La versión corta
- La primera semana son las cuatro reservas: ceremonia, lugar, fotógrafo, catering. Quédate con la primera buena opción; no visites seis lugares.
- Suelta las tareas que solo existen porque hay tiempo: los save the date, las pruebas de menú que no consigues encajar, la ropa a medida.
- Las invitaciones salen a las diez semanas, las respuestas cierran a las cuatro, la cifra final va al catering a los diez días. Esas tres fechas no se mueven.
- Decide la lista de invitados, los niños y los acompañantes en las dos primeras semanas; el dinero y la sala dependen de ello.
- Lleva una sola lista con fechas y responsables, y revísala la misma tarde cada semana.
Lo que no se puede comprimir
La diferencia no está en hacer menos, sino en decidir más rápido y quedarte con el proveedor que está libre en vez del que es famoso. Cuatro cosas tienen una sola fecha al día y otras parejas las reservan con un año de antelación: la cita de la ceremonia, el lugar, el fotógrafo y el catering. En seis meses no tendrás dónde elegir; tendrás los que estén libres, y en la mayoría de las ciudades eso sigue siendo mucho. La regla es reservar lo que está libre y es bueno en las dos primeras semanas, no pasar un mes buscando lo que es perfecto y ya está cogido.
Dos cosas más tienen plazos con los que no se discute: el plazo legal del expediente en el Registro Civil, que en varios países europeos se mide en semanas y exige documentos que quizá tengas que pedir a otro país, y todo lo que sea a medida, que necesita meses. Comprueba lo primero en la primera semana; renuncia a lo segundo en la primera semana.
Qué soltar
Un compromiso largo inventa tareas. Con seis meses, estas pueden desaparecer sin que nadie lo note.
- Los save the date. La propia invitación sale a las diez semanas y lleva la fecha; envíala en digital para que llegue el mismo día.
- La ropa a medida. Compra de tienda y reserva el arreglo en la misma semana.
- Varias visitas a lugares, varias pruebas de menú, varias pruebas de peluquería. Una de cada, decidida en el momento.
- Papelería impresa más allá de lo esencial. Una invitación digital, una página para invitados con los detalles y unos marcasitios impresos bastan.
- Detalles para los invitados, un segundo vestido, un primer baile coreografiado, un diseño de tarta personalizado: quédate con los que te importen, suelta el resto sin culpa.
Semanas 1 y 2: reserva el día
Todo lo de las dos primeras semanas es una decisión de la que dependen otras cosas. Tómalas en este orden, en estas dos semanas.
- Acordad tamaño, estación, techo de presupuesto y quién aporta. Dos tardes, no dos meses.
- Haz el borrador de la lista de invitados redondeado a la decena y decide ya sobre niños y acompañantes.
- Consulta el Registro Civil: fechas libres, plazos del expediente, documentos. Reserva la cita.
- Reserva el lugar que esté libre esa fecha y encaje con el número. Confirma aforo, hora de cierre, límite de ruido, norma de catering, señal.
- Reserva el fotógrafo y el catering que estén libres. Pide al catering el plazo para las cifras finales y ponlo en el calendario.
- Crea el evento en la app con la fecha, el lugar y la lista de invitados; añade esta checklist como tareas con fechas.
Semanas 3 a 6: los proveedores y el estilo
El segundo mes es una sola ronda de reservas sin segundas opiniones. Cada proveedor recibe una llamada, un presupuesto y una señal.
- Contrata el grupo o el DJ, la florista, peluquería y maquillaje, y el transporte, cada uno con una conversación y una señal.
- Pide al cortejo que lo sea, y acordad ropa de tienda con arreglos.
- Compra el vestido o el traje y reserva el arreglo y la última prueba.
- Elige el diseño de la invitación y escribe el texto: nombres, fecha, hora, lugares, código de vestimenta, fecha límite para responder, normas sobre niños y acompañantes.
- Cierra la lista de invitados persona a persona con correos electrónicos o números de teléfono.
- Bloquea habitaciones de hotel para los invitados que viajan y apunta la fecha de liberación.
- Revisa el presupuesto frente a las señales reales pagadas hasta ahora.
Semanas 7 a 10: las invitaciones y el lado de los invitados
Las invitaciones salen diez semanas antes del día, no ocho, porque la ventana para responder es corta y los invitados tienen que organizar el viaje.
- Envía las invitaciones con el formulario de respuesta en línea; pon la fecha límite cuatro semanas antes del día.
- Publica la página para invitados: programa, cómo llegar, aparcamiento, hoteles, código de vestimenta, preguntas frecuentes.
- Encarga las alianzas; elige el menú en la única prueba; elige la tarta o el postre del catering.
- Acuerda el orden de la ceremonia, las lecturas, los lectores y los tres momentos musicales de la ceremonia.
- Prepara la lista de canciones y la de canciones prohibidas para el grupo o el DJ.
- Reserva el alojamiento para los dos la noche anterior y la noche de la boda.
Semanas 11 a 18: las respuestas y el plan
Con las invitaciones fuera, el tramo central va de ver llegar las respuestas y montar el plan que alimentan.
- Revisa las respuestas cada semana; escribe a los silenciosos una vez pasada la fecha límite.
- Planifica las mesas sobre el papel por grupos mientras llegan las respuestas; termínalo con la lista final.
- Escribe el cronograma del día con un nombre junto a cada relevo.
- Compra los regalos para el cortejo y los padres si los hacéis; escribe los votos.
- Confirma la cita en el Registro Civil y los documentos; reserva el ensayo si lo hay.
- Última prueba; recoge la ropa; doma los zapatos.
Semanas 19 a 24: cifras, confirmaciones, el día
Las seis últimas semanas son iguales en cualquier boda, con compromiso largo o corto: la cifra final, las confirmaciones y el propio día. La página de última hora tiene la lista completa.
- Cierra la lista de invitados en la fecha límite; envía al catering la cifra final de personas, el recuento por menú y la lista de dietas antes de su plazo.
- Termina el plano de mesas y encarga los marcasitios y el panel del plano de mesas.
- Paga los saldos que vencen antes del día; apunta cuáles se pagan el mismo día y cómo.
- Confirma cada proveedor con el cronograma en las dos últimas semanas.
- Envía a los invitados los detalles finales con el enlace a la página para invitados.
- Prepara el kit, entrega las alianzas y los papeles, y desayuna esa mañana.
Las tres fechas que no se mueven
Todo lo demás de esta página puede moverse una semana sin daño. Estas tres no, porque se encadenan entre sí y la última está en un contrato.
| Fecha | Qué pasa | Por qué no puede retrasarse |
|---|---|---|
| 10 semanas antes | Salen las invitaciones | Los invitados necesitan tiempo para viajar y para responder |
| 4 semanas antes | Fecha límite para responder | Deja una semana para perseguir antes del recuento del catering |
| 10 días antes | Cifras finales al catering | Es su plazo, en el contrato; después pagas por los que no vienen |
Preguntas frecuentes
- ¿Se puede organizar una boda en 6 meses?
- Sí, una completa. Reserva la ceremonia, el lugar, el fotógrafo y el catering en las dos primeras semanas, quédate con la buena opción que está libre en vez de la perfecta que no lo está, y suelta las tareas que solo existen porque hay tiempo.
- ¿Qué debería saltarme con un compromiso corto?
- Los save the date, la ropa a medida, las visitas a varios lugares y las pruebas de menú, la papelería impresa elaborada y cualquier extra que no te importe. La invitación, la página para invitados y el formulario de respuesta llevan lo que antes llevaban las tareas saltadas.
- ¿Cuándo deben salir las invitaciones para una boda en 6 meses?
- Diez semanas antes del día, con una fecha límite para responder cuatro semanas antes de él. Eso deja una semana para perseguir a los invitados silenciosos antes del recuento final del catering a los diez días.
- ¿Bastan 3 meses para organizar una boda?
- Para una boda pequeña, sí: las mismas reservas de las dos primeras semanas, las invitaciones fuera de inmediato con una ventana de tres semanas para responder, y una página para invitados en lugar de papelería impresa. Para una grande, depende por completo de lo que esté libre en esa fecha.