Digitale gastenlijst,
gratis voor elk feest dat je geeft.

Een Excel-bestand is een kopie. Zodra de eerste uitnodiging weg is, komen de antwoorden ergens anders binnen: in de familie-app, per mail, op een verjaardag tussen neus en lippen door. Het bestand loopt achter tot je het zelf bijwerkt, en twee weken later bestaan er twee versies die het oneens zijn over tante Joke en haar nieuwe vriend.

Een digitale gastenlijst is de plek waar de reacties zichzelf invullen. Een gast antwoordt via zijn eigen link en zijn rij verandert mee: komt wel of niet, met hoeveel personen, met welke namen, wat ze eten. Niemand typt iets over, en het getal bovenaan de lijst is het aantal mensen dat vandaag komt, niet het aantal van de avond waarop je het bestand voor het laatst opende.

Het is ook de lijst die al het andere leest. De tafelschikking zet de mensen neer die ja zeiden, met hun groepsgrootte en de namen van wie ze meenemen. Het menu telt de gerechten uit de reacties. Verandert iemand zijn antwoord, dan verandert dat overal mee, omdat er geen tweede kopie is om bij te werken.

De lijst zelf, en alle planning eromheen, is gratis zolang je hem nodig hebt, met onbeperkt evenementen. Betaald is de kant die je gasten zien: de gepubliceerde uitnodiging, de e-mails en de reacties met hun details. Premium kost € 7,99 per maand of € 39,99 per jaar, en elk nieuw account kan de betaalde kant 14 dagen proberen; de export, teamuitnodigingen, het downloaden van de QR-code en een eigen linkadres zitten niet in die proefperiode.

Die grens trekken we met opzet, en we hebben liever dat je hem hier leest dan dat je hem ontdekt nadat je tweehonderd namen hebt ingevoerd. Alles wat het gratis plan omvat staat op één pagina.

Intypen: voeg een gast toe met naam, contactgegevens, groepsgrootte en een notitie, op je telefoon of op het web, rij voor rij. Zo beginnen de meeste lijsten, op de bank, met allebei de moeders aan de telefoon.

Importeren: upload in de webapp het bestand dat je al hebt, als .xlsx of .csv met maximaal 500 rijen. De app herkent de kolommen voor naam, e-mail, telefoon, groepsgrootte en opmerkingen in negen talen, laat zien hoe hij elke kolom heeft gelezen voordat er iets wordt opgeslagen, en zet de rijen daarna in je lijst. Begin je bij nul, dan heeft het sjabloon voor de gastenlijst precies de kolommen die de import leest.

Zelf aanmelden: zodra de uitnodiging gepubliceerd is, wordt een gast die de gedeelde link opent of de QR-code scant en reageert vanzelf een eigen rij, gemarkeerd als binnengekomen via de link of de code. Zo eindigt ook een open uitnodiging, zoals een inloopborrel of een buurtfeest, in een nette lijst, en zie je altijd welke rijen jij hebt uitgenodigd en welke zichzelf hebben aangemeld.

Elk getal op de lijst telt personen en zegt dat ook: 120 uitgenodigde personen verdeeld over 70 rijen, 84 personen die komen uit 46 reacties. De locatie, de cateraar en het budget rekenen allemaal in personen, en een lijst die reacties telt, zit ernaast met de grootte van elk gezin dat erop staat.

Het overzicht met statistieken voegt daar het reactiepercentage en het percentage ja-antwoorden aan toe, de gemiddelde groepsgrootte, hoeveel mensen binnenkwamen via een uitnodiging, de link of de QR-code, hoeveel dagen de oudste onbeantwoorde uitnodiging al wacht, het aantal per gerecht, de kinderstoelen, en hoeveel van je capaciteit al vol is als je een maximum hebt ingesteld.

Na de reactiedatum is het filter op ‘nog geen reactie’ je bellijst. Automatisch herinneren doet de app niet: wie per e-mail bereikbaar is, stuur je met één knop zelf een herinneringsmail, en de rest een persoonlijk appje, wat ook het soort herinnering is waar mensen op antwoorden. Hoe je dat vriendelijk verwoordt, staat in onze gids over de RSVP-herinnering.

Niets aan de lijst is specifiek voor bruiloften. Vowly Event plant tien soorten evenementen, van een bruiloft of verloving tot een verjaardag, babyshower, diploma-uitreiking, bedrijfsevenement, feest, diner of housewarming, en elk daarvan heeft dezelfde gastenlijst, dezelfde import en dezelfde tellingen.

Wat verschilt, is de omvang en de vragen. Een bruiloftslijst begint ruim en wordt met regels ingekort; de gastenlijst voor je bruiloft neemt je mee van de eerste opzet tot het definitieve aantal. Een nieuwjaarsborrel van de zaak heeft vooral dieetwensen en een vast aantal voor de locatie nodig; een dertigste verjaardag vooral wie met wie komt. Elke lijst hoort bij zijn eigen evenement, en je plant op één account zoveel evenementen als je wilt.

Op een Nederlandse of Vlaamse bruiloft zijn er vaak twee lijsten in één: de daggasten, die bij de ceremonie en het diner zijn, en de avondgasten, die voor het feest komen. Houd ze op één lijst en geef elke gast een groep, ‘Daggasten’ of ‘Avondgasten’. Zo blijft het totaal één getal, filter je met één tik op wie er aan tafel zit, en ziet de tafelschikking alleen de groep die eet.

Wil je dat elke groep alleen zijn eigen deel van de dag ziet en daarop reageert, zet dan programmaonderdelen aan (Premium, ook in de proefperiode): tot acht onderdelen, elk met een eigen tijd, plaats, reactiedatum en eventueel een maximum. Een onderdeel dat je op ‘alleen uitgenodigden’ zet, zoals het diner, zien alleen de gasten die je kiest, via hun persoonlijke link; de algemene link en de QR-code tonen alleen de openbare onderdelen. Zolang programmaonderdelen aanstaan, vraagt het formulier geen namen van begeleiders. Hoe je de twee groepen op de kaart zelf aanspreekt, staat bij de tekst voor je trouwkaart.

Hij verstuurt geen sms’jes of WhatsApp-berichten namens jou; de WhatsApp-knop opent een bericht op je eigen telefoon met de persoonlijke link van de gast erin. Hij verstuurt geen herinneringen uit zichzelf. Hij drukt geen adresetiketten of enveloppen. En hij scant niemand bij de deur: een reactie is een telling, geen toegangsbewijs.

De gegevens van het evenement staan in de Europese Unie: de database in de eur3-regio van Google Cloud (België en Nederland), bestanden in EU-opslag, de backend in Frankfurt. Een paar dienstverleners werken vanuit de Verenigde Staten, met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt, waaronder het inloggen, dat op servers van Google in de VS draait, en de dienst die de uitnodigingsmails verstuurt. Gasten maken nooit een account aan: ze openen hun link, reageren en sluiten de pagina.