- Six colonnes : Nom, Email, Téléphone, Personnes, Notes, Groupe. Les cinq premières sont importées ; Groupe est à vous, pour couper et placer à table.
- Une ligne par foyer, avec le nom de la personne qui répondra et le nombre de personnes, elle comprise.
- Les intitulés dans d'autres langues sont reconnus aussi : Guests, Gäste, Personas, Osoby, Kişi se lisent tous comme le nombre de personnes.
- Envoyez un .xlsx ou un .csv dans l'application web, jusqu'à 500 lignes ; vérifiez l'aperçu ; importez. Une ligne qui correspond à un invité existant par l'e-mail, ou par le nom faute d'e-mail, est mise à jour ou ignorée, à votre choix, jamais dupliquée.
- La préparation est gratuite sans limite de durée, donc l'import l'est aussi.
Les colonnes
La première ligne est l'intitulé. L'import reconnaît les mots français ci-dessus et leurs équivalents en anglais, allemand, italien, espagnol, néerlandais, polonais, portugais et turc, avec ou sans accents : « Guests », « E-Mail Adresse » et « Kişi sayısı » tombent tous au bon endroit. Si un intitulé n'est pas reconnu, l'aperçu vous laisse relier chaque colonne à un champ à la main.
| Colonne | Importée comme | Règles |
|---|---|---|
| Nom | Le nom de l'invité | La personne qui répond ; obligatoire ; lettres, espaces et traits d'union, pas de liens |
| Adresse e-mail | Une seule adresse ; sert à envoyer le lien du faire-part et la confirmation | |
| Téléphone | Numéro de téléphone | Avec l'indicatif si les invités sont à l'étranger ; sert aux liens WhatsApp que vous envoyez vous-même |
| Personnes | Nombre de personnes | Les personnes du foyer, invité nommé compris ; de 1 au maximum que vous avez fixé |
| Notes | Note privée | Qui l'a ajouté, le lien de parenté, tout ce que l'invité ne verra jamais |
| Groupe | Non importée | Famille, amis, collègues, soirée : votre colonne pour couper et placer à table |
Comment le remplir
- Une ligne par foyer, pas par personne. « Anna Weber » avec Personnes = 3, c'est Anna, son conjoint et leur enfant ; leurs prénoms arriveront plus tard, avec la réponse.
- Mettez dans la colonne Nom la personne qui répondra vraiment, sous la forme que vous écririez sur une enveloppe.
- Personnes compte tout le monde sur la ligne, la personne nommée comprise. Un couple, c'est 2 ; un invité seul, c'est 1.
- Utilisez Notes pour ce que vous seul devez voir : « collègue de maman », « à ne pas placer près de l'oncle », « a besoin qu'on l'emmène ».
- Utilisez Groupe de façon constante : choisissez six ou sept noms de groupes et réutilisez toujours les mêmes, pour que le tri et les coupes par groupe fonctionnent.
- Laissez Email ou Téléphone vide si vous ne l'avez pas encore ; vous pourrez le compléter dans l'application avant d'inviter.
- Pas de deuxième ligne d'intitulés, pas de cellules fusionnées, pas de ligne de total en bas ; l'import traite chaque ligne comme un invité.
Comment fonctionne l'import
Dans l'application web, ouvrez la liste des invités de l'événement et choisissez l'import. Envoyez le fichier (.xlsx ou .csv, jusqu'à 2 MB et 500 lignes). L'application lit les premières lignes, décide si la première est un intitulé, devine quelle colonne est laquelle, et vous montre les vingt premières lignes avec cette proposition, pour que vous puissiez corriger une colonne avant que rien ne soit écrit. Vous confirmez, et les lignes sont vérifiées comme un invité saisi à la main (un nom qui ressemble à un nom, une adresse e-mail valide, un nombre de personnes dans votre maximum) puis écrites dans l'événement par paquets. Les lignes qui échouent à la vérification sont signalées, pas supprimées en silence.
Une ligne qui correspond à un invité existant, par l'e-mail ou, quand ni l'un ni l'autre n'a d'adresse, par le nom, est soit mise à jour avec les nouveaux champs non vides, soit ignorée ; vous choisissez avant de lancer l'import, et le résultat vous dit combien de lignes ont été ajoutées, mises à jour, ignorées et refusées. Les invités importés ne sont pas invités automatiquement : chaque ligne est invitée au moment où vous envoyez le faire-part, par e-mail depuis l'application ou par un lien WhatsApp ou copié, et la ligne garde la trace du moyen utilisé.
Après l'import
Le tableur a fait son travail ; la liste des invités vit désormais dans l'événement. Le nombre de personnes et les notes sont sur chaque ligne, le décompte est en personnes, et le formulaire de réponse remplit le reste : noms des accompagnants, régimes, choix de plat, hébergement. Le plan de table lit la même liste, et l'export pour le traiteur lit les réponses. Gardez le tableur comme trace de qui a été envisagé ; gardez l'application comme trace de qui vient.
FAQ
- Quelles colonnes doit contenir une liste des invités de mariage ?
- Nom, Email, Téléphone, Personnes et Notes couvrent le faire-part et le décompte ; une colonne Groupe couvre les coupes et le plan de table. Les régimes et les choix de plat reviennent avec la réponse, et les adresses postales ne servent que pour les cartons imprimés.
- Puis-je importer un fichier Excel dans Vowly Event ?
- Oui, dans l'application web : .xlsx ou .csv, jusqu'à 500 lignes et 2 MB. Les colonnes Nom, Email, Téléphone, Personnes et Notes sont reconnues dans neuf langues, et un aperçu vous laisse corriger la correspondance avant l'import.
- Que deviennent les invités en double à l'import ?
- Une ligne qui correspond à un invité existant par l'e-mail, ou par le nom quand aucun des deux n'a d'adresse, est mise à jour avec les nouveaux champs non vides ou ignorée ; vous choisissez avant de lancer l'import. Rien n'est ajouté deux fois.
- L'import envoie-t-il les faire-part ?
- Non. Les invités importés arrivent avec le statut « pas encore invité ». Vous invitez chaque ligne quand vous êtes prêt, par e-mail depuis l'application ou par un lien WhatsApp ou copié, et la ligne garde la trace du comment et du quand.