- Zes kolommen: Naam, E-mail, Telefoon, Personen, Opmerkingen, Groep. De eerste vijf worden geïmporteerd; Groep is van jou, om te schrappen en tafels in te delen.
- Eén rij per huishouden, met de naam van degene die gaat reageren en de groepsgrootte inclusief die persoon.
- Kopjes in andere talen worden ook herkend: Guests, Gäste, Personas, Osoby en Kişi lezen allemaal als groepsgrootte.
- Upload een .xlsx of .csv in de webapp, tot 500 rijen; controleer het voorbeeld; importeer. Een rij die overeenkomt met een bestaande gast via e-mail, of via naam als er geen e-mail is, wordt bijgewerkt of overgeslagen, jouw keuze, nooit verdubbeld.
- Plannen is gratis zonder tijdslimiet, dus de import is ook gratis.
De kolommen
De eerste rij is de kopregel. De import herkent de Nederlandse woorden hierboven en hun equivalenten in het Engels, Duits, Frans, Italiaans, Spaans, Pools, Portugees en Turks, met of zonder accenten, zodat 'E-Mail Adresse', 'Téléphone' en 'Kişi sayısı' allemaal op de juiste plek belanden. Wordt een kopje niet herkend, dan kun je in het voorbeeld elke kolom met de hand aan een veld koppelen.
| Kolom | Geïmporteerd als | Regels |
|---|---|---|
| Naam | De naam van de gast | Degene die reageert; verplicht; letters, spaties en koppeltekens, geen links |
| E-mailadres | Eén adres; gebruikt om de uitnodigingslink en de bevestiging te versturen | |
| Telefoon | Telefoonnummer | Met landcode als gasten in het buitenland zitten; gebruikt voor WhatsApp-links die je zelf verstuurt |
| Personen | Groepsgrootte | Mensen in het huishouden inclusief de genoemde gast; 1 tot het maximum dat jij instelt |
| Opmerkingen | Privénotitie | Wie ze heeft toegevoegd, relatie, alles wat de gast nooit te zien krijgt |
| Groep | Niet geïmporteerd | Familie, vrienden, collega's, avond: jouw kolom om te schrappen en tafels in te delen |
Zo vul je het in
- Eén rij per huishouden, niet per persoon. 'Anna de Vries' met Personen = 3 is Anna, haar partner en hun kind; hun namen komen later via de reactie.
- Zet in de kolom Naam de persoon die daadwerkelijk gaat reageren, zoals je het op een envelop zou schrijven.
- Personen telt iedereen in de rij, inclusief de genoemde persoon. Een stel is 2, een alleenstaande gast is 1.
- Gebruik Opmerkingen voor wat alleen jij mag zien: 'collega van mama', 'niet naast oom', 'heeft een lift nodig'.
- Gebruik Groep consequent: kies zes of zeven groepsnamen en hergebruik ze, zodat sorteren en schrappen per groep werkt.
- Laat E-mail of Telefoon leeg als je het nog niet hebt; je kunt het in de app toevoegen voordat je uitnodigt.
- Voeg geen tweede kopregel, samengevoegde cellen of een totaalrij onderaan toe; de import ziet elke rij als een gast.
Zo werkt de import
Open in de webapp de gastenlijst van het evenement en kies importeren. Upload het bestand (.xlsx of .csv, tot 2 MB en 500 rijen). De app leest de eerste rijen, bepaalt of de eerste rij een kopregel is, gokt welke kolom wat is, en laat je de eerste twintig rijen met die gok zien, zodat je een kolom kunt corrigeren voordat er iets wordt weggeschreven. Bevestig, en de rijen worden gecontroleerd zoals een handmatig ingevoerde gast (een naam die er echt uitziet, een geldig e-mailadres, een groepsgrootte binnen jouw maximum) en in batches in het evenement geschreven. Rijen die de controle niet halen, worden gemeld, niet stilletjes weggelaten.
Een rij die overeenkomt met een bestaande gast, via e-mail of, als geen van beide een adres heeft, via naam, wordt óf bijgewerkt met de nieuwe ingevulde velden óf overgeslagen; je kiest welk van de twee voordat de import draait, en het resultaat vertelt je hoeveel rijen zijn toegevoegd, bijgewerkt, overgeslagen en afgewezen. Geïmporteerde gasten worden niet automatisch uitgenodigd; elke rij wordt uitgenodigd wanneer jij de uitnodiging verstuurt, per e-mail vanuit de app of via een WhatsApp- of gekopieerde link, en de rij houdt bij hoe.
Na de import
De spreadsheet heeft zijn werk gedaan; de gastenlijst leeft nu in het evenement. Groepsgroottes en opmerkingen staan op elke rij, de telling is in mensen, en het reactieformulier vult de rest in: namen van de medegasten, dieetwensen, menukeuze, overnachting. De tafelschikking leest dezelfde lijst, en de export voor de cateraar leest de reacties. Bewaar de spreadsheet als het overzicht van wie er is overwogen; houd de app als het overzicht van wie er komt.
FAQ
- Welke kolommen moet een gastenlijst voor een bruiloft hebben?
- Naam, e-mail, telefoon, groepsgrootte en opmerkingen dekken de uitnodiging en de telling; een kolom Groep dekt het schrappen en de tafelschikking. Dieetwensen en menukeuzes komen terug via de reactie, en postadressen zijn alleen voor gedrukte kaarten.
- Kan ik een Excel-bestand importeren in Vowly Event?
- Ja, in de webapp: .xlsx of .csv, tot 500 rijen en 2 MB. De kolommen Naam, E-mail, Telefoon, Personen en Opmerkingen worden in negen talen herkend, en in een voorbeeld kun je de koppeling corrigeren voordat je importeert.
- Wat gebeurt er met dubbele gasten bij de import?
- Een rij die overeenkomt met een bestaande gast via e-mail, of via naam als er aan geen van beide kanten een e-mail is, wordt bijgewerkt met de nieuwe ingevulde velden of overgeslagen; je kiest voordat de import draait. Niets wordt twee keer toegevoegd.
- Verstuurt de import uitnodigingen?
- Nee. Geïmporteerde gasten worden toegevoegd als nog niet uitgenodigd. Je nodigt elke rij uit wanneer je er klaar voor bent, per e-mail vanuit de app of via een WhatsApp- of gekopieerde link, en de rij houdt bij hoe en wanneer.