Schrijf de dag één keer op,
en geef hem dan uit handen.

Een draaiboek is één pagina met een tijd achter elke regel, van de eerste leverancier die 's ochtends aanbelt tot het laatste nummer 's nachts. Het is geen moodboard en geen takenlijst. Het bestaat om zes of zeven mensen die elkaar nooit ontmoet hebben dezelfde dag te laten draaien zonder dat ze jou iets hoeven te vragen.

De locatie leest het om te weten wanneer de zaal om moet en wanneer de keuken het voorgerecht uitstuurt. De fotograaf leest het voor het moment dat het licht verdwijnt en voor het aansnijden van de taart. De band leest het vooral voor één ding: wanneer ze de zaal in kunnen, want een soundcheck lukt niet met gasten erin. De bloemist leest het voor het tijdvak waarin geleverd kan worden.

Je gasten lezen een veel kortere versie, vier of vijf regels, zonder opbouwtijden en zonder telefoonnummers. Dat is de hele truc: één plan, twee versies. De lange is voor mensen die betaald worden om er te zijn, de korte voor mensen die willen weten hoe laat ze er moeten zijn en ongeveer wanneer ze eten. Wanneer je het draaiboek schrijft is een planningsvraag, en de trouwchecklist heeft de volgorde per maand.

Wat hierna komt is één denkbeeldige dag, geen norm. Stel: negentig daggasten, veertig avondgasten erbij, de ceremonie en het diner in hetzelfde gebouw, en de ceremonie om 14:00 uur. Jullie trouwambtenaar, jullie keuken en de eindtijd van de locatie verschuiven de meeste van deze cijfers. Het is de vorm die het kopiëren waard is.

Haar en make-up beginnen om 07:30 uur, thuis en niet op de locatie, want ze lopen altijd uit en op dat uur kijkt niemand op de klok. De bloemist is om 09:00 uur op de locatie: eerst de trouwzaal, dan de tafels. De taart komt om 11:00 uur, met de bus van de cateraar erachteraan. De band bouwt om 11:30 uur op en is om 13:00 uur klaar met de soundcheck. Dat is de echte deadline van de ochtend, want om 13:15 uur gaat de deur open en daarna test niemand meer een basdrum.

De fotograaf komt om 12:00 uur naar het huis. Trouw je op het gemeentehuis, reken dan op een strak tijdslot: het volgende bruidspaar staat al in de gang, dus uitlopen kan daar niet. Vaak wil de trouwambtenaar jullie vooraf nog even spreken, dus houd rond 13:00 uur tien minuten vrij. Bij het opengaan van de deur wordt het programmaboekje uitgedeeld. Jullie komen om 13:50 uur aan. Om 14:00 uur begint de ceremonie, die een half uur duurt.

Om 14:30 uur is de ceremonie afgelopen en begint het eerste knelpunt van de dag. Confetti om 14:35 uur, borrel met hapjes vanaf 14:45 uur. De foto met iedereen erop wordt om 14:50 uur gemaakt, terwijl de groep nog bij elkaar staat, want dat is de enige groep die je niet opnieuw verzamelt als hij de bar eenmaal gevonden heeft. De overige groepsfoto's lopen tot 15:30 uur: acht stuks, niet meer. De reportage van jullie tweeën om 15:45 uur, twintig minuten.

De eerste oproep om aan tafel te gaan komt om 16:15 uur, de tweede om 16:30 uur. Negentig mensen doen er een kwartier over om van een grasveld naar een stoel te lopen, hoe duidelijk de tafelindeling ook hangt, dus om 16:40 uur zit iedereen en komt om 16:45 uur het voorgerecht. Hoofdgerecht om 17:45 uur, speeches om 18:45 uur, dessert en koffie om 19:20 uur.

De avondgasten komen om 19:45 uur binnen, de taart wordt om 20:00 uur aangesneden en de openingsdans is om 20:15 uur: laat genoeg dat de zaal vol is, vroeg genoeg dat de eerste set van de band publiek heeft. Om 22:30 uur komt het avondhapje, in veel zalen een snackwagen of een broodje. Het laatste nummer om 23:40 uur en de taxi's om middernacht, want daar eindigt de vergunning van de locatie en daarover onderhandelt niemand op de avond zelf.

Het grootste deel van het draaiboek is dood gewicht: een bloemist die om 09:30 uur komt in plaats van om 09:00 uur verandert niets. Drie momenten zijn anders, want alles wat erna komt schuift mee als zij schuiven.

Het eerste is het einde van de ceremonie. Je loopt niet zomaar door naar een glas: er ontstaat een felicitatierij of je die nu gepland had of niet, en negentig mensen willen elk dertig seconden. Geef de twintig minuten na de laatste noot aan helemaal niets. Geen foto erin, geen omroep, niemand die jullie zoekt.

Het tweede is het aan tafel gaan, dat vrijwel iedereen onderschat en elke locatie heeft zien mislukken. Een groep met een glas in de hand reageert niet op één omroep. Er is een oproep een kwartier van tevoren nodig, een tweede bij de deur, en iemand die het terras rondloopt. De keuken is al begonnen met uitserveren op basis van jouw tijd, dus elke minuut die de zaal nodig heeft om vol te lopen is een minuut die het voorgerecht onder een warmhoudlamp staat.

Het derde is de eerste speech, het scharnier van de avond. De keuken plant het dessert eromheen, de band plant de eerste set eromheen, en je avondgasten hebben een aankomsttijd gekregen die eruit volgt. Zet de begintijd vast, geef dat tijdstip aan de keuken en de band, en vertel je sprekers hoeveel minuten ze hebben. Wie er spreekt en in welke volgorde is een aparte beslissing, en onze gids over de volgorde van de speeches gaat daarover. Twintig minuten uitloop hier en de taart, de openingsdans en de laatste set schuiven allemaal mee, want de eindtijd schuift niet.

Marge werkt in blokken, niet in druppels. Vijf minuten extra op elke regel is onzichtbaar en wordt opgegeten door het eerste onderdeel dat uitloopt; vijfentwintig minuten op één plek is iets wat je kunt uitgeven. De borrel is het natuurlijke blok, het enige stuk van de dag dat een uur of anderhalf uur kan duren zonder dat een gast merkt welke van de twee het geworden is. Zet je buffer daar, en een kleinere vlak voor de speeches.

Er zijn plekken waar marge niet hoort. Niet tussen de gangen, want een gat betekent een koud bord en personeel dat stilstaat; de keuken loopt op zijn eigen klok en heeft liever de waarheid dan een kussen. Niet vóór de ceremonie, want daar betekent een buffer alleen gasten die naar een deur zitten te kijken, en op het gemeentehuis ligt de begintijd toch al vast. En niet aan het eind van de avond: de eindtijd is het getal van iemand anders.

Eén gewoonte is meer waard dan al het bovenstaande: schrijf het draaiboek in echte tijden, niet in duur. Een regel met 'speeches, 30 minuten' is een hoop. '18:45 uur speeches, 19:20 uur dessert' is een afspraak waar je cateraar je aan kan houden, en uitloop wordt zichtbaar op het moment dat het gebeurt in plaats van aan het eind van de avond.

Groepsfoto's lopen het vaakst uit, en de reden is rekenwerk en geen fotografie. Een groep kost ongeveer een minuut om te fotograferen en drie tot vier om te verzamelen, want er is altijd iemand aan de telefoon of op zoek naar een colbert. Tien groepen is eerder veertig minuten dan het kwartier dat je in gedachten had, en het gaat allemaal van de borrel af.

Schrap dus in de lijst tot het pijn doet. Schrijf elke combinatie op die je denkt te willen en vraag je bij elke af: komt deze aan de muur of in het album? Alles wat dezelfde mensen in een andere volgorde is, gaat samen, want één foto van beide families vervangt vier variaties erop. Acht groepen is een comfortabele lijst, en de foto met iedereen erop maak je als eerste, meteen na de ceremonie, want dat is de enige die je later niet kunt overdoen.

Bepaal daarna wie de namen omroept, en zorg dat dat niet jullie zijn en ook niet de fotograaf. Je kunt niet tegelijk op de foto staan en de volgende groep halen, en de fotograaf heeft geen idee wie van deze mensen de broer van je moeder is. Kies van beide kanten iemand die de gezichten kent en het niet erg vindt zijn stem te verheffen, meestal de ceremoniemeester of een getuige. Geef ze de geprinte lijst, de begintijd en de opdracht: terwijl de ene groep op de foto gaat, verzamel je de volgende.

De leveranciersversie is de lange. Opbouw- en aankomsttijden, waar de bus staat, waar de stroom zit, wanneer de zaal leeg moet voor de omzetting, wanneer de band kan soundchecken, de vaste punten van de keuken, de eindtijd, en één telefoonnummer van de persoon die een vraag kan beantwoorden. Stuur iedereen hetzelfde document met hun eigen regels gemarkeerd, twee weken vooruit, en opnieuw als er iets verschuift.

De gastenversie is vier of vijf regels. Aanwezig om 13:15 uur. Ceremonie om 14:00 uur. Daarna borrel. Diner om 16:30 uur. Feest vanaf 20:00 uur, taxi's om middernacht. Meer wil bijna niemand weten, en hoe meer je toevoegt, hoe minder ervan gelezen wordt. Zijn de avondgasten een aparte lijst, dan krijgen zij hun eigen tijden en hoeven de onderdelen waarvoor ze niet uitgenodigd zijn niet op hun pagina te staan. Parkeren, taxi's en wat de dresscode betekent horen op de gastenpagina en niet in het draaiboek, en onze gids over de gastenpagina gaat over wat daar een plek verdient.

Een geprint programmaboekje doet iets wat geen scherm doet: het ligt tijdens de ceremonie in elke hand, het draagt de teksten en de namen, en het blijft bewaard. Maar het gaat twee of drie weken van tevoren naar de drukker, en op dat moment ligt het vast.

Een pagina op de telefoon is het tegenovergestelde: saai om vast te houden, onmogelijk kwijt te raken, en nog te corrigeren in de laatste week, precies wanneer de ceremonie een kwartier opschuift of de borrel vanwege de buien naar binnen verhuist. Met Vowly staat het schema op dezelfde gastenpagina waarop mensen al gereageerd hebben, dus wat je op donderdag wijzigt is wat iedereen op vrijdag ziet, elk in de eigen taal. Doe allebei: druk de ceremonie af, en laat de telefoon de tijden dragen die nog kunnen schuiven.

Eén regel telt zwaarder dan elke tijd op de pagina: wie het draaiboek vasthoudt, is niet degene die trouwt. Jullie staan op de foto's, in de felicitatierij, bij de speeches, en in kleding zonder plek voor een telefoon. Ben jij het vangnet voor elke vraag, dan breng je je eigen bruiloft pratend door.

Daarvoor bestaat de ceremoniemeester. Heeft de locatie een eigen coördinator, vraag dan vroeg hoe ver die taak reikt: de meesten dekken de zaal, het eten en hun eigen personeel, en houden op bij jouw leveranciers. Is er geen coördinator, wijs dan iemand aan die niet in het bruidsgezelschap zit, geen speech houdt en niet op de meeste foto's staat. Geef die persoon een week van tevoren het geprinte draaiboek en alle telefoonnummers.

Vertel daarna elke leverancier wie dat is, op papier, in het draaiboek zelf. Dit is het onderdeel dat mensen overslaan, en het is de reden dat de fotograaf uiteindelijk jou belt. Zet één regel onderaan de leveranciersversie: verandert er vandaag iets, vraag het aan deze persoon, en deze persoon beslist. Regen, een late bloemist, een speech die uitloopt: één iemand beslist en één iemand vertelt het door.