En résumé
- Ajoutez des tables avec leurs vraies capacités, déplacez-les pour reproduire la salle.
- Faites glisser les invités depuis la file ; une famille de quatre prend quatre chaises.
- L’outil avertit avant qu’une table ne déborde et montre qui n’est pas placé.
- Les réponses recueillies avec l’appli se placent d’elles-mêmes dans la file.
Étape 1 : dessiner la salle
Ouvrez l’événement, allez dans Planification, puis Plan de table. Ajoutez une table : ronde, longue à l’horizontale ou longue à la verticale, donnez-lui un nom ou un numéro et fixez le nombre de places. La capacité saisie est celle que l’outil applique, alors utilisez le chiffre honnête de la salle. Déplacez les tables sur le plan pour reproduire la salle ; le sol s’agrandit avec elles. D’autres formes existent, de la table carrée au mange-debout, de 1 à 30 places, avec une piste de danse, une scène ou un bar à placer, ou le plan de la salle à importer. Les exemples de plans de table donnent des dispositions toutes faites.
Étape 2 : placer les invités depuis la file
Votre liste d’invités apparaît à côté du plan sous forme de file, avec la taille de chaque groupe. Faites glisser un nom sur une table et il prend ses chaises : un couple en prend deux, une famille de quatre en prend quatre. Si une table allait déborder, l’outil le dit avant que le dépôt ne se fasse. Les invités encore dans la file sont ceux sans place, et c’est la liste que vous descendez.
Étape 3 : laisser les réponses remplir la file
Si vous recueillez les réponses avec Vowly Event, la partie payante côté invités à partir de 7,99 € par mois avec 14 jours d’essai, les invités confirmés apparaissent d’eux-mêmes dans la file à mesure que les réponses arrivent, avec le nombre de personnes et l’éventuelle mention de régime. Les refus n’atteignent jamais la file. Un invité qui change sa réponse change aussi la taille de son groupe dans la file.
Étape 4 : garder les régimes à côté des places
Le planificateur de menu et de régimes vit dans le même studio, au sein du portail invités avec Premium. Les mentions de régime sont rattachées à chaque invité et le suivent à sa table, de sorte que la liste de la cuisine et celle des tables ne font qu’une.
Le placement automatique, et les invités à ne pas asseoir ensemble
Pour chaque invité, vous pouvez noter avec qui le placer et de qui l’éloigner : les deux cousins inséparables, les deux ex qui ne doivent pas se voir de la soirée. Les conflits s’affichent dans les vérifications du plan, avant que quelqu’un ne les découvre à table.
Le placement automatique installe ensuite tous les invités qui n’ont pas encore de place, en respectant ces préférences et la capacité de chaque table. Il commence par un aperçu et n’enregistre rien tant que vous n’avez pas appliqué ; par défaut, il ne déplace jamais les invités que vous avez placés vous-même. C’est un premier jet qui fait gagner la soirée, pas une décision à votre place : le guide du plan de table dit comment juger le résultat.
Quand le plan est prêt, le PDF arrive par e-mail avec les marque-places, dix par page A4, chacun avec le nom, la table et le plat quand il est connu. Et une fois l’invitation publiée, chaque invité placé peut recevoir le nom de sa table par e-mail ; il ne voit que la sienne, jamais le plan entier.
Planifier à plusieurs
Invitez votre partenaire, un parent ou une organisatrice comme collaborateur sur l’événement. Les invitations d’équipe font partie de la formule payante et ne sont pas comprises dans l’essai de 14 jours ; les personnes invitées n’ont pas besoin de leur propre abonnement. Les éditeurs peuvent déplacer invités et tables ; les lecteurs peuvent regarder sans rien changer. Les modifications faites sur un appareil apparaissent sur les autres.
Ce qui est gratuit et ce qui est payant
L’outil de plan de table, la liste des invités ainsi que le budget et les tâches du studio de planification sont gratuits sans limite de durée, pour un nombre illimité d’événements sur un compte. La publication du lien d’invitation, les faire-part par e-mail, les réponses en ligne et le portail invités avec menu, playlist, déroulé du jour J et liste de cadeaux sont la partie payante côté invités, à partir de 7,99 € par mois avec 14 jours d’essai. Vous pouvez placer un mariage de 300 invités sans jamais payer.
Les questions qu’on nous pose
- L’outil de plan de table fonctionne-t-il sur le web ?
- Oui. Il fonctionne dans le navigateur sur web.vowly.co ainsi que dans les applis iPhone et Android, et le plan se synchronise entre eux.
- Puis-je attribuer des chaises précises, et pas seulement des tables ?
- L’outil attribue les invités à des tables, chaque groupe prenant son nombre de chaises. Pour des chaises précises, à la table d’honneur par exemple, notez la place dans les notes de l’invité.
- Puis-je imprimer le plan de table depuis l’appli ?
- Oui, en PDF : l’appli vous l’envoie par e-mail, avec le plan de la salle, une liste alphabétique « Trouvez votre table » pour l’entrée, les invités de chaque table, le décompte des repas, de grands numéros de table et des marque-places à découper, dix par page A4. Le PDF est gratuit ; si un essai se termine sans abonnement, il omet les réponses des invités, comme les repas, jusqu’à ce que vous vous abonniez.
- Y a-t-il une limite de tables ou d’invités ?
- Non. Ajoutez autant de tables et d’invités que la salle en contient.