tempo per sollecitare né per fare il tableau.
- Lasciare il tableau a dopo l'arrivo delle risposte e poi provare a farlo la sera prima.
- Ordinare un abito su misura a meno di sei mesi dal giorno.
- Dimenticare i tempi delle pubblicazioni in comune e scoprire che la data non può essere legale.
- Non avere una scaletta, così ogni domanda della giornata arriva agli sposi.
- Pagare i saldi il giorno stesso in una forma che il fornitore non accetta.
- Non decidere su bambini e accompagnatori finché gli invitati non chiedono, uno alla volta.
La checklist come attività con le date
Una checklist su carta è un buon inizio e un pessimo sistema, perché niente lì sopra ha una data e nessuno riceve un promemoria. Il foglio di calcolo qui sotto è l'intera lista con una colonna per il mese, il responsabile e lo stato, e si apre in Excel, Numbers e Google Sheets. In Vowly Event le stesse voci diventano attività dell'evento: ognuna con una scadenza, una priorità, una categoria e, per i pagamenti, un importo, ordinate in oggi, questa settimana e in ritardo, e condivise con chiunque stia organizzando con voi. La pagina dell'app in questa guida mostra come funziona.
FAQ
- Con quanto anticipo bisogna iniziare a organizzare un matrimonio?
- Dodici mesi sono comodi e vi permettono di prenotare i fornitori che si esauriscono per primi: cerimonia, location, fotografo, catering. Sei mesi sono realistici con qualche compromesso sulla scelta, e la checklist dei 6 mesi in questa guida mostra dove comprimere. Sotto i tre mesi è uno sprint che funziona meglio per i matrimoni piccoli.
- Cosa devo prenotare per primo?
- Lo slot della cerimonia e la location, in quest'ordine, perché insieme fissano la data. Poi il fotografo e il catering, perché hanno una sola data al giorno e si riempiono per primi. Tutto il resto si piega intorno a questi quattro.
- Quando vanno inviati gli inviti di matrimonio?
- Circa otto settimane prima del giorno, con una scadenza per rispondere tre o quattro settimane prima di esso. Per un matrimonio all'estero o che richiede un viaggio, inviate un save the date nove-dodici mesi prima e l'invito tre-quattro mesi prima.
- Quando mi serve il numero definitivo degli invitati?
- Il catering di solito lo vuole sette-dieci giorni prima del matrimonio. Mettete la scadenza per rispondere tre o quattro settimane prima del giorno, così avete una settimana per sollecitare gli invitati silenziosi prima che il conteggio sia dovuto.
- Esiste una checklist del matrimonio da scaricare?
- Sì. Il foglio di calcolo in questa pagina contiene ogni attività di questa guida con colonne per il mese, il responsabile, la scadenza, lo stato e il costo. Si apre in Excel, Numbers e Google Sheets.
- Posso usare questa checklist nell'app Vowly Event?
- Sì. Le attività di un evento hanno una scadenza, una priorità, una categoria e, per i pagamenti, un importo, e sono raggruppate in «in ritardo», «oggi», «questa settimana» e «più avanti». Oggi le attività le aggiungete voi; un'importazione di questa checklist con un tocco è nella nostra lista.
- Questa checklist funziona per un matrimonio in un altro paese?
- L'ordine è lo stesso ovunque; le pratiche no. Verificate i tempi delle pubblicazioni e i documenti richiesti dal vostro ufficio di stato civile o dall'ambasciata, e aggiungete un mese a ogni passaggio per gli invitati che viaggiano.
- E se abbiamo meno di sei mesi?
- Usate la checklist dei 6 mesi in questa guida. Mantiene le quattro prenotazioni che non si possono affrettare, elimina le attività che esistono solo perché c'è tempo, e comprime il resto in settimane.
- La pianificazione è gratuita in Vowly Event?
- Sì. Attività, lista degli invitati, budget, tableau e menù sono gratuiti senza limiti di tempo. Il lato degli invitati, cioè pubblicare l'invito e raccogliere le risposte, è la parte a pagamento, da 7,99 € al mese con 14 giorni di prova.