- Sei colonne: Nome, Email, Telefono, Persone, Note, Gruppo. Le prime cinque vengono importate; Gruppo è vostra per tagli e tableau.
- Una riga per nucleo familiare, con il nome della persona che risponderà e il numero di persone, lei compresa.
- Anche le intestazioni in altre lingue vengono riconosciute: Guests, Gäste, Personas, Osoby, Kişi si leggono tutte come numero di persone.
- Caricate .xlsx o .csv sull'app web, fino a 500 righe; controllate l'anteprima; importate. Una riga che corrisponde a un invitato già presente per e-mail, o per nome quando l'e-mail manca, viene aggiornata o saltata, a vostra scelta, mai duplicata.
- Pianificare è gratuito senza limiti di tempo, quindi anche l'importazione lo è.
Le colonne
La prima riga è l'intestazione. L'importazione riconosce le parole italiane qui sopra e i loro equivalenti in inglese, tedesco, francese, spagnolo, olandese, polacco, portoghese e turco, con o senza accenti, così «E-Mail Adresse», «Téléphone» e «Kişi sayısı» finiscono tutti al posto giusto. Se un'intestazione non viene riconosciuta, l'anteprima vi lascia assegnare a mano ogni colonna a un campo.
| Colonna | Importata come | Regole |
|---|---|---|
| Nome | Il nome dell'invitato | La persona che risponde; obbligatorio; lettere, spazi e trattini, niente link |
| Indirizzo e-mail | Un solo indirizzo; usato per mandare il link dell'invito e la conferma | |
| Telefono | Numero di telefono | Con prefisso internazionale se gli invitati sono all'estero; usato per i link WhatsApp che mandate voi |
| Persone | Numero di persone | Le persone del nucleo, invitato nominato compreso; da 1 al massimo che avete impostato |
| Note | Nota privata | Chi li ha aggiunti, legame, tutto ciò che l'invitato non vedrà mai |
| Gruppo | Non importata | Famiglia, amici, colleghi, sera: la vostra colonna per tagli e tableau |
Come compilarlo
- Una riga per nucleo familiare, non per persona. «Anna Rossi» con Persone = 3 è Anna, il suo partner e il loro bambino; i loro nomi arrivano dopo, con la risposta.
- Nella colonna Nome mettete la persona che risponderà davvero, nella forma in cui la scrivereste su una busta.
- Persone conta tutti quelli della riga, persona nominata compresa. Una coppia è 2, un invitato single è 1.
- Usate Note per ciò che dovete vedere solo voi: «collega di mamma», «lontano dallo zio», «ha bisogno di un passaggio».
- Usate Gruppo in modo coerente: scegliete sei o sette nomi di gruppo e riutilizzateli, così ordinare e tagliare per gruppo funziona.
- Lasciate Email o Telefono vuoti se ancora non li avete; potete aggiungerli nell'app prima di invitare.
- Non aggiungete due volte la riga di intestazione, né celle unite, né una riga dei totali in fondo; l'importazione tratta ogni riga come un invitato.
Come funziona l'importazione
Sull'app web aprite la lista degli invitati dell'evento e scegliete importa. Caricate il file (.xlsx o .csv, fino a 2 MB e 500 righe). L'app legge le prime righe, decide se la prima è un'intestazione, indovina quale colonna è cosa e vi mostra le prime venti righe con quella proposta, così potete correggere una colonna prima che venga scritto qualcosa. Confermate, e le righe vengono validate come un invitato inserito a mano (un nome verosimile, un'e-mail valida, un numero di persone entro il vostro massimo) e scritte nell'evento a blocchi. Le righe che non passano la validazione vengono segnalate, non scartate in silenzio.
Una riga che corrisponde a un invitato già presente, per e-mail o, quando nessuno dei due ha un indirizzo, per nome, viene aggiornata con i nuovi campi non vuoti oppure saltata; scegliete voi quale prima che l'importazione parta, e il risultato vi dice quante righe sono state aggiunte, aggiornate, saltate e rifiutate. Gli invitati importati non vengono invitati automaticamente; ogni riga si invita quando mandate l'invito, via e-mail dall'app o con un link WhatsApp o copiato, e la riga registra come.
Dopo l'importazione
Il foglio di calcolo ha fatto il suo lavoro; la lista degli invitati ora vive nell'evento. Numero di persone e note sono su ogni riga, il conteggio è in persone e il modulo di risposta compila il resto: nomi degli accompagnatori, intolleranze, scelta del menù, alloggio. Il tableau legge la stessa lista, e l'esportazione per il catering legge le risposte. Tenete il foglio come registro di chi è stato preso in considerazione; tenete l'app come registro di chi viene.
FAQ
- Quali colonne deve avere una lista degli invitati per il matrimonio?
- Nome, e-mail, telefono, numero di persone e note coprono invito e conteggio; una colonna gruppo copre tagli e tableau. Intolleranze e scelte del menù tornano con la risposta, e gli indirizzi postali servono solo per i cartoncini stampati.
- Posso importare un file Excel in Vowly Event?
- Sì, sull'app web: .xlsx o .csv, fino a 500 righe e 2 MB. Le colonne per nome, e-mail, telefono, numero di persone e note vengono riconosciute in nove lingue, e un'anteprima vi lascia correggere l'abbinamento prima dell'importazione.
- Cosa succede agli invitati duplicati all'importazione?
- Una riga che corrisponde a un invitato già presente per e-mail, o per nome quando l'e-mail manca da entrambe le parti, viene aggiornata con i nuovi campi non vuoti oppure saltata; scegliete voi prima che l'importazione parta. Niente viene aggiunto due volte.
- L'importazione manda gli inviti?
- No. Gli invitati importati vengono aggiunti come non ancora invitati. Invitate ogni riga quando siete pronti, via e-mail dall'app o con un link WhatsApp o copiato, e la riga registra come e quando.