- Réservez d'abord ce qui ne peut avoir lieu qu'une fois : le lieu, la mairie ou l'officiant, le photographe, le traiteur. Tout le reste s'organise autour de ces quatre-là.
- Douze mois avant, c'est confortable ; six, c'est réaliste ; trois, c'est un sprint. La page 6 mois montre quoi abandonner et quoi compresser.
- Les invités font le budget. Figez la liste des invités avant de signer le contrat du traiteur, et envoyez les faire-part huit semaines avant, avec une date limite de réponse.
- Les deux dernières semaines sont des confirmations, pas des décisions. Si quelque chose se décide encore la semaine d'avant, décidez-le et arrêtez.
- Donnez à chaque tâche une date et un seul responsable. Une check-list sans dates est une liste de vœux ; l'application transforme celle-ci en échéances que vous pouvez partager.
Comment utiliser cette check-list
Lisez tout une fois avant de commencer, puis ne travaillez que la section du mois où vous êtes. L'ordre ci-dessous est un ordre de dépendances : le lieu fixe la date, la date fixe les prestataires que vous pouvez encore avoir, la liste des invités fixe le contrat du traiteur, le contrat du traiteur fixe le budget qui reste pour tout le reste. Sauter des étapes, c'est ainsi que des couples se retrouvent avec un groupe réservé pour une salle équipée d'un limiteur de son, ou des faire-part imprimés avant que l'heure de la cérémonie soit confirmée.
Deux choses comptent plus que les points pris un par un. D'abord, chaque tâche a besoin d'une date et d'un seul responsable ; deux responsables, c'est personne. Ensuite, distinguez les décisions des confirmations. Une décision (quel lieu, combien d'invités, quel menu) se prend tôt et une seule fois. Une confirmation (le fleuriste sait-il que la cérémonie est passée à quinze heures ?) se fait tard, et pour chaque prestataire, dans les deux dernières semaines. Les décisions prises tard coûtent de l'argent ; les confirmations oubliées coûtent la journée.
Si vous avez moins d'un an, ne compressez pas cette liste uniformément. Certains mois portent des choses qui ne se précipitent pas, d'autres des choses qui se règlent en un après-midi. La check-list 6 mois de ce guide, c'est cette compression déjà faite pour vous.
12 mois avant : les quatre réservations qui fixent tout le reste
Le premier mois est consacré à ce qui ne peut avoir lieu qu'une fois et qui part en premier. Faites-les dans cet ordre, parce que chacune resserre la suivante.
- Mettez-vous d'accord à deux sur la forme de la journée : la taille (trente, quatre-vingts, deux cents), la saison, la ville ou la campagne, un lieu ou deux, formel ou décontracté. Tout le reste en découle.
- Fixez un budget total et un plafond ferme, et décidez qui contribue à quoi. Répartissez-le en parts approximatives avant d'avoir des devis, pour que le premier devis ne devienne pas le budget.
- Ébauchez la liste des invités à la dizaine près. Pas la liste définitive, mais le nombre pour lequel le lieu et le traiteur seront dimensionnés. Comptez des personnes, pas des foyers.
- Réservez la cérémonie : la mairie, l'église ou l'officiant. Dans beaucoup de villes européennes, les cérémonies civiles se réservent des mois à l'avance et le créneau fixe votre date.
- Réservez le lieu, ou les deux lieux si la cérémonie et la réception sont séparées. Demandez la capacité en places assises, l'heure de fin, la limite sonore, la règle sur le traiteur imposé et les conditions d'acompte avant de signer.
- Réservez le photographe et, si vous en voulez un, le vidéaste. Les bons sont pris un an à l'avance en haute saison.
- Réservez le traiteur si le lieu ne fait pas la restauration. Demandez un prix par personne, dégustation incluse, et la date à laquelle il a besoin des chiffres définitifs.
- Souscrivez une assurance mariage si elle existe dans votre pays, avant de verser le premier acompte.
- Créez l'événement dans votre application de planification : la date, le lieu, la liste provisoire des invités, et cette check-list sous forme de tâches datées.
9 à 11 mois avant : les personnes et le style
Une fois la date et les salles fixées, le trimestre suivant est pour les prestataires dont les agendas se remplissent ensuite, et pour les décisions dont d'autres décisions dépendent.
- Choisissez vos témoins et votre cortège, et demandez-leur. Leur nombre joue sur la disposition de la cérémonie, les transports et les fleurs.
- Réservez le groupe ou le DJ, et vérifiez la limite sonore et l'heure de fin du lieu par rapport à l'animation que vous voulez.
- Réservez le fleuriste, ou décidez que les fleurs resteront minimales et mettez l'argent ailleurs.
- Fixez les étapes légales et religieuses de la cérémonie et tous les documents à délai : pièces venant d'un pays d'origine, délai à respecter à la mairie, préparation au mariage si elle est exigée.
- Envoyez un save-the-date à tout le monde sur la liste provisoire, surtout aux invités qui voyagent. En version digitale, il ne coûte rien et met la date directement dans leur agenda.
- Lancez la robe ou le costume ; le sur-mesure demande six mois, le prêt-à-porter demande quand même des retouches.
- Bloquez un quota de chambres d'hôtel près du lieu si des invités viennent de loin ; les dates de libération comptent, notez-les.
- Décidez si les enfants sont invités, et si les invités seuls viennent accompagnés. Dites-le une fois, sur le faire-part, plus tard.
6 à 8 mois avant : le côté invités prend forme
C'est le milieu du plan et le moment où l'expérience des invités se dessine : ce qu'ils verront, mangeront, entendront et signeront. C'est aussi là que l'argent commence vraiment à sortir, alors le budget passe sa première revue honnête.
- Finalisez la liste des invités à la personne près, avec les adresses et, pour le faire-part, les e-mails ou les numéros de téléphone.
- Choisissez le design du faire-part et écrivez le texte : les noms, la date, l'heure, les lieux, le dress code, la date limite de réponse, les règles pour les accompagnants et les enfants. La page des formules du guide RSVP a trente lignes à copier.
- Décidez comment les invités répondront : un formulaire de réponse en ligne, un carton, ou les deux. Fixez la date limite de réponse trois à quatre semaines avant le jour J.
- Réservez le créneau de répétition avec l'officiant si la cérémonie en a une, et les transports du jour : les voitures, un car pour les invités, la question du dernier train.
- Réservez la coiffure et le maquillage, et les dates d'essai.
- Réservez le gâteau, ou décidez que le dessert vient du traiteur.
- Choisissez les tenues des témoins et du cortège et commandez-les ; les commandes groupées prennent plus de temps que la vôtre.
- Commandez ou concevez la papeterie que vous ferez imprimer : menus, marque-places, panneau de plan de table, panneaux. Le faire-part peut porter un QR code qui ouvre le formulaire de réponse en ligne.
- Confrontez le budget aux vrais devis. Déplacez de l'argent entre les postes maintenant, tant qu'il y a encore de la marge.
- Planifiez le voyage de noces et vérifiez les passeports, les visas et les dates de voyage par rapport à la semaine du mariage.
4 à 5 mois avant : menus, musique, alliances
Les décisions ici sont les agréables, et ce sont toutes celles qui glissent en silence si personne n'en est responsable.
- Allez à la dégustation et choisissez le menu, y compris les options végétariennes et sans allergènes que le formulaire de réponse proposera.
- Choisissez et commandez les alliances ; la gravure et la mise à taille prennent des semaines.
- Fixez les lectures et les lecteurs, et la musique de la cérémonie elle-même : l'entrée, la signature, la sortie.
- Construisez la première version de la playlist de la réception, et la liste des morceaux à ne pas passer ; donnez les deux au groupe ou au DJ.
- Achetez ou commandez les chaussures, les accessoires et tout ce qui doit être porté avant le jour J pour être fait.
- Prévoyez les cadeaux d'invités si vous en offrez, ou décidez de ne pas en offrir et notez-le sur la ligne du budget.
- Validez la liste des photos et les moments à ne pas manquer ; dites au photographe qui sont les personnes clés.
- Confirmez votre hébergement à tous les deux pour la veille et la nuit du mariage.
2 à 3 mois avant : les faire-part partent
Les faire-part partent huit semaines avant le jour J, avec une date limite de réponse trois à quatre semaines avant. Tout ce qui figure dans cette section alimente le faire-part ou attend les réponses qu'il rapporte.
- Envoyez les faire-part, digitaux ou imprimés, avec le formulaire de réponse en lien ou le carton-réponse joint. Notez qui a reçu quoi.
- Publiez la page invités : le programme de la journée, l'itinéraire et le parking, les hôtels, le dress code, une note sur les cadeaux s'il y en a, une FAQ. Un seul lien pour tout ce que les invités demanderont.
- Prenez rendez-vous pour le dernier essayage de la robe ou du costume, deux à trois semaines avant le jour J.
- Écrivez le déroulé de la cérémonie et les vœux, ou commencez ; personne n'écrit ses vœux en un week-end.
- Achetez les cadeaux des témoins, du cortège et des parents, si vous en offrez.
- Confirmez le rendez-vous à la mairie et les documents qu'il lui manque encore.
- Planifiez le placement sur papier : quels groupes sont ensemble, lesquels ne doivent pas l'être. Le guide du plan de table donne les règles ; le vrai plan attend les réponses.
- Vérifiez le nombre de réponses chaque semaine et appelez les silencieux après la date limite, une fois, gentiment.
1 mois avant : les chiffres définitifs
La date limite de réponse passe, le nombre d'invités devient un chiffre, et ce chiffre part chez tous ceux qui facturent par personne. C'est le mois des totaux.
- Relancez les dernières réponses et fermez la liste. Un invité qui n'a pas répondu après un rappel et un appel est un non.
- Envoyez au traiteur le nombre définitif, les quantités par plat et la liste des régimes avant sa date limite, en général sept à dix jours avant.
- Terminez le plan de table à partir de la liste définitive, et commandez les marque-places et le panneau du plan de table.
- Écrivez le déroulé de la journée, heure par heure, avec un nom en face de chaque passage de relais : qui a les alliances, qui paie le groupe, qui ramène les cadeaux.
- Payez les soldes des prestataires dus avant le jour J, et notez lesquels se paient le jour même et sous quelle forme.
- Confirmez les horaires des transports par rapport au déroulé, y compris comment les derniers invités rentrent.
- Faites le dernier essayage et récupérez les tenues ; faites les chaussures.
- Briefez les témoins, le cortège et les parents sur leurs moments et leurs horaires, par écrit.
Les deux dernières semaines : confirmer, pas décider
À partir d'ici, tout est confirmation. La page dernière minute de ce guide est la liste complète des deux semaines et du jour J, avec la trousse de secours ; les grandes lignes sont ci-dessous.
- Appelez chaque prestataire avec le déroulé et confirmez l'heure d'arrivée, le contact du jour et le solde dû.
- Envoyez aux invités les derniers détails : les horaires, l'adresse une nouvelle fois, le parking, le dress code ; un court message avec le lien de la page invités suffit.
- Préparez la trousse du jour J et le sac du voyage de noces ; remettez les alliances, les papiers et l'argent des soldes à la personne nommée dans le déroulé.
- Répétez la cérémonie s'il y a une répétition, et mangez quelque chose le matin du jour J.
Après le jour J
La liste ne s'arrête pas à minuit. Quelques choses, dans les quinze jours qui suivent, s'oublient facilement et sont gênantes à rattraper tard.
- Rendez ce qui a été loué : les costumes, la décoration, le présentoir à gâteau, la voiture.
- Envoyez les cartes de remerciement dans le mois, en fonction des cadeaux ; la liste de cadeaux dans l'application garde qui a offert quoi.
- Payez les derniers soldes des prestataires et laissez les avis dont vivent les bons prestataires.
- Commandez l'album et les tirages, et partagez les photos des invités prises ce jour-là.
- Faites les démarches de changement de nom s'il y en a, et mettez à jour les documents qui le portent.
Les réservations qui partent, dans l'ordre où elles partent
Les prestataires qui n'ont qu'une date par jour partent en premier. Le tableau donne l'ordre qui fonctionne pour la plupart des couples, avec le mois où chaque réservation se place et ce dont elle dépend.
| Réservation | Quand | Dépend de | À demander avant de signer |
|---|---|---|---|
| Cérémonie (mairie, église, officiant) | 12 mois | Saison, ville | Les dates libres ; le délai à respecter ; les documents |
| Lieu(x) | 12 mois | Date de la cérémonie, nombre d'invités | Capacité assise, heure de fin, limite sonore, règle du traiteur, acompte |
| Photographe / vidéaste | 12 mois | Date | Heures couvertes, second photographe, délai de livraison |
| Traiteur | 12 mois | Règle du lieu, nombre d'invités | Prix par personne, dégustation, date limite des chiffres définitifs |
| Groupe ou DJ | 9 à 11 mois | Limite sonore et heure de fin du lieu | Durée des sets, pauses, politique de playlist |
| Fleuriste | 9 à 11 mois | Lieu, couleurs | Heure de livraison et d'installation, ce qui est loué et ce qui reste |
| Robe / costume | 9 mois | Rien | Délai des retouches, dates d'essayage |
| Coiffure et maquillage | 6 à 8 mois | Date, taille du cortège | Date d'essai, combien de personnes, heure de début |
| Gâteau | 6 à 8 mois | Nombre d'invités, menu | Parts par étage, livraison, présentoir |
| Transports | 6 à 8 mois | Lieux, horaires | Temps d'attente, allers-retours, car pour les invités |
| Papeterie / impression | 4 à 6 mois | Texte, design | Épreuve, quantité, coût d'une réimpression |
| Alliances | 4 à 5 mois | Rien | Délai de gravure et de mise à taille |
Dix erreurs que cette check-list évite
Chacune vient d'une tâche faite le mauvais mois.
- Signer un contrat de traiteur avant que la liste des invités soit réelle, puis payer trente repas non consommés.
- Imprimer les faire-part avant que l'heure de la cérémonie soit confirmée avec la mairie.
- Réserver un groupe sans demander la limite sonore et l'heure de fin du lieu.
- Fixer une date limite de réponse la semaine avant le mariage, sans laisser de temps pour relancer ni pour placer.
- Laisser le plan de table attendre que les réponses soient là, puis essayer de le faire la veille.
- Commander une tenue sur mesure à moins de six mois.
- Oublier le délai à respecter à la mairie et découvrir que la date ne peut pas être légale.
- Ne pas avoir de déroulé, si bien que chaque question du jour J arrive aux mariés.
- Payer les soldes le jour J sous une forme que le prestataire n'accepte pas.
- Ne pas trancher sur les enfants et les accompagnants avant que les invités demandent, un par un.
La check-list sous forme de tâches datées
Une check-list sur papier est un bon début et un mauvais système, parce que rien n'y a de date et que personne n'est rappelé. Le tableur ci-dessous est la liste entière avec une colonne pour le mois, le responsable et le statut, et il s'ouvre dans Excel, Numbers et Google Sheets. Dans Vowly Event, les mêmes lignes deviennent des tâches sur l'événement : chacune avec une échéance, une priorité, une catégorie et, pour les paiements, un montant, triées en aujourd'hui, cette semaine et en retard, et partagées avec ceux qui planifient avec vous. La page application de ce guide montre comment ça marche.
FAQ
- Combien de temps à l'avance faut-il commencer à préparer un mariage ?
- Douze mois, c'est confortable, et cela permet de réserver les prestataires qui partent en premier : la cérémonie, le lieu, le photographe, le traiteur. Six mois, c'est réaliste avec quelques compromis sur le choix, et la check-list 6 mois de ce guide montre où compresser. Moins de trois mois, c'est un sprint qui marche surtout pour les petits mariages.
- Que réserver en premier ?
- Le créneau de la cérémonie et le lieu, dans cet ordre, parce qu'ensemble ils fixent la date. Puis le photographe et le traiteur, parce qu'ils n'ont qu'une date par jour et se remplissent en premier. Tout le reste s'organise autour de ces quatre-là.
- Quand envoyer les faire-part de mariage ?
- Environ huit semaines avant le jour J, avec une date limite de réponse trois à quatre semaines avant. Pour un mariage à l'étranger ou qui demande un déplacement, envoyez un save-the-date neuf à douze mois avant et le faire-part trois à quatre mois avant.
- Quand ai-je besoin du nombre définitif d'invités ?
- Les traiteurs le veulent en général sept à dix jours avant le mariage. Placez la date limite de réponse trois à quatre semaines avant le jour J pour avoir une semaine de relance des invités silencieux avant que le chiffre soit dû.
- Existe-t-il une check-list mariage à télécharger ?
- Oui. Le tableur de cette page contient chaque tâche de ce guide avec des colonnes pour le mois, le responsable, l'échéance, le statut et le coût. Il s'ouvre dans Excel, Numbers et Google Sheets.
- Puis-je utiliser cette check-list dans l'application Vowly Event ?
- Oui. Les tâches d'un événement portent une échéance, une priorité, une catégorie et, pour les paiements, un montant, et elles sont triées en en retard, aujourd'hui, cette semaine et plus tard. Aujourd'hui, vous ajoutez les tâches vous-même ; un import de cette check-list en un geste est sur notre liste.
- Cette check-list fonctionne-t-elle pour un mariage dans un autre pays ?
- L'ordre est le même partout ; les démarches, non. Vérifiez le délai à respecter et les documents dont votre mairie, votre état civil ou votre ambassade ont besoin, et ajoutez un mois à chaque étape pour les invités qui voyagent.
- Et si nous préparons le mariage en moins de six mois ?
- Utilisez la check-list 6 mois de ce guide. Elle garde les quatre réservations qui ne se précipitent pas, abandonne les tâches qui n'existent que parce qu'il y a du temps, et compresse le reste en semaines.
- La planification est-elle gratuite dans Vowly Event ?
- Oui. Les tâches, la liste des invités, le budget, le plan de table et le menu sont gratuits sans limite de durée. Le côté invités, publier le faire-part et recueillir les réponses, est la partie payante, à partir de 7,99 € par mois avec 14 jours d'essai.