De korte versie
- Gasten schrijven vanuit de uitnodiging die ze al hebben, in elke browser, zonder app en zonder account; wie al heeft gereageerd, vindt zijn naam al ingevuld.
- In een open gastenboek wacht elke bijdrage tot jij die aan het boek toevoegt. Wat je toevoegt, lezen de andere gasten, en je kunt het later verbergen of verwijderen.
- Of houd het gastenboek privé: bijdragen gaan direct in je boek, alleen jij en de mensen die met je organiseren lezen ze, en elke gast hoort dat voordat hij schrijft.
- Na het feest stuurt één tik je het gastenboek als pdf met omslag per e-mail. De pdf kost niets extra; het gastenboek zelf hoort bij de betaalde gastenkant.
Gasten schrijven vanuit de uitnodiging die ze al hebben
Er is geen tweede link om te versturen en niets om te installeren. Het gastenboek is een onderdeel van de gastenpagina die je uitnodiging al opent, naast het programma, de route en de foto’s. Een gast opent het, schrijft een paar woorden en ondertekent. Heeft hij al gereageerd, dan staat de naam uit zijn reactie al ingevuld, en die kan hij aanpassen.
De gastenpagina is er in negen talen, dus iedereen schrijft in zijn eigen taal. Een bijdrage mag tot 1.000 tekens lang zijn: een lange alinea, geen regeltje. Webadressen kunnen er niet in, dus een spamlink bereikt nooit je gastenboek of de pdf ervan. En als de telefoon de pagina halverwege opnieuw laadt, zoals de browsers in Instagram en WhatsApp vaak doen als iemand van app wisselt, staan de half geschreven woorden er nog.
Jij bepaalt wat er in het boek komt
In een open gastenboek verschijnt een nieuwe bijdrage niet meteen op de pagina. Ze komt als Nieuw in je lijst, met de naam en het tijdstip, en wacht daar. Voeg je de bijdrage toe aan het boek, dan kan vanaf dat moment elke gast die de pagina opent haar lezen. Voeg je haar nooit toe, dan ziet geen andere gast haar.
Bijdragen staan in drie groepen, Nieuw, In het boek en Verborgen, en met elke bijdrage kun je drie dingen doen: Toevoegen aan het boek, Verbergen en Verwijderen. Een verborgen bijdrage kan later terug in het boek; een verwijderde is voorgoed weg. Tijdens het feest hoef je de lijst niet in de gaten te houden. De app laat het je weten als er nieuwe bijdragen binnenkomen, één keer voor een reeks in plaats van voor elke bijdrage apart, en de volgende ochtend staat de lijst er nog.
Open voor alle gasten, of privé
Een open gastenboek werkt zoals het papieren boek op tafel, alleen makkelijker te bereiken: de bijdragen die je toevoegt vormen een pagina die elke gast kan lezen, opgemaakt als de bladzijde van een boek. Dat telt meer dan je denkt. Een gast die er al drie mooie bijdragen vindt, snapt waar het boek voor is en schrijft meer dan één regel.
Een privé gastenboek is voor jou. Elke bijdrage gaat direct in je boek en wordt nooit op de gastenpagina getoond. Voordat een gast schrijft, vertelt de pagina dat het gastenboek privé is en wie het leest: de gastgevers en de mensen die het feest met hen organiseren. Open je het gastenboek later voor alle gasten, dan blijven de bijdragen uit de privétijd privé.
Na het feest: het gastenboek als pdf
Als de dag voorbij is, stuurt één tik je het gastenboek als pdf per e-mail, als bijlage en niet achter een downloadlink. Op de omslag staan jullie namen, of de titel van het feest, met de datum. Daarna volgt elke bijdrage in het boek in de volgorde waarin ze is geschreven, telkens met de naam en het tijdstip.
De pagina’s zijn A5: het boek leest prettig op een telefoon en wordt op A4 afgedrukt als je ‘Aanpassen aan pagina’ kiest. Alleen bijdragen in het boek worden afgedrukt; nieuwe en verborgen blijven erbuiten. De pdf kost niets extra, en je kunt hem ook na het einde van je abonnement nog laten sturen. Print hem voor achter in een papieren gastenboek, of laat hem inbinden als een eigen klein boek.
Voor een bruiloft, een verjaardag of een bedrijfsevent
Het gastenboek werkt bij alle tien soorten evenementen, van bruiloft en verloving tot babyshower, verjaardag of housewarming. De pagina spreekt gasten aan op een manier die bij de gelegenheid past: op een bruiloft vraagt ze om een wens voor jullie tweeën, op een bedrijfsevent om een gedachte over de dag.
Bij een bedrijfsevent kan de omslag van de pdf de naam van het bedrijf dragen, zodat het boek leest als het verslag van de dag en niet van één persoon.
Zo krijg je gasten aan het schrijven
Drie kleine dingen doen het meeste werk. Leg de QR-code van de uitnodiging op de tafels in plaats van bij de ingang: die opent dezelfde pagina waarop het gastenboek staat, dus de weg erin ligt waar mensen zitten. Vraag er één keer hardop om, als het diner wordt aangekondigd. En geef een vraag in plaats van een lege ruimte, zoals hoe ze een van jullie hebben leren kennen, of wat jullie op je eerste trouwdag moeten doen.
Het artikel over het digitale gastenboek voor je bruiloft behandelt elk van deze punten, en ook een papieren gastenboek op dezelfde tafel voor wie liever met de hand schrijft.
Wat het kost
Het gastenboek hoort bij de gastenkant van Vowly Event, samen met het reactieformulier en de gastenpagina. De gastenkant gaat open als je je uitnodiging publiceert met Premium, of tijdens de proefperiode van 14 dagen. De pdf van het gastenboek kost niets extra en blijft beschikbaar na het einde van je abonnement. Plannen, van de gastenlijst tot de tafelschikking, is gratis en zonder tijdslimiet, en op de prijspagina staan de actuele prijzen.
Veelgestelde vragen
- Wat is een digitaal gastenboek?
- Een pagina waarop gasten een paar woorden achterlaten in plaats van een papieren boek te tekenen. Bij Vowly Event is het een onderdeel van je uitnodigingspagina: gasten komen er via de link of de QR-code die ze al hebben, en wie heeft gereageerd, vindt zijn naam al ingevuld.
- Hebben gasten een app of een account nodig?
- Nee. Het gastenboek opent in elke browser, via de link van de uitnodiging, in de taal van de gast; de gastenpagina is er in negen talen.
- Wie kan lezen wat gasten schrijven?
- In een open gastenboek wacht een nieuwe bijdrage op jou. Zodra je die aan het boek toevoegt, kan elke gast die de pagina opent haar lezen, en je kunt haar later verbergen of verwijderen. In een privé gastenboek lezen alleen jij en de mensen die het feest met je organiseren de bijdragen, en gasten horen dat voordat ze schrijven.
- Wanneer kunnen gasten erin schrijven?
- Voor, tijdens en na de dag, zolang je gastenpagina online staat. Jij kiest of het gastenboek open is voor iedereen met de link of alleen voor gasten die hebben gereageerd. Kunnen alleen genodigden je uitnodiging openen, dan schrijven ze via hun persoonlijke link.
- Kunnen we het gastenboek laten afdrukken?
- Ja. Eén tik stuurt je een A5-pdf per e-mail, met een omslag en elke bijdrage in het boek in de volgorde waarin ze is geschreven, met naam en tijdstip. Op A4 druk je hem af met ‘Aanpassen aan pagina’.
- Kun je het ook voor een bedrijfsevent gebruiken?
- Ja. Het werkt bij alle tien soorten evenementen, en bij een bedrijfsevent kan de omslag van de pdf de naam van het bedrijf dragen.
- Wat kost het gastenboek?
- Het gastenboek hoort bij de gastenkant van Vowly Event, die opengaat als je je uitnodiging publiceert met Premium of tijdens de proefperiode van 14 dagen; de pdf van het gastenboek kost niets extra en blijft beschikbaar na het einde van je abonnement.