Liste d’invités en ligne,
gratuite pour chaque événement.

Un tableur Excel est une copie. Dès que la première invitation part, les réponses arrivent ailleurs : par SMS, sur WhatsApp, au détour d’un repas de famille, et le fichier reste faux jusqu’au soir où vous prenez le temps de tout ressaisir. Deux semaines plus tard, il en existe deux versions, la vôtre et celle de votre mère, et elles ne sont pas d’accord sur la tante Odile.

Une liste d’invités en ligne est l’endroit où les réponses s’écrivent toutes seules. L’invité répond depuis son lien personnel, et sa ligne change : présent ou non, combien de personnes, quels prénoms, ce qu’il mange. Personne ne recopie rien, et le chiffre affiché en haut de la liste est celui des personnes qui viennent aujourd’hui, pas celui du soir de votre dernière mise à jour.

C’est aussi la liste que tout le reste lit. Le plan de table place les personnes qui ont dit oui, avec le nombre de personnes et le prénom des accompagnants. Le menu compte les plats à partir des réponses. Quand quelqu’un change d’avis, tout suit, parce qu’il n’existe pas de deuxième copie à corriger. C’est ce que recouvre vraiment l’expression « gestion des invités » : pas un fichier de plus, mais une seule source pour tout l’événement.

La liste elle-même, et toute l’organisation autour, est gratuite aussi longtemps qu’il le faut, pour un nombre illimité d’événements. Ce qui est payant, c’est le côté que voient vos invités : l’invitation publiée, les e-mails et les réponses avec leur détail. Premium coûte 7,99 € par mois ou 39,99 € par an, et chaque nouveau compte peut essayer le côté payant pendant 14 jours ; l’export, les invitations d’équipe, le téléchargement du QR code et l’adresse de lien personnalisée n’entrent pas dans l’essai.

Nous traçons cette limite volontairement, et nous préférons que vous la lisiez ici plutôt que de la découvrir après avoir saisi deux cents noms. Tout ce que couvre la formule gratuite tient sur une seule page.

À la main : un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, le nombre de personnes et une note, sur le téléphone ou sur l’ordinateur, une ligne après l’autre. C’est ainsi que commencent la plupart des listes, un dimanche soir, avec les deux familles au bout du fil. Sur le téléphone, vous pouvez aussi piocher directement dans vos contacts.

Par import : chargez le tableur que vous avez déjà, au format .xlsx ou .csv, jusqu’à 500 lignes par fichier. L’import reconnaît les colonnes du nom, de l’e-mail, du téléphone, du nombre de personnes et des notes, que vos en-têtes soient en français ou dans l’une des neuf langues de l’application, et vous montre un aperçu avant d’écrire quoi que ce soit. Un invité déjà présent est reconnu à son adresse e-mail, et un bouton annule l’import si le fichier n’était pas le bon. Si vous partez de zéro, le modèle de liste d’invités contient déjà les bonnes colonnes.

Par le lien : une fois l’invitation publiée, la personne qui ouvre le lien partagé ou scanne le QR code et répond devient une ligne de la liste, marquée comme arrivée par le lien ou par le code. Une invitation ouverte aboutit donc quand même à une liste propre, et vous voyez toujours qui vous avez invité et qui est arrivé seul. Pour un événement d’entreprise, l’option « invités uniquement » fait l’inverse : seuls les liens personnels que vous avez envoyés permettent de répondre.

Chaque chiffre de la liste compte des personnes, et le dit : 120 personnes invitées sur 70 lignes, 84 présentes sur 46 réponses. La salle, le traiteur et le budget raisonnent en couverts, et une liste qui compte des réponses prend une famille de quatre pour un seul couvert.

La vue statistiques ajoute le taux de réponse et le taux d’acceptation, la taille moyenne des groupes, le nombre de personnes arrivées par invitation, par lien ou par QR code, depuis combien de jours la plus ancienne invitation attend une réponse, le décompte des plats, les chaises hautes, et la part de votre jauge déjà occupée si vous en avez fixé une. Avec une jauge, une liste d’attente peut prendre le relais : les réponses en trop y patientent, et c’est vous qui décidez qui monte.

Après la date limite, le filtre « en attente » devient votre liste de relance. Rien ne part tout seul : un bouton envoie, quand vous le décidez, un e-mail de rappel (Premium, essai compris) aux seuls invités qui n’ont pas répondu, et pour les autres, la liste vous sert à écrire un message à la fois, le genre de rappel auquel on répond. Notre guide pour relancer les invités qui n’ont pas répondu donne les formulations.

Rien dans la liste n’est propre au mariage. Vowly Event organise dix types d’événements, du mariage et des fiançailles à l’anniversaire, la baby shower, la remise de diplôme, l’événement d’entreprise, la soirée, le dîner ou la crémaillère, et chacun a la même liste d’invités, le même import et les mêmes totaux.

Ce qui change, c’est la taille et les questions. Une liste de mariage commence large et se réduit avec des règles, souvent en deux cercles, le vin d’honneur et le dîner ; le guide de la liste des invités de mariage accompagne cette question du premier jet au décompte final. Un dîner d’entreprise a besoin des régimes et d’un chiffre ferme pour le restaurant ; un anniversaire de trente ans veut surtout savoir qui vient avec qui. Chaque liste vit dans son propre événement, et vous pouvez en organiser autant que vous le souhaitez sur un seul compte.

Elle n’envoie ni SMS ni message WhatsApp à votre place : l’option WhatsApp ouvre sur votre propre téléphone un message qui contient le lien personnel de l’invité, et c’est vous qui l’envoyez. Elle n’envoie pas de rappels automatiques. Elle n’imprime ni étiquettes ni enveloppes. Et elle ne pointe personne à l’entrée : une réponse est un décompte, pas un billet.

Les données de l’événement sont stockées dans l’Union européenne : la base de données dans la région eur3 de Google Cloud (Belgique et Pays-Bas), les fichiers dans un stockage européen, les serveurs applicatifs à Francfort. Certains prestataires opèrent depuis les États-Unis avec les garanties prévues par le droit européen, notamment la connexion, qui passe par les serveurs américains de Google, et le service qui envoie les e-mails d’invitation. Vos invités ne créent jamais de compte : ils ouvrent leur lien, répondent et referment la page.

Une bonne règle, que le RGPD impose aux entreprises et qui vaut pour tout le monde : ne demandez que ce qui sert. Les adresses postales seulement si vous imprimez, les régimes seulement par le formulaire de réponse, et rien que vous ne sauriez justifier si un invité vous demandait pourquoi.