Halten Sie zuerst den Tag frei,
die Einladung kommt später.

Ihre Hochzeit konkurriert um einen Samstag mit allem anderen, was das Jahr Ihrer Gäste beansprucht: andere Hochzeiten, Schulferien, der Urlaub, den jemand im Januar bucht, die Taufe eines Cousins. Das Save the Date gibt es, weil die Einladung nicht früh genug hinausgehen kann, um diesen Wettbewerb zu gewinnen. Ein Jahr vorher kennen Sie weder den Ablauf noch den Sitzplan, und Sie wissen nicht, ob die Trauung um zwei oder um drei beginnt. Sie kennen den Tag. Also verschicken Sie den Tag, und sonst nichts.

Darauf lohnt es sich streng zu sein, denn daraus folgt jede weitere Regel hier. Ein Save the Date ist keine kleine Einladung. Es bittet um nichts zurück, es trägt keine Angabe, auf die ein Gast reagieren müsste, und es sollte sich unmöglich als Handlungsanweisung missverstehen lassen.

Der Test ist einfach. Wenn ein Gast danach nur den Kalender öffnet und ein Wochenende blockiert, hat es funktioniert. Wenn er antwortet oder anfängt, nach Hotels in der falschen Stadt zu suchen, hat es zu viel getan.

Die Regel kennt keine Ausnahme: Ein Save the Date geht nur an Menschen, die auf jeden Fall eingeladen werden. Es gibt keine höfliche Art, eines zurückzuziehen. Wenn ein Gast ein Jahr lang einen Samstag freihält, dafür etwas anderes absagt und dann nie eine Einladung kommt, ist das eine echte Kränkung, schriftlich verursacht.

Der sichere Teil der Gästeliste muss also stehen, bevor die erste Karte hinausgeht. Die meisten Listen haben einen festen Kern und einen hoffnungsvollen Rand: die Kolleginnen und die Cousins zweiten Grades, die Sie gern dabeihätten, falls die Location hundert Personen fasst statt achtzig. Save the Dates gehören zum Kern. Wenn es eine Fassung Ihrer Liste gibt, in der ein Name gestrichen wird, bekommt dieser Name keines; er bekommt später eine Einladung, und niemand merkt je einen Unterschied.

Adressieren Sie es genau so, wie Sie einladen wollen. Nennen Sie den Partner beim Namen, statt Begleitung zu schreiben, nennen Sie die Kinder, wenn Kinder mitkommen, und lassen Sie eine Begleitung ganz weg, solange Sie unentschieden sind, denn eine angedeutete Begleitung bindet genauso wie eine benannte. Der Leitfaden zur Gästeliste geht durch, wen man einlädt und wie man kürzt, ohne sich mit jemandem zu überwerfen.

Es gibt auch keine Regel, dass alle ihres am selben Tag bekommen. Ist die halbe Liste sicher und die andere Hälfte nicht, schicken Sie es jetzt an die sichere Hälfte.

Üblich sind sechs bis zwölf Monate vorher, und acht bis zehn Monate sind die gängige Wahl für eine Hochzeit in der Nähe. Deutlich früher als ein Jahr können die meisten das Datum noch nicht greifen. Deutlich später als ein halbes Jahr kommen Sie an, wenn der Kalender bereits vergeben ist, und dann hätten Sie es auch lassen können.

Zwei Situationen verschieben dieses Fenster, und beide verschieben es nach vorn. Die erste ist eine Hochzeit im Ausland oder überall dort, wo Gäste Flug und Hotel brauchen. Zwölf Monate sind die Untergrenze, mehr ist besser: Urlaub wird in vielen Betrieben im Januar für das ganze Jahr eingetragen, und die Schulferien stehen je nach Bundesland lange vorher fest. Gäste geben Geld und Urlaubstage aus, um dabei zu sein, und die Vorlaufzeit ist der größte einzelne Hebel, den Sie darauf haben, wie viele zusagen. Der Beitrag zur Hochzeit im Ausland sagt, was sich sonst noch ändert.

Die zweite ist ein Datum, das alle wollen: der Hochsommer, ein Wochenende neben einem Feiertag samt Brückentag oder ein Samstag in einer Region mit kurzer Saison. Ihre Gäste bekommen für dieselben Monate auch die Save the Dates anderer Paare, und der Kalender füllt sich in der Reihenfolge des Eingangs.

Wenn Sie ohnehin schon innerhalb der letzten sechs Monate sind, lassen Sie es weg. Zwei Sendungen in kurzem Abstand sind Lärm, und die zweite trägt ohnehin alle Angaben.

Die Liste ist kurz: beide Namen, das Datum, die Stadt oder die Region und der Hinweis, dass die Einladung folgt. Wenn es schon eine Seite zur Hochzeit gibt, kommt deren Adresse dazu. Das ist alles. Ein Save the Date, das länger als zehn Sekunden zu lesen ist, erledigt die Arbeit von jemand anderem.

Schreiben Sie das Datum aus, also Samstag, 3. April 2027, und nicht 03.04.2027. Über Ländergrenzen hinweg werden dieselben sechs Ziffern zu zwei verschiedenen Tagen, und für einen Gast, der Daten anders herum liest, wird aus dem dritten April der vierte März. Der Wochentag lohnt sich ebenfalls: Er sagt den Leuten, ob sie einen Freitag freinehmen müssen.

Nennen Sie die Stadt und nicht die Adresse der Location, solange der Vertrag nicht unterschrieben ist. In der Nähe von Freiburg oder in Hamburg genügt, damit ein Gast einschätzen kann, ob es um einen Flug, ein Hotel und zwei freie Tage geht. Und es lässt Ihnen Raum, die Location zu wechseln, ohne jemanden in die Irre geführt zu haben. Findet das Standesamt an einem anderen Tag statt, schreiben Sie klar, welcher der gefeierte Tag ist.

Keine Uhrzeit: Sie wird sich verschieben, meist mehr als einmal, und eine ein Jahr im Voraus gedruckte Uhrzeit ist eine Uhrzeit, die sich jemand merkt und zu der er erscheint. Keine Adresse der Location, solange die Buchung nicht unterschrieben ist. Kein Dresscode, denn Sie wissen noch nicht, ob in einer Scheune oder in einem Saal gefeiert wird. Kein Ablauf, keine Trennung zwischen Trauung und Feier, keine Anfahrtshinweise und kein Zimmerkontingent, das Sie nicht tatsächlich reserviert haben.

Keine Hinweise auf Geschenke, weder Geldgeschenke noch ein Hochzeitstisch. Vielerorts gilt das auf jeder Einladung als unfein, und auf einer Karte, deren einziger Zweck es ist, einen Tag zu reservieren, ist es in jedem Fall verfrüht.

Vor allem: keine Antwortbitte. Kein u. A. w. g. Ein Save the Date fragt nichts, und wenn Sie den Leuten eine Möglichkeit zu antworten geben, werden sie sie nutzen. Dann hielten Sie Antworten in der Hand, die ein Jahr vorher gegeben wurden, bevor jemand wusste, was der Tag ihn an Flügen und Urlaubstagen kostet, und Sie müssten noch einmal fragen. Schlimmer noch: Wer im April zugesagt hat, hat das Gefühl, längst geantwortet zu haben, wenn im Dezember die echte Einladung kommt. Fragen Sie einmal, und zwar dann, wenn die Antwort trägt.

Eine gedruckte Karte ist ein schönes Objekt, und sie kostet Sie drei Dinge: die Adresssuche, die Vorlaufzeit und die Korrekturen. Die Adresssuche wird am meisten unterschätzt: eine Postanschrift für jeden Haushalt, in der richtigen Form, ein Jahr vorher, das sind mehrere Abende mit Nachrichten an Verwandte. Und wenn die Location wechselt, ist die Karte dauerhaft falsch, und Sie müssen es allen zweimal sagen, was schlechter ist, als nie eine geschickt zu haben.

Mail und Messenger lösen die Kosten und die Geschwindigkeit, aber ein Bild im Anhang hat denselben Fehler wie die Karte. Eine Bilddatei ist in dem Moment eingefroren, in dem sie verschickt wird. Sie zu korrigieren heißt, alles noch einmal zu schicken und zu hoffen, dass die Leute merken, dass die zweite Fassung die richtige ist.

Ein Link verhält sich anders, und das zählt beim Save the Date am meisten, weil es das ist, was Sie am weitesten vor dem Fest verschicken. Bei Vowly Event ist die Einladung eine lebende Webadresse: Ändern Sie Datum oder Ort, und jeder Gast sieht die neue Fassung, auch wer sie im März geöffnet hat. Dazu gehört ein QR-Code zum Ausdrucken, sodass die Karte an die Großmutter und die Nachricht in die Gruppe auf dieselbe Seite zeigen. Die Seite wird in der Sprache des Gastes gelesen, in neun davon, und zum Termin gehört eine Kalenderdatei, denn erst die bringt ein Datum in ein Telefon statt in einen guten Vorsatz.

Dieselbe Seite wächst danach mit. Aus einem Namen, einem Datum und einer Stadt wird die Gästeseite mit Ablauf, Anfahrt, Hotelvorschlägen und Antworten auf Fragen, und die Antwortbitte erscheint darauf, wenn Sie fragen wollen, und nicht vorher. Sie verschicken zweimal dieselbe Adresse, und beim zweiten Mal sagt sie mehr.

Halten Sie es bei einer Handvoll Wörtern. Ein Save the Date muss nichts begründen, der ganze Text sollte also mit Luft auf eine Postkarte passen. Vier Fassungen, von förmlich bis locker, mit erfundenen Namen zum Austauschen.

Förmlich: Save the Date. Lena Hoffmann und Jonas Berger heiraten am Samstag, dem 3. April 2027, in Hamburg. Die Einladung folgt. Das ist die Fassung, die es übersteht, von der Großmutter vorgelesen zu werden, und die sicherste Wahl, wenn sich die beiden Familien kaum kennen.

Herzlich: Wir heiraten. Samstag, 3. April 2027, in der Nähe von Freiburg. Bitte den Tag freihalten, die Einladung ist unterwegs. Noch kürzer: Lena und Jonas. 3. April 2027. Freiburg. Einladung folgt. Vier Zeilen sind nicht zu wenig, sie sind die richtige Länge für eine Karte, die ein Kästchen im Kalender reserviert.

Im Ausland: Wir heiraten am Samstag, dem 3. April 2027, in Apulien. Flüge, Hotels und alles Weitere kommen im Herbst mit der Einladung. Bitte halten Sie vorerst das ganze Wochenende frei. Dieser letzte Satz erspart Ihnen zwei Wochen einzelner Nachrichten, denn wer einen Flug bucht, muss wissen, ob Freitag und Sonntag dazugehören, bevor er überhaupt etwas buchen kann.

Die Einladung ist Monate später eine eigene Arbeit, und die Lücke ist Absicht. Üblich ist, sie etwa acht bis zwölf Wochen vor dem Tag zu verschicken, mit mehr Vorlauf, wenn Gäste anreisen. Wenn Sie ohnehin nah genug dran sind, um eine richtige Einladung zu schicken, brauchen Sie gar kein Save the Date; wann Hochzeitseinladungen verschickt werden, steht hier in einem eigenen Beitrag, mit den Zeiten im Verhältnis zur Antwortfrist und zur Endzahl für den Caterer.

Nutzen Sie die Lücke. In dieser Zeit hört die Gästeliste auf, eine grobe Zahl zu sein, und wird eine echte Liste mit Namen, Schreibweisen und Adressen. Wenn diese Liste in einer Tabelle liegt, importiert Vowly Event sie: als XLSX oder CSV, bis zu 500 Zeilen, mit Vorschau und Spaltenzuordnung, sodass Ihre Überschriften zu nichts passen müssen, und mit Dublettenprüfung nach Name oder E-Mail, mit der Sie Ihre Tante finden, die unter zwei Nachnamen zweimal auf der Liste steht.

Auch Ihre Gäste nutzen die Lücke. Ab der Woche, in der Ihr Save the Date ankommt, beginnen die Fragen: Wann fängt es an, wo sollen wir übernachten, dürfen die Kinder mit. Trug das Save the Date einen Link, erscheinen die Antworten auf dieser Seite, sobald Sie sie festlegen, statt einzeln in vier verschiedenen Apps einzugehen.