- Vierzehn Tage vorher: die endgültigen Zahlen schicken, dann jeden Dienstleister mit dem Ablaufplan anrufen.
- Sieben Tage vorher: den Gästen die letzten Details schreiben, bezahlen, was fällig ist, Ringe und Unterlagen an namentlich benannte Personen übergeben.
- Der Tag: ein Ablaufplan, eine Person, die Fragen beantwortet, und ein Paar, das keine beantwortet.
- Der Notfallkoffer passt in eine Tasche und wird von jemandem getragen, der nicht heiratet.
Vierzehn Tage vorher
Die Antwortfrist ist verstrichen und die Zahl steht. Diese Woche macht aus der Zahl Verträge und aus dem Plan Telefonate.
- Schicken Sie dem Caterer bis zu seiner Frist die endgültige Gästezahl, die Menüzahlen pro Gericht und die Liste der Unverträglichkeiten.
- Vollenden Sie den Sitzplan aus der endgültigen Gästeliste; bestellen oder drucken Sie Platzkarten und Sitzplan-Tafel.
- Schreiben Sie den Ablaufplan des Tages, Stunde für Stunde, mit einem Namen bei jeder Übergabe.
- Rufen Sie jeden Dienstleister an: Ankunftszeit, Aufbauzeit, Ansprechpartner und Nummer am Tag, fälliger Restbetrag und wie er bezahlt wird. Schicken Sie jedem den Ablaufplan schriftlich.
- Bestätigen Sie den Transport: Abholzeiten, Adressen, Wartezeit, den Gästebus, wie die letzten Gäste nach Hause kommen.
- Bestätigen Sie den Termin beim Standesamt oder für die Zeremonie, und holen Sie die Unterlagen aus der Schublade in die Tasche.
- Gehen Sie zur letzten Anprobe und holen Sie jedes Outfit ab, auch die von Trauzeugen und Brautjungfern.
- Briefen Sie Trauzeugen, Brautjungfern, Eltern und Vortragende schriftlich: wo sie wann sein sollen und was sie halten.
Sieben Tage vorher
Die letzte Woche ist Logistik, und der Trick ist, alles jemand anderem zu geben. Was das Paar am Morgen des Tages noch selbst in der Hand hält, wurde zu spät übergeben.
- Schreiben Sie allen Gästen die letzten Details: Zeiten, Adresse, Parken, Dresscode, den Link zur Gästeseite. Eine kurze Nachricht.
- Bezahlen Sie die Restbeträge, die vor dem Tag fällig sind; stecken Sie die am Tag fälligen in beschriftete Umschläge, mit dem Namen der Person, die sie übergibt.
- Geben Sie Ringe, Unterlagen und Umschläge an die benannten Personen. Nicht an das Paar.
- Packen Sie den Koffer für den Tag (unten) und die Tasche für die Hochzeitsreise; prüfen Sie Pässe und Tickets.
- Gleichen Sie die Startzeiten für Haare und Make-up mit dem Ablaufplan ab, von der Trauung aus zurückgerechnet.
- Laufen Sie die Schuhe ein; dämpfen Sie die Outfits; probieren Sie alles noch einmal an, zusammen mit den Accessoires.
- Liefern Sie an die Location, was in den Saal gehört: Platzkarten, Sitzplan, Schilder, Gastgeschenke, das Gästebuch, den Tortenständer.
- Schlafen Sie. Nichts auf dieser Liste ist eine Nacht wert.
Der Tag davor
- Proben Sie die Zeremonie, wenn es eine Probe gibt: den Einzug, die Positionen, die Lesungen, den Auszug.
- Gehen Sie die Location mit dem Koordinator oder der Person ab, die diese Rolle übernimmt: wo die Autos halten, wo Gäste warten, wo die Fotos entstehen, wenn es regnet.
- Laden Sie Handys, Kameras und den Lautsprecher für die Zeremoniemusik; legen Sie Ladekabel in den Koffer.
- Bestätigen Sie den Morgen: wer wann kommt, wo gefrühstückt wird, wer die Autoschlüssel hat.
- Legen Sie Outfits, Koffer, Ringe und Dokumente an einen Ort, und gehen Sie früh ins Bett.
Der Tag: der Ablaufplan
Eine Seite, gedruckt, in der Hand einer Person, die nicht heiratet. Jeder Dienstleister hat eine Kopie. Die Kopie des Paares ist optional; seine Aufgabe ist, aufzutauchen. Die Zeiten unten sind ein Muster, kein Zeitplan; schreiben Sie Ihren von der Trauungszeit aus rückwärts und vorwärts.
| Zeit | Was | Wer es hält |
|---|---|---|
| Morgen | Haare und Make-up; Frühstück; der Fotograf kommt zum Getting Ready | Trauzeugin / Trauzeuge |
| Trauung minus 90 | Trauzeugen und Brautjungfern angezogen; Transport fährt los; Ringe geprüft | Trauzeuge |
| Trauung minus 30 | Gäste kommen an; Platzanweiser setzen; Musik läuft; Vortragende auf Position | Platzanweiser |
| Trauung | Einzug, Eheversprechen, Unterschrift, Auszug; Konfetti, wenn erlaubt | Trauredner / Koordinator |
| Nach der Trauung | Gruppenfotos nach der Fotoliste; Getränke für die Gäste | Fotograf / ein benanntes Familienmitglied |
| Feier | Gäste sitzen nach Sitzplan; Reden; Essen; Torte | Koordinator / Zeremonienmeister |
| Abend | Eröffnungstanz; Band oder DJ; die Abendgäste kommen | Bandleader / DJ |
| Ende | Letzter Tanz; Transport; Geschenke und Karten in ein benanntes Auto; Restbeträge bezahlt | Trauzeuge / Eltern |
Der Notfallkoffer
Eine Tasche, getragen von einer Brautjungfer oder einem Trauzeugen, vielleicht zweimal geöffnet. Die Liste ist mit Absicht langweilig; jeder Punkt hat schon jemandem den Nachmittag gerettet.
- Nähset, Sicherheitsnadeln, Fashion-Tape, ein Fleckenstift, eine Fusselrolle.
- Pflaster, Schmerztabletten, Antihistaminika, Taschentücher, Handdesinfektion.
- Ladekabel und eine Powerbank; ein gedruckter Ablaufplan und die Telefonliste der Dienstleister.
- Pfefferminzbonbons, Deo, ein kleiner Spiegel, Haarnadeln, Haarspray.
- Ersatzstrumpfhose oder -socken, flache Schuhe für den Abend, ein Regenschirm.
- Snacks und Wasser für den Morgen; ein Strohhalm für die Person im Kleid.
- Die Umschläge für Restbeträge, die Ringe, falls der Trauzeuge sie noch nicht hat, die Dokumente.
- Eine Kopie von Eheversprechen, Lesungen und Reden.
Was das Paar am Tag tut
Nichts von der Liste. Der Sinn der zwei Wochen oben ist, dass am Tag neben jeder Frage schon ein Name steht, und dieser Name ist nicht Ihrer. Ruft ein Dienstleister Sie an, leiten Sie ihn an die Person mit dem Ablaufplan weiter. Fragt ein Gast, wo er parken kann, hat die Gästeseite es beantwortet. Die einzige Aufgabe ist, da zu sein, und das ist schwerer, als es klingt.
FAQ
- Was sollte ich in der Woche vor meiner Hochzeit tun?
- Jeden Dienstleister mit dem Ablaufplan bestätigen, den Gästen die letzten Details schreiben, die vor dem Tag fälligen Restbeträge bezahlen, Ringe und Unterlagen an benannte Personen übergeben, den Koffer für den Tag packen und alles an die Location liefern, was in den Saal gehört. Dann schlafen.
- Was gehört in den Notfallkoffer für die Hochzeit?
- Nähset und Sicherheitsnadeln, Pflaster und Schmerztabletten, Ladekabel und Powerbank, ein gedruckter Ablaufplan und die Nummern der Dienstleister, Pfefferminz, Taschentücher, Ersatzstrumpfhose, flache Schuhe, ein Regenschirm, Snacks und Wasser sowie Kopien von Eheversprechen und Reden.
- Wer sollte am Tag den Ablaufplan halten?
- Eine Person, die nicht heiratet: ein Koordinator, wenn Sie einen haben, sonst Trauzeuge oder Trauzeugin. Jeder Dienstleister hat eine Kopie; jede Frage am Tag geht an diese Person.
- Wann schicke ich den Gästen die letzten Details?
- Etwa eine Woche vorher, in einer kurzen Nachricht mit Zeiten, Adresse, Parken, Dresscode und dem Link zur Gästeseite. Gäste, die online geantwortet haben, lassen sich direkt aus der Liste anschreiben.