- Week één is voor de vier boekingen: ceremonie, locatie, fotograaf, cateraar. Neem de eerste goede optie; bezoek geen zes locaties.
- Schrap de taken die alleen bestaan omdat er tijd is: save-the-dates, proeverijen die je niet kunt inplannen, maatwerk.
- De uitnodigingen gaan op tien weken de deur uit, de reacties sluiten op vier, het definitieve aantal gaat op tien dagen naar de cateraar. Die drie datums schuiven niet.
- Beslis in de eerste twee weken over de gastenlijst, kinderen en introducés; het geld en de zaal hangen ervan af.
- Houd één doorlopende lijst met datums en eigenaren bij, en loop hem elke week op dezelfde avond na.
Wat niet samengeperst kan worden
Vier dingen hebben één datum per dag en worden door andere stellen een jaar vooruit geboekt: het tijdslot voor de ceremonie, de locatie, de fotograaf en de cateraar. In zes maanden heb je niet de eerste keus; je hebt wat vrij is, en in de meeste steden is dat nog altijd ruim voldoende. De regel is: boek in de eerste twee weken wat vrij en goed is, en besteed geen maand aan zoeken naar wat perfect en al weg is.
Nog twee dingen hebben doorlooptijden waar niet over te onderhandelen valt: de wettelijke meldingstermijn bij de gemeente, die in verschillende Europese landen in weken wordt gerekend en documenten vraagt die je misschien uit een ander land moet opvragen, en alles wat op maat gemaakt wordt, want dat heeft maanden nodig. Check het eerste in week één; laat het tweede in week één los.
Wat je schrapt
Een lange verloving verzint taken. Met zes maanden kunnen deze weg zonder dat iemand het merkt.
- Save-the-dates. De uitnodiging zelf gaat op tien weken de deur uit en draagt de datum; verstuur hem digitaal, dan landt hij dezelfde dag.
- Maatwerk. Koop confectie en plan het vermaken in dezelfde week in.
- Meerdere locatiebezoeken, meerdere proeverijen, meerdere proefsessies. Van elk één, ter plekke beslist.
- Drukwerk buiten het noodzakelijke. Een digitale uitnodiging, een gastenpagina met de details en gedrukte naamkaartjes zijn genoeg.
- Bedankjes, een tweede outfit, een ingestudeerde openingsdans, een taart op maat ontworpen: houd wat jou iets zegt, schrap de rest zonder schuldgevoel.
Week 1 tot 2: boek de dag
Alles in de eerste twee weken is een beslissing waar andere dingen op wachten. Neem ze in deze volgorde, in deze twee weken.
- Spreek grootte, seizoen, budgetplafond en wie bijdraagt af. Twee avonden, geen twee maanden.
- Maak een concept-gastenlijst, afgerond op tientallen, en beslis nu over kinderen en introducés.
- Check de gemeente: vrije datums, meldingstermijn, documenten. Boek het tijdslot.
- Boek de locatie die op die datum vrij is en bij het aantal past. Bevestig capaciteit, eindtijd, geluidslimiet, cateringregel, aanbetaling.
- Boek de fotograaf en de cateraar die vrij zijn. Vraag de cateraar naar de deadline voor de definitieve aantallen en zet die in de agenda.
- Maak het evenement aan in de app met de datum, de locatie en de gastenlijst; voeg deze checklist toe als taken met datums.
Week 3 tot 6: de leveranciers en de look
De tweede maand is één ronde boekingen zonder tweede meningen. Elke leverancier krijgt één telefoontje, één offerte en een aanbetaling.
- Boek de band of dj, de bloemist, haar en make-up en het vervoer, elk met één gesprek en een aanbetaling.
- Vraag je bruidsgezelschap, en spreek af dat hun kleding confectie wordt, met vermaken.
- Koop de jurk of het pak en plan het vermaken en de laatste passessie in.
- Kies het ontwerp van de uitnodiging en schrijf de tekst: namen, datum, tijd, locaties, dresscode, reactiedatum, de regels voor kinderen en introducés.
- Maak de gastenlijst definitief tot op de persoon, met e-mailadressen of telefoonnummers.
- Reserveer hotelkamers voor gasten van ver en noteer de datum waarop ze vrijvallen.
- Leg het budget naast de echte aanbetalingen die tot nu toe gedaan zijn.
Week 7 tot 10: uitnodigingen en de gastenkant
De uitnodigingen gaan tien weken voor de dag de deur uit, niet acht, omdat het reactievenster kort is en gasten hun reis moeten regelen.
- Verstuur de uitnodigingen met het online reactieformulier; zet de reactiedatum op vier weken voor de dag.
- Publiceer de gastenpagina: programma, route, parkeren, hotels, dresscode, FAQ.
- Bestel de ringen; kies het menu bij de ene proeverij; kies de taart of het dessert van de cateraar.
- Spreek het verloop van de ceremonie af, de voordrachten, wie ze doet en de drie muziekmomenten van de ceremonie.
- Maak een eerste playlist en de niet-draaien-lijst voor de band of dj.
- Boek de overnachting voor jullie tweeën voor de nacht ervoor en de nacht zelf.
Week 11 tot 18: reacties en het plan
Met de uitnodigingen de deur uit draait het middenstuk om de reacties zien binnenkomen en het plan bouwen dat ze voeden.
- Kijk wekelijks naar de reacties; stuur de stille gasten na de reactiedatum één bericht.
- Plan de tafelschikking op papier per groep terwijl de reacties binnenkomen; maak hem af op basis van de definitieve lijst.
- Schrijf het draaiboek van de dag, met bij elke overdracht een naam.
- Koop cadeaus voor het bruidsgezelschap en de ouders als je die geeft; schrijf de geloften.
- Bevestig de afspraak bij de gemeente en de documenten; plan de repetitie in als er een is.
- Laatste passessie; kleding ophalen; schoenen inlopen.
Week 19 tot 24: aantallen, bevestigingen, de dag
De laatste zes weken zijn voor elke bruiloft hetzelfde, lange verloving of korte: het definitieve aantal, de bevestigingen en de dag zelf. De last-minutepagina heeft de volledige lijst.
- Sluit de gastenlijst op de reactiedatum; stuur het definitieve aantal, de menutelling en de dieetwensen vóór hun deadline naar de cateraar.
- Maak de tafelschikking af en bestel de naamkaartjes en het tafelplanbord.
- Betaal de restbedragen die vóór de dag vervallen; noteer welke op de dag betaald worden en hoe.
- Bevestig in de laatste twee weken elke leverancier met het draaiboek.
- Stuur gasten de laatste details met de link naar de gastenpagina.
- Pak de kit, draag de ringen en de papieren over, en ontbijt op de ochtend zelf.
De drie datums die niet schuiven
Al het andere op deze pagina kan zonder schade een week verschuiven. Deze drie niet, omdat ze in elkaar haken en de laatste in een contract staat.
| Datum | Wat er gebeurt | Waarom hij niet kan schuiven |
|---|---|---|
| 10 weken vooraf | De uitnodigingen gaan de deur uit | Gasten hebben tijd nodig om te reizen en te reageren |
| 4 weken vooraf | Reactiedatum | Laat een week over om na te bellen vóór de telling van de cateraar |
| 10 dagen vooraf | Definitieve aantallen naar de cateraar | Hun deadline, in het contract; daarna betaal je voor wie niet komt |
FAQ
- Kun je een bruiloft plannen in 6 maanden?
- Ja, een volledige. Boek de ceremonie, locatie, fotograaf en cateraar in de eerste twee weken, neem de goede optie die vrij is in plaats van de perfecte die dat niet is, en schrap de taken die alleen bestaan omdat er tijd is.
- Wat sla ik over bij een korte verloving?
- Save-the-dates, maatwerk, meerdere locatiebezoeken en proeverijen, uitgebreid drukwerk, en elk extraatje dat jou niets zegt. De uitnodiging, de gastenpagina en het reactieformulier dragen wat de geschrapte punten vroeger droegen.
- Wanneer moeten de uitnodigingen de deur uit bij een bruiloft in 6 maanden?
- Tien weken voor de dag, met een reactiedatum vier weken ervoor. Dat laat een week over om stille gasten na te bellen vóór de definitieve telling van de cateraar op tien dagen.
- Is 3 maanden genoeg om een bruiloft te plannen?
- Voor een kleine bruiloft wel: dezelfde boekingen in de eerste twee weken, de uitnodigingen meteen de deur uit met een reactievenster van drie weken, en een gastenpagina in plaats van drukwerk. Voor een grote hangt het volledig af van wat er vrij is op de datum.