Digitale Gästeliste,
kostenlos und für jede Feier.

Eine Excel-Tabelle ist eine Abschrift. Sobald die erste Einladung draußen ist, kommen die Antworten woanders an: per WhatsApp, per Mail, beim Kaffee mit der Schwiegermutter. Die Tabelle stimmt erst wieder, wenn sich jemand hinsetzt und alles nachträgt, und nach zwei Wochen gibt es zwei Versionen davon, die sich über die Tante uneinig sind.

Eine digitale Gästeliste ist der Ort, an dem sich die Antworten selbst eintragen. Ein Gast antwortet über seinen eigenen Link, und seine Zeile ändert sich: kommt oder kommt nicht, wie viele Personen, welche Namen, was gegessen wird. Niemand tippt etwas ab, und die Zahl oben auf der Liste ist die Zahl der Menschen, die heute kommen, nicht an dem Abend, an dem Sie zuletzt nachgetragen haben.

Und sie ist die Liste, aus der alles andere liest. Der Sitzplan, den Sie online erstellen, setzt die Menschen, die zugesagt haben, mit Personenzahl und den Namen der Begleitung an die Tische. Das Menü zählt die Gerichte aus den Antworten. Ändert jemand seine Antwort, ändert sich all das mit, weil es keine zweite Kopie gibt, die man vergessen könnte.

Papier und Excel sind nicht falsch, sie hören nur dort auf, wo die Arbeit anfängt: bei den Antworten. Für eine Grillfeier mit zwanzig Freunden reicht ein Zettel am Kühlschrank. Sobald Personenzahlen, Essenswünsche und ein Sitzplan dazukommen, kostet jede Abschrift Zeit und erzeugt Fehler.

Die Liste selbst und die ganze Planung drumherum sind kostenlos, so lange Sie sie brauchen, für beliebig viele Events. Bezahlt wird die Seite, die Ihre Gäste sehen: die veröffentlichte Einladung, die E-Mails und die Antworten mit ihren Details. Premium kostet 7,99 € im Monat oder 39,99 € im Jahr, und jedes neue Konto kann die bezahlte Seite 14 Tage lang testen; Export, Team-Einladungen, der QR-Code-Download und eine eigene Linkadresse gehören nicht zur Testphase.

Die Grenze ist mit Absicht so gezogen, und Sie sollen sie hier lesen, nicht erst merken, wenn zweihundert Namen eingetippt sind. Was der kostenlose Tarif umfasst, steht vollständig auf einer Seite, die Preise für Premium auf der nächsten.

Eintippen: Einen Gast legen Sie mit Namen, Kontaktdaten, Personenzahl und Notiz an, am Handy oder im Browser, eine Zeile nach der anderen. So beginnen die meisten Listen, abends auf dem Sofa, mit beiden Familien am Telefon.

Importieren: In der Web-App laden Sie die Tabelle hoch, die Sie schon haben, als .xlsx oder .csv mit bis zu 500 Zeilen. Die App erkennt die Spalten für Name, E-Mail, Telefon, Personenzahl und Notizen in neun Sprachen, zeigt Ihnen vor dem Import, wie sie jede Spalte gelesen hat, und schreibt die Zeilen erst danach in die Liste. Wer bei null anfängt: Die Vorlage für die Gästeliste hat genau die Spalten, die der Import liest.

Selbst eintragen: Ist die Einladung veröffentlicht, wird ein Gast, der den geteilten Link öffnet oder den QR-Code scannt und antwortet, zu einer eigenen Zeile, gekennzeichnet als über den Link oder über den QR-Code gekommen. Auch eine offene Einladung endet so in einer sauberen Liste, und Sie sehen jederzeit, wen Sie eingeladen haben und wer von selbst dazukam.

Jede Zahl auf der Liste zählt Menschen und sagt das dazu: 120 eingeladene Personen in 70 Zeilen, 84 Personen zugesagt aus 46 Antworten. Location, Caterer und Budget rechnen in Personen, und eine Liste, die Antworten zählt, liegt um die Größe jeder Familie daneben.

Die Auswertung zeigt dazu die Antwortquote und die Zusagequote, die durchschnittliche Personenzahl pro Antwort, wie viele Personen über die Einladung, den Link oder den QR-Code kamen, wie viele Tage die älteste offene Einladung schon wartet, die Zahl pro Gericht, die Hochstühle und, wenn Sie eine Kapazität gesetzt haben, wie viel davon schon belegt ist.

Nach der Antwortfrist ist der Filter für offene Antworten Ihre Erinnerungsliste. Von selbst geht keine Erinnerung hinaus: Wenn Sie es entscheiden, schickt ein Knopf allen eingeladenen Gästen mit E-Mail-Adresse, die noch nicht geantwortet haben, eine Erinnerung mit ihrem eigenen Link (Premium, in den 14 Testtagen enthalten). Bei den wenigen, die danach noch schweigen, wirkt eine persönliche Nachricht besser als eine weitere E-Mail. Wie Sie Zusagen freundlich nachfassen, steht mit fertigen Formulierungen in unserem Ratgeber.

An der Liste ist nichts hochzeitsspezifisch. Vowly Event plant zehn Eventtypen, von Hochzeit und Verlobung über Geburtstag, Babyparty, Abschlussfeier, Firmenevent, Party und Dinner bis zur Einweihungsfeier, dazu einen freien Typ für alles andere, und alle haben dieselbe Gästeliste, denselben Import und dieselben Zählungen.

Was sich ändert, sind Größe und Fragen. Eine Hochzeitsliste beginnt groß und wird mit Regeln gekürzt; der Ratgeber zur Gästeliste für die Hochzeit führt vom ersten Entwurf bis zur Endzahl. Eine Weihnachtsfeier oder ein Firmenevent braucht Essenswünsche und eine feste Zahl für das Restaurant; ein 40. Geburtstag muss vor allem wissen, wer wen mitbringt. Jede Liste lebt in ihrem eigenen Event, und Sie planen mit einem Konto so viele Events, wie Sie möchten.

Wer „Gästemanagement“ sucht, plant oft kein Familienfest, sondern ein Sommerfest, eine Jubiläumsfeier oder den Neujahrsempfang des Vereins. Die Liste ist dieselbe, nur die Einstellungen werden wichtiger: Eine Antwortfrist schließt die Anmeldung zu einem festen Datum, eine Kapazitätsgrenze stoppt Zusagen, wenn der Saal voll ist, und die PIN, mit der neue Events starten, hält die Einladungsseite im Kreis der Eingeladenen.

Mehrere Organisatoren arbeiten mit Premium im selben Event, mit Bearbeitungs- oder Leserechten; Team-Einladungen gehören nicht zur Testphase. Die Teilnehmenden melden sich im Browser an, ohne App und ohne Konto, und die Daten des Events liegen in der EU. Wie Sie bei einer Firmenevent-Anmeldung eine verlässliche Zahl bekommen, beschreibt unser Ratgeber Schritt für Schritt.

Sie verschickt keine SMS und keine WhatsApp-Nachrichten in Ihrem Namen; die WhatsApp-Option öffnet auf Ihrem eigenen Handy eine Nachricht mit dem persönlichen Link des Gastes. Sie erinnert nicht automatisch. Sie druckt keine Adressetiketten und keine Umschläge. Und sie ist kein Einlass-Scanner: Eine Zusage ist eine Zahl, keine Eintrittskarte.

Die Daten des Events liegen in der Europäischen Union: die Datenbank in der Region eur3 von Google Cloud (Belgien und Niederlande), Dateien in einem EU-Speicher, das Backend in Frankfurt. Einige Dienstleister arbeiten aus den USA, mit von der EU anerkannten Garantien, darunter die Anmeldung, die auf Googles US-Servern läuft, und der Dienst, der die Einladungs-E-Mails versendet. Gäste legen nie ein Konto an: Sie öffnen ihren Link, antworten und schließen die Seite.