- Seis colunas: Nome, Email, Telefone, Pessoas, Notas, Grupo. As cinco primeiras são importadas; Grupo é sua, para cortar e sentar.
- Uma linha por agregado familiar, com o nome de quem vai responder e o número de pessoas incluindo essa pessoa.
- Cabeçalhos noutras línguas também são reconhecidos: Gäste, Personen, Personas, Osoby, Kişi leem-se todos como número de pessoas.
- Carregue .xlsx ou .csv na aplicação web, até 500 linhas; verifique a pré-visualização; importe. Uma linha que coincide com um convidado existente pelo e-mail, ou pelo nome quando não há e-mail, é atualizada ou ignorada, à sua escolha, nunca duplicada.
- Planear é grátis sem limite de tempo, por isso a importação também é grátis.
As colunas
A primeira linha é o cabeçalho. A importação reconhece as palavras portuguesas acima e os seus equivalentes em inglês, alemão, francês, italiano, espanhol, neerlandês, polaco e turco, com ou sem acentos, por isso 'E-Mail Adresse', 'Téléphone' e 'Kişi sayısı' caem todos no sítio certo. Se um cabeçalho não for reconhecido, a pré-visualização deixa-o apontar cada coluna para um campo à mão.
| Coluna | Importada como | Regras |
|---|---|---|
| Nome | O nome do convidado | A pessoa que responde; obrigatório; letras, espaços e hífenes, sem links |
| Endereço de e-mail | Um endereço; usado para enviar o link do convite e a confirmação | |
| Telefone | Número de telefone | Com indicativo do país se os convidados estiverem no estrangeiro; usado nos links de WhatsApp que envia por si |
| Pessoas | Número de pessoas | Pessoas no agregado incluindo o convidado nomeado; de 1 ao máximo que definir |
| Notas | Nota privada | Quem acrescentou, relação, tudo o que o convidado nunca verá |
| Grupo | Não é importada | Família, amigos, colegas, festa: a sua coluna para cortar e sentar |
Como preencher
- Uma linha por agregado familiar, não por pessoa. 'Ana Ferreira' com Pessoas = 3 é a Ana, o parceiro e o filho; os nomes deles chegam depois pela resposta.
- Ponha na coluna Nome a pessoa que vai mesmo responder, na forma em que a escreveria num envelope.
- Pessoas conta toda a gente da linha, incluindo a pessoa nomeada. Um casal é 2, um convidado sozinho é 1.
- Use Notas para o que só você deve ver: 'colega da mãe', 'sentar longe do tio', 'precisa de boleia'.
- Use Grupo com consistência: escolha seis ou sete nomes de grupo e reutilize-os, para que ordenar e cortar por grupo funcione.
- Deixe Email ou Telefone vazio se ainda não o tiver; pode acrescentá-lo na app antes de convidar.
- Não acrescente a linha de cabeçalho duas vezes, células unidas nem uma linha de total no fim; a importação trata cada linha como um convidado.
Como funciona a importação
Na aplicação web, abra a lista de convidados do evento e escolha importar. Carregue o ficheiro (.xlsx ou .csv, até 2 MB e 500 linhas). A app lê as primeiras linhas, decide se a primeira é um cabeçalho, adivinha que coluna é qual e mostra-lhe as primeiras vinte linhas com esse palpite, para que possa corrigir uma coluna antes de qualquer coisa ser escrita. Confirme, e as linhas são validadas como um convidado escrito à mão (um nome com aspeto real, um e-mail válido, um número de pessoas dentro do seu máximo) e escritas no evento por lotes. As linhas que falham a validação são reportadas, não descartadas em silêncio.
Uma linha que coincide com um convidado existente, pelo e-mail ou, quando nenhum dos dois tem endereço, pelo nome, é atualizada com os novos campos não vazios ou ignorada; escolhe qual antes de a importação correr, e o resultado diz-lhe quantas linhas foram adicionadas, atualizadas, ignoradas e rejeitadas. Os convidados importados não são convidados automaticamente; cada linha é convidada quando envia o convite, por e-mail a partir da app, ou por um link de WhatsApp ou copiado, e a linha regista qual.
Depois da importação
A folha de cálculo cumpriu a sua função; a lista de convidados vive agora no evento. O número de pessoas e as notas estão em cada linha, a contagem é de pessoas, e o formulário de resposta preenche o resto: nomes dos acompanhantes, restrições alimentares, escolha de prato, alojamento. O plano de mesas lê a mesma lista, e a exportação para o catering lê as respostas. Guarde a folha de cálculo como registo de quem foi considerado; guarde a app como registo de quem vem.
FAQ
- Que colunas deve ter uma lista de convidados de casamento?
- Nome, e-mail, telefone, número de pessoas e notas cobrem o convite e a contagem; uma coluna de grupo cobre o corte e as mesas. As restrições alimentares e as escolhas de prato vêm pela resposta, e as moradas são só para cartões impressos.
- Posso importar um ficheiro Excel para o Vowly Event?
- Sim, na aplicação web: .xlsx ou .csv, até 500 linhas e 2 MB. As colunas de nome, e-mail, telefone, número de pessoas e notas são reconhecidas em nove línguas, e uma pré-visualização deixa-o corrigir a correspondência antes de importar.
- O que acontece aos convidados duplicados na importação?
- Uma linha que coincide com um convidado existente pelo e-mail, ou pelo nome quando nenhum dos lados tem e-mail, é atualizada com os novos campos não vazios ou ignorada; escolhe antes de a importação correr. Nada é adicionado duas vezes.
- A importação envia convites?
- Não. Os convidados importados são adicionados como ainda não convidados. Convida cada linha quando estiver pronto, por e-mail a partir da app ou por um link de WhatsApp ou copiado, e a linha regista como e quando.