Lista de convidados online,
grátis para qualquer evento.

Uma folha de Excel é uma cópia. Assim que sai o primeiro convite, as respostas começam a chegar por outros lados: por WhatsApp, por e-mail, num almoço de domingo. A folha fica desatualizada até alguém se sentar a passá-las à mão, e duas semanas depois há duas versões do ficheiro que não concordam sobre a tia de Coimbra.

Uma lista de convidados online é o sítio onde as respostas se escrevem sozinhas. O convidado responde pelo seu próprio link e a linha muda: vem ou não vem, quantas pessoas, com que nomes, o que comem. Ninguém volta a escrever nada, e o número no topo da lista é o número de pessoas que vêm hoje, não o da noite em que a atualizou pela última vez.

É também a lista que todas as outras partes leem. O plano de mesas senta quem disse que sim, com o número de pessoas e os nomes dos acompanhantes. A ementa conta os pratos a partir das respostas. Quando alguém muda de ideias, tudo isso muda com ele, porque não há uma segunda cópia para atualizar.

A lista em si, e todo o planeamento à volta dela, é grátis enquanto precisar, com eventos ilimitados. O que se paga é o lado que os convidados veem: o convite publicado, os e-mails e as respostas com os seus detalhes. O Premium custa 7,99 € por mês ou 39,99 € por ano, e todas as contas novas podem experimentar a parte paga durante 14 dias; a exportação, os convites à equipa, o download do código QR e o endereço de link personalizado não entram no teste.

Traçamos esta linha de propósito, e preferimos que a leia aqui a descobri-la depois de montar uma lista de duzentas pessoas. Tudo o que o plano grátis inclui está numa só página.

À mão: acrescente um convidado com nome, contactos, número de pessoas e uma nota, no telemóvel ou na web, uma linha de cada vez. É assim que começa a maioria das listas, no sofá, com as duas famílias em alta-voz.

Importada: na aplicação web, carregue a folha de cálculo que já tem, em .xlsx ou .csv, com até 500 linhas. A app reconhece as colunas de nome, e-mail, telefone, número de pessoas e notas em nove línguas, mostra-lhe como leu cada coluna antes de gravar o que quer que seja e só depois acrescenta as linhas. Se partir do zero, o modelo de lista de convidados tem as colunas que a importação lê.

Por inscrição própria: depois de publicar o convite, quem abre o link partilhado ou lê o código QR e responde passa a ser uma linha da lista, marcada como tendo entrado pelo link ou pelo código. Um convite aberto continua a acabar numa lista arrumada, e vê sempre que linhas convidou e quais chegaram por si.

Em Portugal, muita lista de presença começa num grupo de WhatsApp: alguém escreve «1. Ana», o seguinte copia a mensagem e acrescenta «2. Rui + Marta», e assim por diante. Para uma jantarada de doze amigos chega perfeitamente. Para um casamento, um batizado com as duas famílias ou o jantar de Natal da empresa, deixa de chegar depressa: as mensagens cruzam-se, alguém apaga uma linha sem querer, os acompanhantes vão no meio do texto e ninguém sabe ao certo quantos vegetarianos há.

A lista online não acaba com o WhatsApp, usa-o: o link do convite vai para o grupo ou para cada pessoa, e cada convidado responde no seu próprio formulário. As respostas entram na lista sozinhas, já contadas. Publicar o link é Premium, incluído no teste de 14 dias; o guia da confirmação de presença online mostra o que o formulário pergunta.

Cada número da lista conta pessoas e di-lo: 120 pessoas convidadas em 70 linhas, 84 confirmadas em 46 respostas. A quinta, o catering e o orçamento trabalham todos em pessoas, e uma lista que conta respostas falha pelo tamanho de cada família que lá está.

A vista de análise junta a taxa de resposta e a taxa de aceitação, a média de pessoas por resposta, quantas pessoas entraram por convite, por link ou por código QR, há quantos dias espera o convite mais antigo sem resposta, a contagem de pratos, as cadeiras de bebé e a parte da capacidade já ocupada, se tiver definido uma.

Depois do prazo de resposta, o filtro de pendentes é a sua lista de lembretes. Nenhum lembrete sai sozinho: quando decidir, um botão envia por e-mail um lembrete, com o link pessoal, a todos os convidados com e-mail que ainda não responderam (Premium, incluído no teste). Para os poucos que continuam calados, uma mensagem pessoal resulta melhor. O guia para lembrar a confirmação de presença tem as frases.

Nada na lista é exclusivo dos casamentos. O Vowly Event planeia dez tipos de evento, do casamento e do noivado ao aniversário, ao chá de bebé, à formatura, ao evento empresarial, à festa, ao jantar e à inauguração de casa, e todos têm a mesma lista de convidados, a mesma importação e as mesmas contagens.

O que muda é o tamanho e as perguntas. A lista de um casamento começa larga e corta-se com regras; o guia da lista de convidados de casamento leva essa pergunta do primeiro rascunho à contagem final. O jantar de Natal da empresa precisa de notas alimentares e de um número firme para o restaurante; uns quarenta anos precisam sobretudo de saber quem traz quem. Cada lista vive no seu evento, e pode planear quantos eventos quiser na mesma conta.

Não envia SMS nem mensagens de WhatsApp em seu nome: a opção de WhatsApp abre uma mensagem no seu próprio telemóvel, com o link pessoal do convidado, e é você que a envia. Não envia lembretes automáticos. Não imprime etiquetas nem envelopes. E não faz o controlo de entradas à porta: uma resposta é uma contagem, não um bilhete.

Os dados do evento ficam guardados na União Europeia: a base de dados na região eur3 do Google Cloud (Bélgica e Países Baixos), os ficheiros em armazenamento na UE e o backend em Frankfurt. Alguns fornecedores trabalham a partir dos Estados Unidos, com as garantias aprovadas pela UE, entre eles o início de sessão, que corre nos servidores da Google nos EUA, e o serviço que envia os e-mails de convite. Os convidados nunca criam conta: abrem o link, respondem e fecham a página.