- Sechs Spalten: Name, E-Mail, Telefon, Personen, Notizen, Gruppe. Die ersten fünf werden importiert; Gruppe gehört Ihnen, zum Kürzen und für den Sitzplan.
- Eine Zeile pro Haushalt, mit dem Namen der Person, die antworten wird, und der Personenzahl, sie eingerechnet.
- Auch Überschriften in anderen Sprachen werden erkannt: Guests, Persone, Personas, Osoby, Kişi werden alle als Personenzahl gelesen.
- Laden Sie .xlsx oder .csv in der Web-App hoch, bis zu 500 Zeilen; prüfen Sie die Vorschau; importieren Sie. Eine Zeile, die per E-Mail zu einem vorhandenen Gast passt, oder per Name, wenn keine E-Mail-Adresse da ist, wird aktualisiert oder übersprungen, ganz wie Sie wollen, nie verdoppelt.
- Die Planung ist ohne zeitliche Begrenzung kostenlos, also ist auch der Import kostenlos.
Die Spalten
Die erste Zeile ist die Überschrift. Der Import erkennt die deutschen Wörter oben und ihre Entsprechungen auf Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch und Türkisch, mit oder ohne Akzente, sodass „Guests“, „Téléphone“ und „Kişi sayısı“ alle an der richtigen Stelle landen. Wird eine Überschrift nicht erkannt, können Sie in der Vorschau jede Spalte von Hand einem Feld zuordnen.
| Spalte | Importiert als | Regeln |
|---|---|---|
| Name | Der Name des Gastes | Die Person, die antwortet; Pflichtfeld; Buchstaben, Leerzeichen und Bindestriche, keine Links |
| E-Mail-Adresse | Eine Adresse; wird für den Einladungslink und die Bestätigung genutzt | |
| Telefon | Telefonnummer | Mit Ländervorwahl, wenn Gäste im Ausland sind; für WhatsApp-Links, die Sie selbst verschicken |
| Personen | Personenzahl | Personen im Haushalt, den genannten Gast eingerechnet; 1 bis zu dem Maximum, das Sie setzen |
| Notizen | Private Notiz | Wer sie hinzugefügt hat, Beziehung, alles, was der Gast nie sieht |
| Gruppe | Wird nicht importiert | Familie, Freunde, Kollegen, Abend: Ihre Spalte zum Kürzen und für den Sitzplan |
So füllen Sie sie aus
- Eine Zeile pro Haushalt, nicht pro Person. „Anna Weber“ mit Personen = 3 ist Anna, ihr Partner und ihr Kind; die Namen kommen später über die Antwort.
- Tragen Sie in die Spalte Name die Person ein, die tatsächlich antworten wird, so, wie Sie sie auf einen Umschlag schreiben würden.
- Personen zählt alle in der Zeile, die genannte Person eingerechnet. Ein Paar ist 2, ein einzelner Gast ist 1.
- Nutzen Sie Notizen für das, was nur Sie sehen sollen: „Kollegin von Mama“, „nicht neben den Onkel setzen“, „braucht eine Mitfahrgelegenheit“.
- Nutzen Sie Gruppe einheitlich: Legen Sie sechs oder sieben Gruppennamen fest und verwenden Sie immer dieselben, damit Sortieren und Kürzen nach Gruppe funktioniert.
- Lassen Sie E-Mail oder Telefon leer, wenn Sie sie noch nicht haben; Sie können sie in der App vor dem Einladen nachtragen.
- Keine zweite Überschriftenzeile, keine verbundenen Zellen, keine Summenzeile am Ende; der Import behandelt jede Zeile als Gast.
So funktioniert der Import
Öffnen Sie in der Web-App die Gästeliste des Events und wählen Sie Importieren. Laden Sie die Datei hoch (.xlsx oder .csv, bis zu 2 MB und 500 Zeilen). Die App liest die ersten Zeilen, entscheidet, ob die erste Zeile eine Überschrift ist, errät, welche Spalte welche ist, und zeigt Ihnen die ersten zwanzig Zeilen mit dieser Zuordnung, damit Sie eine Spalte korrigieren können, bevor irgendetwas geschrieben wird. Bestätigen Sie, und die Zeilen werden geprüft wie ein von Hand eingetragener Gast (ein echt aussehender Name, eine gültige E-Mail-Adresse, eine Personenzahl innerhalb Ihres Maximums) und in Paketen in das Event geschrieben. Zeilen, die die Prüfung nicht bestehen, werden gemeldet, nicht stillschweigend verworfen.
Eine Zeile, die zu einem vorhandenen Gast passt, per E-Mail oder, wenn beide keine Adresse haben, per Name, wird entweder mit den neuen, nicht leeren Feldern aktualisiert oder übersprungen; Sie wählen vor dem Import, was gilt, und das Ergebnis sagt Ihnen, wie viele Zeilen hinzugefügt, aktualisiert, übersprungen und abgelehnt wurden. Importierte Gäste werden nicht automatisch eingeladen; jede Zeile wird eingeladen, wenn Sie die Einladung verschicken, per E-Mail aus der App oder per WhatsApp- oder kopiertem Link, und die Zeile hält fest, welcher Weg es war.
Nach dem Import
Die Tabelle hat ihre Arbeit getan; die Gästeliste lebt jetzt im Event. Personenzahlen und Notizen stehen in jeder Zeile, gezählt werden Personen, und das Antwortformular füllt den Rest: Namen der Begleitung, Essenswünsche, Menüwahl, Übernachtung. Der Sitzplan liest dieselbe Liste, und der Export für den Caterer liest die Antworten. Behalten Sie die Tabelle als Protokoll darüber, wer erwogen wurde; behalten Sie die App als Protokoll darüber, wer kommt.
FAQ
- Welche Spalten braucht eine Gästeliste zur Hochzeit?
- Name, E-Mail, Telefon, Personen und Notizen decken Einladung und Zählung ab; eine Spalte Gruppe deckt Kürzen und Sitzplan ab. Essenswünsche und Menüwahl kommen über die Antwort zurück, und Postadressen sind nur für gedruckte Karten nötig.
- Kann ich eine Excel-Datei in Vowly Event importieren?
- Ja, in der Web-App: .xlsx oder .csv, bis zu 500 Zeilen und 2 MB. Die Spalten für Name, E-Mail, Telefon, Personen und Notizen werden in neun Sprachen erkannt, und eine Vorschau lässt Sie die Zuordnung vor dem Import korrigieren.
- Was passiert beim Import mit doppelten Gästen?
- Eine Zeile, die per E-Mail zu einem vorhandenen Gast passt, oder per Name, wenn auf keiner Seite eine E-Mail-Adresse steht, wird mit den neuen, nicht leeren Feldern aktualisiert oder übersprungen; Sie wählen vor dem Import. Nichts wird zweimal hinzugefügt.
- Verschickt der Import Einladungen?
- Nein. Importierte Gäste werden als noch nicht eingeladen angelegt. Sie laden jede Zeile ein, wenn Sie so weit sind, per E-Mail aus der App oder per WhatsApp- oder kopiertem Link, und die Zeile hält fest, wie und wann.