- Primeiro rascunhe à larga: toda a gente que qualquer um dos dois convidaria sem limites, das duas famílias. Corte depois, com regras, não nome a nome.
- Conte pessoas, não agregados familiares. Uma lista de 90 agregados são 200 lugares depois de somar parceiros e crianças.
- Decida acompanhantes e crianças uma só vez, como regras iguais para todos, e escreva as regras no convite.
- Recolha agora o que o convite precisa: e-mail ou telemóvel para o link, número de pessoas, restrições alimentares; moradas só se imprimir.
- Mantenha uma única lista. O modelo desta página tem as colunas que a aplicação web do Vowly Event importa, por isso a folha de cálculo torna-se a lista de convidados num minuto.
Comece pelo número, não pelos nomes
A lista de convidados é onde se decide o tamanho do casamento, e é mais fácil decidir o tamanho primeiro. Dois números fixam o teto: quantas pessoas o espaço senta ao jantar e o que o orçamento permite por pessoa depois de ter a proposta do catering em mãos. Uma sala que senta 120 com um preço de catering que funciona para 100 dá um alvo de 100, e todas as decisões seguintes são tomadas contra esse alvo e não contra uma sensação.
Depois, combinem como o número se reparte. A velha divisão em terços (um terço para o casal, um terço para cada família) continua a manter a paz quando as famílias contribuem; um casal que paga o próprio casamento pode ficar com a maior parte da lista e dar a cada família uma quota fixa. Escrevam as quotas antes de alguém escrever um nome, porque a discussão nunca é sobre um nome; é sobre quem tem o direito de acrescentar mais um.
O primeiro rascunho: toda a gente, sem limites
A primeira lista é deliberadamente longa demais. Cada um dos dois escreve toda a gente que convidaria se não houvesse teto, e os pais de ambos fazem o mesmo. Ponham tudo numa só folha de cálculo com uma coluna para quem acrescentou o nome e outra para o grupo a que pertence: família próxima, família alargada, amigos próximos, amigos, colegas, amigos dos pais. Ainda não discutam. O rascunho costuma ficar em uma vez e meia o alvo, e é esse o objetivo: as regras de corte da secção seguinte trabalham sobre grupos, e é preciso ver os grupos antes de os ordenar.
| Grupo | Quota típica numa lista de 100 lugares | Costuma cortar-se primeiro? |
|---|---|---|
| Família próxima | 10 a 15 | Nunca |
| Padrinhos, damas de honor e os seus parceiros | 8 a 14 | Nunca |
| Família alargada (tios, tias, primos) | 20 a 30 | Primeiro os parceiros e os filhos dos primos |
| Amigos próximos | 15 a 25 | Raramente |
| Amigos e colegas | 10 a 20 | Primeiro os colegas, depois os amigos que não veem há um ano |
| Amigos dos pais | 10 a 20 | Sim, a não ser que os pais tenham quota própria |
As regras para cortar
Corte com regras que se aplicam a toda a gente, nunca com uma conversa sobre uma pessoa. Uma regra explica-se a uma tia; uma decisão sobre o filho dela não. As regras a que a maioria dos casais acaba por chegar estão abaixo, pela ordem em que costumam ser aplicadas.
- Níveis, não nomes: ordene os grupos e tire grupos inteiros pelo fundo até o número caber. Os colegas saem antes dos amigos, os amigos dos pais antes dos primos.
- A regra do ano: quem não fala com nenhum dos dois há um ano, fora da família, não está na lista.
- A regra da reciprocidade: quem não vos convidou para o seu casamento não tem direito a um lugar. Funciona nos dois sentidos e resolve muita coisa.
- A regra 'os dois conhecem' para os amigos de um só lado: um amigo que o outro só encontrou uma vez é um convidado do nível dos colegas.
- As crianças como grupo: decida só adultos, só crianças da família ou todas as crianças, e aplique a toda a gente. As exceções são a menina das flores e o menino das alianças.
- Os acompanhantes como regra: parceiros que vivem juntos ou estão noivos são convidados pelo nome; um acompanhante para convidados solteiros é para todos ou para ninguém.
- Convidados da festa: uma segunda lista para a festa depois do jantar é a forma clássica de incluir colegas sem pagar o jantar deles. Diga-o com clareza no convite deles.
Acompanhantes e crianças, decididos uma só vez
As duas perguntas chegam um convidado de cada vez se as deixar, por isso responda-lhes uma vez, por escrito, antes de os convites saírem. Para os acompanhantes, a linha justa é que os parceiros estáveis são convidados pelo nome e todos os outros seguem uma só regra; uma regra pode ir impressa no convite e o formulário de resposta pode fazê-la cumprir limitando o número de pessoas. Para as crianças, as escolhas honestas são só adultos, só crianças da família ou todas as crianças, e o formulário de resposta pode simplesmente não pedir uma contagem de crianças quando a resposta é não. O guia de RSVP tem as frases para ambos.
O sítio para o dizer é o próprio convite, uma vez, com simpatia, na mesma frase para toda a gente: 'Reservámos dois lugares em seu nome' diz tudo sem folha de regras; 'Será uma noite só para adultos' diz o resto. Quem o lê no cartão não pergunta; quem tem de perguntar sente-se apontado.
Contar: pessoas, não respostas
O erro mais comum numa lista de convidados é contar linhas. Uma linha é um agregado familiar ou uma resposta; o catering quer pessoas. Uma lista de 90 linhas com parceiros e crianças são 180 a 220 pessoas, e a diferença entre esses números é a diferença entre um espaço onde cabem todos e um onde não cabem. Mantenha uma coluna de número de pessoas desde o primeiro rascunho, preencha-a em todas as linhas e leia o total dessa coluna, nunca o número de linhas.
A mesma regra vale mais tarde para as respostas. Uma resposta pode dizer 'sim, somos quatro, um é criança, um é vegetariano', e a contagem, as refeições de criança e o prato vegetariano saem todos dessa única linha. Uma ferramenta de lista de convidados que conta pessoas em vez de respostas, e mostra as duas, é a que bate certo com a fatura do catering.
O que recolher de cada convidado
Recolha o que o passo seguinte precisa e nada mais. Para um convite digital, o passo seguinte precisa de uma forma de enviar o link, portanto um e-mail ou um número de telemóvel por agregado. O número de pessoas já o tem. As restrições alimentares e a escolha de prato vêm pelo formulário de resposta; não precisa de perguntar antes. As moradas só são precisas se imprimir cartões, e pedi-las cedo é a parte mais lenta de qualquer lista de convidados, por isso deixe-as para os agregados a quem vai mesmo enviar pelo correio.
| Coluna | Serve para | Quando |
|---|---|---|
| Nome (a pessoa que responde) | Tudo | Primeiro rascunho |
| Grupo | Cortar, sentar | Primeiro rascunho |
| Pessoas (número de pessoas, incluindo a própria) | A contagem, o espaço, o catering | Primeiro rascunho |
| Email ou Telefone | Enviar o link, lembretes | Antes dos convites |
| Notas | Quem acrescentou, relação, sensibilidades | Primeiro rascunho |
| Morada | Só cartões impressos | Só para esses agregados |
| Restrições alimentares, escolha de prato | O catering | Vem na resposta |
| Mesa | Plano de mesas | Depois do prazo de resposta |
Da folha de cálculo à lista de convidados sem voltar a escrever
Uma lista de convidados começa numa folha de cálculo porque é aí que duas famílias podem escrever ao mesmo tempo. Não deve ficar lá, porque uma folha de cálculo não envia um convite, não recebe uma resposta nem conta pessoas por si. No Vowly Event a mudança é uma importação: na aplicação web carrega a folha de cálculo tal como está (.xlsx ou .csv, até 500 linhas), a app reconhece as colunas de nome, e-mail, telefone, número de pessoas e notas em nove línguas, mostra-lhe as primeiras linhas com o palpite dela e escreve as linhas na lista de convidados do evento. O modelo desta página está organizado para que esse palpite acerte à primeira. A partir daí, cada linha pode ser convidada por e-mail, por um link no WhatsApp ou por um link copiado, e a resposta preenche a mesma linha.
A lista à medida que o dia se aproxima
Depois de os convites saírem, a lista muda de função: deixa de ser uma decisão e passa a ser uma contagem. Vigie três coisas. Quem ainda não respondeu, para que o lembrete vá para essas pessoas e só para essas. Quem abriu o convite mas não respondeu, porque é um empurrão diferente do que se dá a quem nunca o viu. E os números de pessoas nas respostas contra os que assumiu, porque um '2' que volta como '4' é onde a capacidade se esgota em silêncio. O prazo de resposta fecha a lista; a contagem final vai para o catering; o plano de mesas parte da lista tal como está nessa manhã.
Oito erros de lista de convidados
Todos custam dinheiro ou uma relação, e todos vêm de a lista não ter uma regra.
- Contar linhas em vez de pessoas, e reservar uma sala para agregados.
- Cortar nome a nome em conversa em vez de grupo a grupo no papel.
- Decidir acompanhantes convidado a convidado, para que cada amigo solteiro pergunte e cada resposta seja comparada.
- Deixar as crianças por decidir até a primeira resposta perguntar.
- Recolher moradas de toda a gente quando só quarenta agregados recebem cartão.
- Manter três listas: a folha de cálculo dos pais, a app de notas do casal e a ferramenta.
- Acrescentar convidados da festa à lista do jantar por engano, e pagar o jantar deles.
- Deixar a lista viver numa folha de cálculo depois de os convites saírem, para que as respostas sejam escritas duas vezes.
FAQ
- Como decido quantos convidados convidar para um casamento?
- Parta da lotação sentada do espaço e do preço por pessoa do catering, fique com o menor dos dois números que o orçamento permite e faça dele o alvo. Depois reparta o alvo entre o casal e as famílias antes de alguém escrever um nome.
- Como corto a lista de convidados do casamento sem ofender ninguém?
- Corte por regras iguais para todos, grupo a grupo: colegas antes de amigos, a regra do ano, a regra da reciprocidade, crianças e acompanhantes decididos como políticas. Uma regra explica-se; uma decisão sobre uma pessoa não.
- Os convidados solteiros devem ter acompanhante?
- Ou todos ou nenhum. Parceiros que vivem juntos ou estão noivos são convidados pelo nome em qualquer caso. Escreva a regra no convite para que ninguém tenha de perguntar.
- Como conto corretamente os convidados do casamento?
- Conte pessoas, não agregados nem respostas. Mantenha uma coluna de número de pessoas desde o primeiro rascunho e leia o total; 90 linhas são normalmente 180 a 220 pessoas depois de incluir parceiros e crianças.
- Que informação preciso de cada convidado?
- Um nome, o número de pessoas e um e-mail ou número de telemóvel para enviar o link. As restrições alimentares e as escolhas de prato vêm pelo formulário de resposta. Moradas só para os agregados que recebem cartão impresso.
- Posso importar a folha de cálculo da minha lista de convidados para o Vowly Event?
- Sim, na aplicação web: carregue o .xlsx ou .csv (até 500 linhas), a app reconhece as colunas de nome, e-mail, telefone, número de pessoas e notas em nove línguas, mostra uma pré-visualização e escreve as linhas no evento. Planear, incluindo a lista de convidados, é grátis.
- Há um modelo grátis de lista de convidados de casamento?
- Sim. A folha de cálculo desta página tem as colunas que a app importa, mais uma coluna de grupo para ordenar. Abre no Excel, Numbers e Google Sheets.