- Woche eins sind die vier Buchungen: Trauung, Location, Fotograf, Caterer. Nehmen Sie die erste gute Option; besichtigen Sie nicht sechs Locations.
- Streichen Sie die Aufgaben, die nur existieren, weil Zeit da ist: Save-the-Dates, Probeessen, die sich nicht terminieren lassen, Maßanfertigungen.
- Die Einladungen gehen zehn Wochen vorher raus, die Antwortfrist endet vier Wochen vorher, die endgültige Zahl geht zehn Tage vorher an den Caterer. Diese drei Termine bewegen sich nicht.
- Entscheiden Sie Gästeliste, Kinder und Begleitungen in den ersten zwei Wochen; Geld und Raum hängen davon ab.
- Führen Sie eine einzige laufende Liste mit Terminen und Verantwortlichen, und prüfen Sie sie jede Woche am selben Abend.
Was sich nicht verdichten lässt
Vier Dinge haben einen Termin pro Tag und werden von anderen Paaren ein Jahr im Voraus gebucht: der Trauungstermin, die Location, der Fotograf und der Caterer. In sechs Monaten haben Sie nicht die freie Auswahl; Sie haben die, die frei sind, und in den meisten Städten sind das immer noch genug. Die Regel lautet: Buchen Sie in den ersten zwei Wochen, was frei und gut ist, statt einen Monat nach dem zu suchen, was perfekt und vergeben ist.
Zwei weitere Dinge haben Vorlaufzeiten, mit denen sich nicht verhandeln lässt: die Anmeldefrist beim Standesamt, die in mehreren europäischen Ländern in Wochen gemessen wird und Unterlagen braucht, die Sie womöglich aus einem anderen Land anfordern müssen, und alles Maßgefertigte, das Monate braucht. Prüfen Sie das Erste in Woche eins; geben Sie das Zweite in Woche eins auf.
Was Sie streichen
Eine lange Verlobung erfindet Aufgaben. Mit sechs Monaten können diese weg, ohne dass es jemand merkt.
- Save-the-Dates. Die Einladung selbst geht zehn Wochen vorher raus und trägt das Datum; schicken Sie sie digital, damit sie am selben Tag ankommt.
- Maßanfertigungen. Kaufen Sie Konfektion und vereinbaren Sie die Änderung in derselben Woche.
- Mehrere Besichtigungen, mehrere Probeessen, mehrere Probetermine. Eins von jedem, an Ort und Stelle entschieden.
- Drucksachen über das Nötigste hinaus. Eine digitale Einladung, eine Gästeseite mit den Details und gedruckte Platzkarten reichen.
- Gastgeschenke, ein zweites Outfit, ein einstudierter Eröffnungstanz, ein individuelles Tortendesign: Behalten Sie, was Ihnen wichtig ist, und streichen Sie den Rest ohne schlechtes Gewissen.
Wochen 1 bis 2: den Tag buchen
Alles in den ersten zwei Wochen ist eine Entscheidung, auf die anderes wartet. Treffen Sie sie in dieser Reihenfolge, in diesen zwei Wochen.
- Einigen Sie sich auf Größe, Jahreszeit, Budgetgrenze und wer beisteuert. Zwei Abende, nicht zwei Monate.
- Entwerfen Sie die Gästeliste auf zehn Personen genau und entscheiden Sie jetzt über Kinder und Begleitungen.
- Klären Sie mit dem Standesamt: freie Termine, Anmeldefrist, Unterlagen. Buchen Sie den Termin.
- Buchen Sie die Location, die an diesem Datum frei ist und zur Zahl passt. Bestätigen Sie Kapazität, Endzeit, Lautstärkegrenze, Catering-Regel, Anzahlung.
- Buchen Sie den Fotografen und den Caterer, die frei sind. Fragen Sie den Caterer nach der Frist für die endgültige Zahl und tragen Sie sie in den Kalender ein.
- Legen Sie das Event in der App an, mit Datum, Location und Gästeliste; fügen Sie diese Checkliste als Aufgaben mit Terminen hinzu.
Wochen 3 bis 6: die Dienstleister und der Look
Der zweite Monat ist eine Runde Buchungen ohne zweite Meinungen. Jeder Dienstleister bekommt einen Anruf, ein Angebot und eine Anzahlung.
- Buchen Sie Band oder DJ, den Floristen, Haare und Make-up und den Transport, jeweils mit einem Gespräch und einer Anzahlung.
- Fragen Sie Trauzeugen und Brautjungfern, und einigen Sie sich für ihre Outfits auf Konfektion mit Änderungen.
- Kaufen Sie Kleid oder Anzug und vereinbaren Sie Änderung und letzte Anprobe.
- Wählen Sie das Design der Einladung und schreiben Sie den Text: Namen, Datum, Uhrzeit, Orte, Dresscode, Antwortfrist, Regeln zu Kindern und Begleitungen.
- Legen Sie die Gästeliste bis auf die Person fest, mit E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.
- Reservieren Sie Hotelzimmer für anreisende Gäste und notieren Sie die Rückgabefrist.
- Prüfen Sie das Budget gegen die bisher tatsächlich geleisteten Anzahlungen.
Wochen 7 bis 10: Einladungen und die Gästeseite
Die Einladungen gehen zehn Wochen vor dem Tag raus, nicht acht, weil das Antwortfenster kurz ist und Gäste ihre Anreise organisieren müssen.
- Verschicken Sie die Einladungen mit dem Online-Antwortformular; setzen Sie die Antwortfrist auf vier Wochen vor den Tag.
- Veröffentlichen Sie die Gästeseite: Ablauf, Anfahrt, Parken, Hotels, Dresscode, FAQ.
- Bestellen Sie die Ringe; wählen Sie das Menü beim einen Probeessen; wählen Sie die Torte oder das Dessert des Caterers.
- Legen Sie Ablauf der Zeremonie, Lesungen, Vortragende und die drei musikalischen Momente der Trauung fest.
- Entwerfen Sie die Playlist und die Nicht-spielen-Liste für Band oder DJ.
- Buchen Sie die Unterkunft für Sie beide für die Nacht davor und die Hochzeitsnacht.
Wochen 11 bis 18: Antworten und der Plan
Sind die Einladungen draußen, geht es in der mittleren Strecke darum, die eintreffenden Antworten zu verfolgen und den Plan zu bauen, den sie speisen.
- Prüfen Sie die Antworten wöchentlich; schreiben Sie den Stillen nach der Antwortfrist einmal.
- Planen Sie die Sitzordnung auf Papier nach Gruppen, während die Antworten eintreffen; vollenden Sie sie aus der endgültigen Liste.
- Schreiben Sie den Ablaufplan des Tages mit einem Namen bei jeder Übergabe.
- Kaufen Sie Geschenke für Trauzeugen, Brautjungfern und Eltern, wenn Sie welche machen; schreiben Sie das Eheversprechen.
- Bestätigen Sie den Standesamtstermin und die Unterlagen; vereinbaren Sie die Probe, wenn es eine gibt.
- Letzte Anprobe; Outfits abholen; Schuhe einlaufen.
Wochen 19 bis 24: Zahlen, Bestätigungen, der Tag
Die letzten sechs Wochen sind bei jeder Hochzeit gleich, ob lange oder kurze Verlobung: die endgültige Zahl, die Bestätigungen und der Tag selbst. Die Last-Minute-Seite hat die vollständige Liste.
- Schließen Sie die Gästeliste zur Antwortfrist; schicken Sie dem Caterer bis zu seiner Frist die endgültige Gästezahl, die Menüzahlen und die Liste der Unverträglichkeiten.
- Vollenden Sie den Sitzplan und bestellen Sie Platzkarten und Sitzplan-Tafel.
- Bezahlen Sie die Restbeträge, die vor dem Tag fällig sind; notieren Sie, welche am Tag bezahlt werden und wie.
- Bestätigen Sie in den letzten zwei Wochen jeden Dienstleister mit dem Ablaufplan.
- Schicken Sie den Gästen die letzten Details mit dem Link zur Gästeseite.
- Packen Sie den Koffer, übergeben Sie Ringe und Unterlagen, und frühstücken Sie am Morgen.
Die drei Termine, die sich nicht bewegen
Alles andere auf dieser Seite kann ohne Schaden um eine Woche rutschen. Diese drei nicht, weil sie ineinandergreifen und der letzte in einem Vertrag steht.
| Termin | Was passiert | Warum er nicht rutschen darf |
|---|---|---|
| 10 Wochen vorher | Die Einladungen gehen raus | Gäste brauchen Zeit für Anreise und Antwort |
| 4 Wochen vorher | Antwortfrist | Lässt eine Woche zum Nachhaken vor der Zahl für den Caterer |
| 10 Tage vorher | Endgültige Zahl an den Caterer | Seine Frist, im Vertrag; danach zahlen Sie für No-Shows |
FAQ
- Kann man eine Hochzeit in 6 Monaten planen?
- Ja, eine vollständige. Buchen Sie Trauung, Location, Fotograf und Caterer in den ersten zwei Wochen, nehmen Sie die gute Option, die frei ist, statt der perfekten, die es nicht ist, und streichen Sie die Aufgaben, die nur existieren, weil Zeit da ist.
- Was sollte ich bei einer kurzen Verlobung weglassen?
- Save-the-Dates, Maßanfertigungen, mehrere Besichtigungen und Probeessen, aufwendige Drucksachen und jedes Extra, das Ihnen nicht wichtig ist. Einladung, Gästeseite und Antwortformular tragen, was die gestrichenen Punkte früher getragen haben.
- Wann sollten die Einladungen bei einer Hochzeit in 6 Monaten rausgehen?
- Zehn Wochen vor dem Tag, mit einer Antwortfrist vier Wochen davor. Das lässt eine Woche, um bei stillen Gästen nachzuhaken, bevor der Caterer zehn Tage vorher die endgültige Zahl braucht.
- Reichen 3 Monate, um eine Hochzeit zu planen?
- Für eine kleine Hochzeit ja: dieselben Buchungen in den ersten zwei Wochen, die Einladungen sofort raus mit drei Wochen Antwortfenster, und eine Gästeseite statt Drucksachen. Für eine große hängt es ganz davon ab, was an dem Datum frei ist.