Einladungen für Firmenevents
professionell, von Anfang bis Ende.
Ein Launch, ein Offsite, ein Kundendinner: Eine elegante Seite trägt Einladung, Agenda und RSVPs, mit den Kontrollen, die ein Firmenevent wirklich braucht.
Launch, eines der vier Designs dieses Eventtyps.
Vier Designs, gemacht für Firmenevents
Alle 40 Designs entdecken
Was zur Einladung dazugehört
Seriöses Design, keine Clipart
Launch, Gipfel, Gala und Empfang: zurückhaltende, typografische Designs, die neben Ihrer Marke bestehen.
Im Team organisieren
Laden Sie Kolleginnen und Kollegen mit Bearbeitungs- oder Leserechten ein, damit Gästeliste, Agenda und Zahlen gemeinsam verwaltet werden, nicht in einem einzelnen Postfach.
Agenda und Q&A
Die Gästeseite trägt Programm, Anfahrt und einen Q&A-Bereich, damit die Teilnehmenden nicht mehr dieselben drei Fragen an die Organisation mailen.
Kontrolle und Compliance
RSVP-Fristen, Kapazitätsgrenzen und eine optionale PIN halten die Liste exakt und das Event privat, mit Daten, die DSGVO-konform in der EU gehostet werden.
Weihnachtsfeier, Sommerfest, Jubiläum: Einladungen mit Anmeldung
Die meisten Firmeneinladungen gelten drei Anlässen: der Weihnachtsfeier, dem Sommerfest und dem Firmenjubiläum, dazu Kundenabende, Produktlaunches und der Neujahrsempfang. Für die Weihnachtsfeier sind gute Locations im Dezember früh vergeben; laden Sie sechs bis acht Wochen vorher ein, mit einer Anmeldefrist etwa zwei Wochen vor dem Termin, damit Restaurant oder Caterer eine verbindliche Zahl bekommen. Das Formular schließt sich zur Frist von selbst. Für das Sommerfest gilt dasselbe, nur ist die Konkurrenz eine andere: Termine im Juni und Juli konkurrieren mit Urlaub und Hochzeiten, also lieber früh einladen.
Fragen Sie in der Anmeldung nur, was Sie wirklich brauchen: Zusage oder Absage, Begleitung ja oder nein, Essenswünsche, vielleicht ein Übernachtungswunsch. Jede zusätzliche Angabe ist ein personenbezogenes Datum mehr, das nach der DSGVO sorgfältig behandelt werden will; die Daten eines Events in Vowly Event liegen in der EU. Eine Kapazitätsgrenze stoppt Zusagen, wenn der Saal voll ist, und eine PIN hält den Link im Kreis der Eingeladenen. Wie aus Anmeldungen eine echte Zahl wird, zeigt der Ratgeber zur Firmenevent-Anmeldung.
Der Ton folgt dem Publikum: Für Kunden und Partner förmlich mit „Sie“, für das eigene Team so, wie im Haus gesprochen wird, oft per Du. Nennen Sie Beginn, Ende und Ablauf, sagen Sie, ob Partner eingeladen sind, und ob die Feier als Arbeitszeit gilt, wenn sie in die Woche fällt. Formulierungen für jeden Anlass, vom Sommerfest bis zum Kundenevent, finden Sie beim Einladungstext fürs Firmenevent. Bei Gästen aus dem Ausland hilft, dass sich die Einladungsseite in neun Sprachen öffnet, jeweils in der Sprache des Gastes.
Fragen vor dem Start
Wie früh lädt man zur Weihnachtsfeier ein?
Sechs bis acht Wochen vorher, weil Termine und Locations im Dezember knapp sind; bei großen Teams hilft ein Save the Date schon im Oktober. Setzen Sie die Anmeldefrist etwa zwei Wochen vor die Feier, danach schließt sich das Formular von selbst.
Wie verhindere ich, dass sich Fremde über den Link anmelden?
Setzen Sie eine PIN, die Sie intern weitergeben, oder lassen Sie Antworten nur über persönliche Einladungslinks zu, von denen jeder seinen eigenen Schlüssel trägt. Mit einer Kapazitätsgrenze nimmt das Formular außerdem keine Zusagen mehr an, sobald die Plätze vergeben sind.
Wo liegen die Daten der Teilnehmenden?
In der EU: die Datenbank in Belgien und den Niederlanden, Dateien in einem EU-Speicher, das Backend in Frankfurt. Einige Dienstleister arbeiten aus den USA, mit von der EU anerkannten Garantien, darunter der Login für Organisatoren und der Versand der Einladungs-E-Mails. Teilnehmende legen kein Konto an.
Können mehrere Kolleginnen und Kollegen die Anmeldungen verwalten?
Ja, mit Premium: Sie laden sie per E-Mail ins Event ein, mit Bearbeitungs- oder Leserechten, damit Liste, Ablauf und Zahlen nicht in einem einzelnen Postfach hängen. Team-Einladungen gehören nicht zur 14-tägigen Testphase. Wie die Liste dahinter funktioniert, zeigt die Seite zum Online-Gästemanagement.
Kann ich die Einladung per WhatsApp verschicken?
Ja. Die Einladung ist ein Web-Link und geht wie jeder andere Link in die Gruppe oder an jeden Gast einzeln, mit einer Vorschau der Karte. Derselbe Link funktioniert per E-Mail und als gedruckter QR-Code.
Brauchen die Gäste eine App?
Nein. Die Gäste öffnen den Link in jedem Browser, in ihrer eigenen Sprache, und antworten dort mit Personenzahl und Hinweisen zum Essen. Nichts zu installieren, kein Konto anzulegen.
Was ist kostenlos, was kostet etwas?
Die Einladung gestalten und das Event planen ist kostenlos, ohne zeitliche Begrenzung: alle 40 Designs, unbegrenzt viele Events. Den Link veröffentlichen, Antworten sammeln und die Gästeseite sind die bezahlte Seite, ab 7,99 € im Monat oder 39,99 € im Jahr, mit 14 Tagen zum Ausprobieren. Der druckfertige QR-Code, Team-Einladungen, der Export und eine eigene Linkadresse gehören zum Abo selbst.
Vom Save-the-Date bis zur finalen Gästezahl
Teilen Sie einen Link mit dem Team oder der Kundenliste und sehen Sie zu, wie Zusagen, Essenshinweise und Zahlen in Echtzeit eintreffen.
Bereit, wenn
Sie es sind.
Erstellen Sie Ihre erste Einladung in wenigen Minuten. Das Planen ist kostenlos und ohne Zeitlimit; die Gästeseite testen Sie 14 Tage gratis, auf dem iPhone, auf Android oder direkt im Browser.
