De korte versie
- Voeg tafels toe met echte capaciteiten, schuif ze tot ze bij de locatie passen.
- Sleep gasten vanuit het bakje; een gezin van vier neemt vier stoelen.
- De planner waarschuwt voordat een tafel overvol raakt en laat zien wie nog geen plaats heeft.
- Reacties die via de app binnenkomen, plaatsen zichzelf in het bakje.
Stap 1: de zaal bouwen
Open het evenement, ga naar Planning en dan naar Tafelschikking. Voeg een tafel toe: rond, lang horizontaal of lang verticaal, geef hem een naam of nummer en stel het aantal plaatsen in. De capaciteit die je invult, is de capaciteit die de planner afdwingt, dus gebruik het eerlijke getal van de locatie. Schuif tafels over het canvas tot ze bij de plattegrond passen; de vloer groeit mee. Opstellingen voor 30 tot 200 gasten vind je bij de voorbeelden van tafelschikkingen.
Stap 2: mensen plaatsen vanuit het bakje
Je digitale gastenlijst verschijnt naast het canvas als een bakje, met de grootte van elk gezelschap. Sleep een naam naar een tafel en die neemt zijn stoelen in: een stel neemt er twee, een gezin van vier neemt er vier. Zou een tafel overvol raken, dan zegt de planner dat voordat je loslaat. Gasten die nog in het bakje staan, hebben geen plaats, en dat is de lijst die je afwerkt.
Stap 3: reacties het bakje laten vullen
Verzamel je reacties online via Vowly Event, de betaalde gastenkant vanaf € 7,99 per maand met 14 dagen proef, dan verschijnen bevestigde gasten vanzelf in het bakje zodra de antwoorden binnenkomen, met het aantal personen en eventuele dieetwens. Afzeggingen bereiken het bakje nooit. Een gast die zijn reactie wijzigt, wijzigt ook zijn groepsgrootte in het bakje.
Stap 4: dieetwensen naast de plaatsen houden
De menu- en dieetplanner leeft in dezelfde studio, met Premium als deel van het gastenportaal. Dieetwensen hangen aan elke gast en blijven bij hem aan tafel, zodat de keukenlijst en de tafellijst één lijst zijn.
Samen plannen
Nodig je partner, een ouder of een planner uit als medewerker van het evenement. Teamuitnodigingen horen bij het betaalde plan en zitten niet in de proefperiode van 14 dagen; wie wordt uitgenodigd, heeft zelf geen abonnement nodig. Bewerkers kunnen gasten en tafels verplaatsen; kijkers kunnen kijken maar niets veranderen. Wijzigingen op het ene apparaat verschijnen op de andere.
Wat gratis is en wat betaald
De tafelplanner, de gastenlijst, het budget en de taken in de planningsstudio zijn gratis zonder tijdslimiet, voor onbeperkt evenementen op één account. De uitnodigingslink publiceren, uitnodigingen per e-mail, online reacties en het gastenportaal met menu, playlist, draaiboek en cadeaulijst zijn de betaalde gastenkant, vanaf € 7,99 per maand met 14 dagen proef. Je kunt een bruiloft van 300 gasten aan tafel zetten zonder ooit te betalen.
Veelgestelde vragen
- Werkt de tafelplanner in de browser?
- Ja. Hij draait in de browser op web.vowly.co en in de apps voor iPhone en Android, en het plan synchroniseert ertussen.
- Kan ik specifieke stoelen toewijzen, niet alleen tafels?
- De planner wijst gasten toe aan tafels, waarbij elk gezelschap zijn aantal stoelen inneemt. Voor exacte stoelen, aan de hoofdtafel bijvoorbeeld, noteer je de plaats in de opmerkingen van de gast.
- Kan ik de tafelschikking vanuit de app printen?
- Niet als bord. Exporteer de gastenlijst met tafelindeling en dieetwensen en maak daar het gedrukte bord of de naamkaartjes van.
- Is er een limiet op tafels of gasten?
- Nee. Voeg zoveel tafels en gasten toe als de zaal aankan.