- Eén link of QR-code opent de uitnodiging met het reactieformulier, in elke browser, in de taal van de gast; niets te installeren, geen account.
- Het formulier vraagt wat jij aanzet: aanwezigheid, groepsgrootte tot een limiet die jij bepaalt, namen van begeleiders, een menukeuze uit je eigen menu, dieetwensen, een overnachtingswens en welke onderdelen van de dag.
- Jij stelt een reactiedatum in en het formulier sluit zichzelf; een capaciteit en het neemt geen ja's meer aan; een pincode als de link niet open hoort te staan voor iedereen die hem heeft.
- Elk antwoord landt in de gastenlijst op het moment dat het wordt verstuurd, met een bevestigingsmail en een agendabestand voor de gast; een gast wijzigt zijn eigen reactie vanuit die mail.
- Reacties verzamelen is de betaalde kant, vanaf € 7,99 per maand met een proefperiode van 14 dagen; het evenement plannen is gratis, zonder tijdslimiet.
Wat de gast ziet
Een gast tikt op de link of scant de QR-code en de uitnodiging opent als webpagina in de browser die hij al heeft, in de taal waarop zijn telefoon staat, uit negen talen. Het reactieformulier is onderdeel van die pagina: komt hij of niet, voor hoeveel personen de reactie geldt, en daarna alleen de vragen die jij hebt aangezet. Na het versturen krijgt de gast een bevestigingsmail in zijn taal met een agendabestand als bijlage; verandert de datum of de locatie later, dan wordt dezelfde agenda-afspraak bijgewerkt zodra hij het nieuwe bestand opent.
Er is geen account en geen app voor gasten, en geen wachtwoord. Heeft de gastheer een pincode ingesteld, dan typt de gast die één keer; heeft de gastheer de link vergrendeld tot uitnodigingen, dan draagt de persoonlijke uitnodigingslink van de gast de sleutel en opent hij meteen.
Wat het formulier kan vragen
Elke rij is een schakelaar op het evenement, geen sjabloon dat je invult. Zet aan wat jouw dag nodig heeft en het formulier blijft kort; een gast bij een klein diner ziet drie vragen, een gast bij een bruiloft op twee locaties ziet er zes.
| Vraag | Instelling van de gastheer | Wat het doet |
|---|---|---|
| Aanwezig of niet | Altijd aan | De status waar elke telling uit leest |
| Groepsgrootte | Maximum per reactie (standaard 5, inclusief wie reageert) | Eén reactie dekt een huishouden; de telling is in personen, niet in reacties |
| Namen van begeleiders | Namen van begeleiders vragen (optioneel) | Namen voor de tafelschikking en de naamkaartjes, met een vinkje voor kinderen |
| Menukeuze | Menukeuze aan, per gang, uit je eigen menu | Gasten kiezen uit de gerechten die jij hebt ingevoerd; aantallen per gerecht voor de cateraar |
| Dieetwensen | Altijd beschikbaar | Vrije tekst naast de naam, meegenomen in de export van de gastenlijst |
| Overnachting | Overnachtingsverzoek (optioneel), met jouw toelichting | Gasten geven een kamerbehoefte op: personen, nachten, kinderbedje; nooit een hotelboeking |
| Onderdelen van de dag | Programmaonderdelen (optioneel) | Ceremonie, diner, feest: een reactie per onderdeel met een eigen telling |
| Alleen volwassenen | Notitie alleen volwassenen (optioneel) | Een vriendelijke notitie op de pagina; het formulier biedt geen kinderen aan |
Wat de gastheer bepaalt
Zes schakelaars en twee datums, allemaal op het evenement, allemaal aan te passen terwijl de reacties binnenkomen.
- Reactiedatum: het formulier sluit zichzelf als die verstrijkt en toont dan jouw sluitingsbericht. Je kunt het opnieuw openen voor een late reactie.
- Capaciteit: een maximum totaal aantal personen; zodra de ja's dat bereiken, neemt het formulier geen aanwezigheid meer aan.
- Geen reacties meer accepteren: een handmatige schakelaar voor de dag waarop de aantallen naar de cateraar zijn gegaan.
- Pincode: een code van vier tot zes cijfers die je zelf deelt, voor een link die verder is gereisd dan je bedoelde.
- Vergrendelde link: reacties alleen via persoonlijke uitnodigingslinks, elk met een eigen sleutel, voor een gastenlijst die gesloten moet blijven.
- Maximale groepsgrootte, namen van begeleiders, menukeuze per gang, overnachtingsverzoek, programmaonderdelen, notitie alleen volwassenen: de schakelaars uit de tabel hierboven.
Waar de antwoorden terechtkomen
Elke reactie schrijft direct in de gastenlijst van het evenement op het moment dat ze wordt verstuurd: status, groepsgrootte, namen, menutellingen, dieetnotities, overnachtingsbehoefte en welk onderdeel van de dag. De gastenlijst is dezelfde die de tafelschikking aan tafel zet, waar het menu tegen telt en waar de export voor de cateraar uit leest, dus er valt niets over te nemen. De statistiekweergave telt personen in plaats van reacties, toont het reactiepercentage en het acceptatiepercentage, hoeveel gasten nog stil zijn en hoe lang de oudste onbeantwoorde uitnodiging al wacht, de menutellingen per gerecht en de gebruikte capaciteit.
Reacties komen door drie deuren binnen en de lijst zegt welke: een persoonlijke uitnodiging die jij stuurde, de gedeelde link of de QR-code. Een gast die van gedachten verandert, opent de link in zijn bevestigingsmail en wijzigt dezelfde reactie; de telling volgt en er wordt niets naar jou gestuurd om te archiveren.
Wat het niet doet
Zodat je eromheen kunt plannen: de app verstuurt geen sms'jes of WhatsApp-berichten namens jou; je deelt de link zelf, in de chat of de mail die je al gebruikt. Hij neemt geen betalingen van gasten aan. Hij importeert een gastenlijst uit je eigen spreadsheet in de webapp (.xlsx of .csv, tot 500 rijen: naam, e-mail, telefoon, groepsgrootte, opmerkingen), en verder komen gasten binnen via hun eigen reactie of voeg je ze met de hand toe. Een reactie is een reactie, geen ticket: er is geen check-in aan de deur.
Wat het kost
Het evenement plannen, gastenlijst inbegrepen, is gratis zonder tijdslimiet. De uitnodiging publiceren en reacties verzamelen is de betaalde gastenkant, vanaf € 7,99 per maand of € 39,99 per jaar, met een proefperiode van 14 dagen en zonder kaart om te beginnen. Een abonnement dat afloopt, vergrendelt de gastenkant en sluit de openbare links; niets van wat je bouwde wordt verwijderd, en opnieuw beginnen herstelt het.
FAQ
- Hebben gasten een app of een account nodig om te reageren?
- Nee. De link of QR-code opent de uitnodiging in elke browser, in de taal van de gast, en het reactieformulier staat op de pagina. Geen download, geen account, geen wachtwoord tenzij je een pincode instelt.
- Kan één gast reageren voor het hele gezin?
- Ja. Een reactie dekt een gezelschap tot het maximum dat jij instelt, standaard vijf inclusief wie reageert, en kan de naam van elke begeleider dragen als je dat aanzet. Tellingen zijn in personen, niet in reacties.
- Kunnen gasten hun menu kiezen?
- Ja, als je menukeuze aanzet: gasten kiezen uit de gerechten op je eigen menu, per gang, en de aantallen per gerecht staan klaar voor de cateraar.
- Wat gebeurt er als de reactiedatum verstrijkt?
- Het formulier sluit zichzelf en toont jouw sluitingsbericht. Je kunt het opnieuw openen voor een late reactie, en je kunt het eerder met de hand sluiten zodra de aantallen naar de cateraar zijn gegaan.
- Kan ik voorkomen dat vreemden reageren via een gedeelde link?
- Ja. Stel een pincode in die je zelf deelt, of vergrendel reacties tot persoonlijke uitnodigingslinks, die elk een eigen sleutel dragen.
- Kan een gast zijn reactie wijzigen?
- Ja. De bevestigingsmail bevat een link naar zijn eigen reactie; die wijzigen werkt de telling bij zonder bericht aan jou.
- Verstuurt de app de uitnodiging voor mij via WhatsApp of sms?
- Nee. Je deelt de link zelf in de chat of mail die je al gebruikt; de voorvertoning in de chat toont de themafoto of je eigen omslagfoto en de namen van de gastheren.